Een werkorder maken

Met alleen Kern en Werkplaats kun je echte onderdelen op een werkbon toevoegen, wijzigen en verwijderen. Je selecteert een basisartikel en aantal. Zonder Voorraad & Inkoop kies je geen voorraadlocatie en ontstaan geen voorraadboeking of onderdelenvraag. De onderdelen blijven zichtbaar op de afgeronde bon. Een wijziging in de getekende inhoud maakt de handtekening ongeldig; laat de klant daarna opnieuw tekenen.

Voordat je begint

Je hebt Werkplaats en toegang tot werkorders nodig. Echte onderdelen op een werkbon vastleggen kan al met Kern en Werkplaats; voorraad, scannen en bestellen vragen ook Voorraad & Inkoop. Artikelkosten controleren vraagt Boekhouding. Zoek de klant en machine op voordat je een nieuwe werkorder maakt. Een werkbon kan ook vanuit een klantopdracht ontstaan. Vanaf 0.19.0: een opdracht koppelen of openen vraagt Verkoop & Facturatie. Met alleen Kern en Werkplaats maak je rechtstreeks een werkbon, zonder opdracht of offerte. Eerdere koppelingen blijven bewaard wanneer Verkoop & Facturatie niet actief is.

Zo werkt het

1. Open Werkorders en kies de actie voor een nieuwe werkorder, of kies Werkbon maken vanuit een bestaande opdracht. Kies bij meerdere machines of verkopen eerst de bedoelde bron; gereedmaken blijft aan de bestaande machineverkoop gekoppeld. Het aanmaakvenster opent.
2. Selecteer de klant en machine. Controleer overgenomen gegevens als je vanuit een opdracht start.
3. Met Onderhoud actief open je op kantoor met Onderhoudspakket direct de pakketkeuze. De compacte keuze begint bij Deze machine en toont haar eigen of gekoppelde pakketten. Kies Andere pakketten om een passend voorbeeld te zoeken: Zelfde merk en type staat vóór Zelfde merk. Zoek op naam of omschrijving voor overige pakketten. Bij een nieuwe werkorder maak je van een ander pakket eerst een eigen kopie voor deze machine; controleer en sla het getoonde pakketformulier op. Met Nieuw pakket begin je met een leeg formulier voor de gekozen machine.
4. Beschrijf het werk dat uitgevoerd moet worden. Met Checklist toevoegen open je Checklist kiezen. Zoek en kies een Standaardlijst, of maak in dit venster met Nieuwe standaardlijst een herbruikbare lijst en kies Standaardlijst opslaan. Controleer de getoonde naam en controlepunten voordat je de werkorder aanmaakt. Met Checklist wijzigen kies je een andere lijst. De werkbon krijgt een eigen kopie; latere wijzigingen van de standaardlijst wijzigen deze bon niet.
5. Kies de monteur en geplande datum als deze bekend zijn. Kies bij Monteurs één of meer monteurs voor dezelfde werkbon.
6. Controleer de facturatiesoort en de afspraken over declarabel werk. Nog niet uitgebracht na 0.30.0: betaalt iemand anders dan de klant, zoals een leasemaatschappij, kies dan bij Voor rekening van Klant en daaronder bij Betaler die andere klant. Laat je Betaler leeg, dan betaalt de klant zelf. Zie Een andere klant laten betalen.
7. Voeg onder Werk en artikelen regels toe met Nieuwe regel boven of onder de lijst. De invoer onderaan komt in beeld en krijgt focus. Een toevoegmelding is nog geen opgeslagen werkbonregel. Zoek het eigen artikel of standaardwerk; Agrivaro herkent aan je keuze of het om een fysiek onderdeel of een dienst gaat. Zonder Voorraad & Inkoop zijn alleen diensten beschikbaar. Controleer omschrijving, aantal en de standaardprijs. Standaardwerk kan ook zonder Boekhouding. Kies voor een onderdeel uit je eigen artikellijst met Voorraad & Inkoop ook de Voorraadlocatie; zonder die module vraagt de nieuwe werkbon geen voorraadlocatie. Ontbreekt het onderdeel, gebruik dan Leverancierscatalogus openen. De financiële inrichting bepaalt de rekening en btw; de werkbon heeft geen losse grootboektoewijzingskaart.
8. Kies bij een eigen artikelregel Opslaan om haar in de invoerlijst te zetten. Bij een catalogusproduct controleer je eerst Tekort bestellen en bevestig je de bestelkeuze met Boeken en doorgaan. Dit bewaart bij een nieuwe werkorder eerst de invoer: de regel blijft Nog niet opgeslagen totdat je de hele werkorder aanmaakt. Met het potlood wijzig je een invoerregel; met de prullenbak verwijder je haar. Sla de geopende regel op of kies Annuleren voordat je verdergaat.
9. Controleer alle regels en voorraadlocaties vóór Werkorder aanmaken: deze actie slaat de werkbon en de regels op. Beschikbare onderdelen worden uit de gekozen locatie uitgegeven. Bij een bevestigd tekort wordt de volledige regel geboekt en blijft het nog niet uitgegeven aantal bij de onderdelenvraag staan. Catalogusregels maken of hergebruiken het eigen artikel met het oorspronkelijke leveranciersnummer. Controleer daarom ook bij een tekort het aantal en de afgesproken prijs. Een gekozen onderhoudspakket neemt ook de checklist en, met Voorraad & Inkoop actief, de onderdeelvoorbereiding over; die voorbereiding geeft nog geen voorraad uit.

Met Werkbon maken op een reparatieofferte opent hetzelfde aanmaakvenster met de klant, machine en offerte als bron. Kies de checklist en, met Onderhoud actief, het onderhoudspakket in dat venster vóór bevestiging. De planning vul je daarna op de werkbon in. Lees Een offerte maken en opvolgen voor het akkoord en de bronafspraken. Een pakket kiezen is geen uitgifte.

Verbetering in ontwikkeling na 0.30.0: staat het kenteken van een nieuw toegevoegde machine al in Agrivaro, dan toont het formulier het bestaande dossier. Je kunt een actief dossier van dezelfde klant direct kiezen; een gearchiveerd dossier of een andere eigenaar vraagt eerst controle. Tijdens bevestigen toont de knop Werkbon aanmaken... en daarna Werkbon openen..., met een laadindicator. Klik niet opnieuw: het venster blijft bezig totdat de nieuwe werkbon opent.

Op kantoor volg je vanuit de bestaande werkbon de planning, uitvoering en facturatie. De beschikbare acties hangen af van de werkstatus en actieve modules. De compacte bediening staat hieronder bij Rustiger werkbondossier.

Op een bestaande werkbon staan onderdelen, standaardwerk en afgeleide uren samen onder Regels op de bon. Kies op kantoor Nieuwe regel boven of onder de lijst; de invoer onderaan komt in beeld. Zoek een eigen artikel of standaardwerk in het artikelkeuzeveld. Agrivaro herkent onderdelen en diensten aan het gekozen artikel. Zonder Voorraad & Inkoop zijn alleen diensten beschikbaar.

Als monteur op de website open je Uren voor het werkordernummer bij de regels. Je boekt daarmee je eigen tijd, met deze werkbon alvast geselecteerd. In de app heet die ingang Uren invullen. Lees Uren boeken en Werken op locatie voor de invoer en synchronisatie.

Met Voorraad & Inkoop actief kun je als monteur op de website ook Nieuwe regel boven of onder de bon kiezen. Zoek een eigen artikel en controleer omschrijving, aantal en de voorraad in je gekoppelde servicewagen. Kiezen boekt nog niets. Opslaan boekt de regel; bij voldoende voorraad wordt het onderdeel uit de wagen uitgegeven. Bij een tekort volgt de bestelkeuze hieronder. Een onderdeelvoorstel boek je pas als verbruik met Uitgeven. Ontbreekt het eigen artikel, laat kantoor dat regelen.

Een eigen artikel kiezen boekt nog niets. Een nieuwe of gewijzigde regel toont Nog niet opgeslagen totdat je opslaat. Controleer omschrijving, aantal, prijs en Voorraadlocatie vóór Opslaan. Een fysiek onderdeel gebruikt voorraad; een dienst wordt als serviceregel geboekt.

Bij onvoldoende beschikbare voorraad opent Tekort bestellen. Kies bij Bestellen voor Weekbestelling of Spoedbestelling en vul zo nodig Benodigd / verwacht op in. Controleer vóór Boeken en doorgaan: deze bevestiging boekt de volledige regel tegen de afgesproken verkoopprijs en legt de onderdelenvraag vast voor deze klant, werkbon en bestemming. Het beschikbare deel kan al worden uitgegeven; het restant wacht op ontvangst. Dit maakt nog geen verstuurde leveranciersbestelling. Bij een nieuwe werkorder gebeurt de vastlegging pas bij Werkorder aanmaken. Volg Bestellen en ontvangen voor het vervolg.

Ontbreekt een onderdeel, gebruik dan Leverancierscatalogus openen. Controleer het product, aantal en de prijs en bevestig dezelfde bestelkeuze. Agrivaro maakt of hergebruikt het eigen artikel met het oorspronkelijke leveranciersnummer. Benodigd voor deze werkbon opent de gekoppelde vraag onder Inkoop & bestellingen → Onderdelen nodig voor werkorders. Het artikelnummer op de bon opent het eigen artikeldossier.

Bij een geboekt tekort kan Beschikbaar na boekingen negatief zijn, bijvoorbeeld −1. Dat saldo toont de nog te dekken behoefte; de fysieke en gewaardeerde voorraad worden daardoor niet negatief gemaakt. Kostprijs wacht op ontvangst betekent dat de werkelijke artikelkosten nog onbekend zijn. Een verwachte inkoopprijs of ontbrekende kostprijs telt niet als nul. Een latere gekoppelde ontvangst verwerkt de resterende uitgifte en haar kosten, zonder de afgesproken verkoopprijs te veranderen.

Controleer Voorraadlocatie boven de regels; deze keuze geldt ook voor Uitgeven en pakketonderdelen. Een onderdeel uit een offerte blijft Voorgesteld, niet uitgegeven totdat je bij die regel Uitgeven kiest. Doe dit alleen voor werkelijk gebruikte onderdelen. Bij een nog niet geboekt, rechtstreeks op de bon aangevraagd onderdeelvoorstel kun je vóór bevestiging ook het werkelijk gebruikte deel kiezen. Dat deel wordt uitgegeven; het overige voorstel blijft open. Bij onderdelen uit een offerte of onderhoudspakket blijft de bestaande uitgifte voor het volledige voorgestelde aantal gelden. Daarna staat er bij het uitgegeven deel Uitgegeven en is de voorraad verlaagd; de afgesproken offerteprijs en btw blijven behouden.

Met het potlood Regel wijzigen pas je op kantoor de omschrijving en het aantal van een bestaande onderdeel- of serviceregel aan. Bij een dienst kun je ook de prijs aanpassen als prijzen worden getoond. Controleer vóór Opslaan de gevolgen voor de werkelijke uitgifte op de oorspronkelijke locatie. Een nog open tekort is geen fysiek terug te boeken voorraad; gekoppelde bestellingen en kostengeschiedenis kunnen wijzigen of verwijderen blokkeren. Het gekoppelde artikel blijft gelijk; het aantal van een onderdeelvoorstel uit een offerte staat vast tot uitgifte. De hoeveelheid en oorspronkelijke bron van een geboekt tekort staan vast; die regel kun je niet verwijderen om de vraag te laten vervallen. Laat kantoor een benodigde correctie beoordelen. Vanaf 0.19.0: afgeleide uren en het uurtarief op een open bon pas je aan met Werkbonuren aanpassen, zonder de personeelsregistratie te wijzigen. Standaardwerk registreert geen personeelsuren.

Leg de werkinstructie vast bij Omschrijving. Op een bestaande bewerkbare werkbon pas je die aan via Bewerken in Planning en kies je Opslaan. Gebruik Notities voor aanvullingen en overdracht tussen kantoor en monteurs; de historie bewaart wie de notitie heeft toegevoegd en wanneer. Een omschrijving of notitie boekt geen uren, onderdelen of kosten. Registreer gewerkte uren en werkelijk gebruikte onderdelen afzonderlijk. Een wijziging van de getekende omschrijving kan de actieve handtekening laten vervallen.

Vanaf 0.19.0: kies op kantoor bij afgeleide uren het potlood Werkbonuren aanpassen (vanaf 0.29.0 een potlood met die naam; eerder een knop met die tekst). Controleer Geregistreerd, vul Werkbonuren en eventueel Uurtarief (€) in en kies Opslaan. De echte personeelsuren blijven bewaard en mogen afwijken van de uren op de bon. Een handmatige hoeveelheid blijft ook bij een latere monteurwijziging staan; met Gebruik geregistreerde uren met de afronding van deze regel herstel je de hoeveelheid vanuit de registratie. Lees Uren boeken en controleren voor het onderscheid met een personeelscorrectie. Voor losse afgesproken arbeid gebruik je Nieuwe regel met een eigen dienst- of uurartikel; dit boekt geen personeelsuren.

Op een nog niet gefactureerde werkbon kun je met Boekhouding actief op kantoor Financieel detail bij een regel openen. Het compacte blok toont alleen Grootboekrekening en BTW; je kunt deze gegevens hier bekijken, niet wijzigen.

Open op kantoor Checklist bewerken voor controlepunten en standaardlijsten. Bestaande afgevinkte punten en punten met een notitie zijn beveiligd; onderhoudspunten blijven bij hun oorspronkelijke pakket. Bij afgevinkte punten zie je waar vastgelegd Afgevinkt door met de naam van de monteur. Een open checklistpunt blokkeert kantoorafronding niet; voor monteurs blijven de vereiste controles gelden.

Op een bestaande werkbon beginnen Pakketonderdelen en het linkerblok Onderhoudspakket van deze machine dichtgeklapt. Open Pakketonderdelen om een ander pakket voor alleen dit werk te kiezen. Dat verandert het toegewezen pakket en de blijvende machinekoppeling niet. Met Kopiëren voor deze machine maak je juist een eigen pakket.

Controleer de getoonde onderdelen en hoeveelheden vóór Pakketonderdelen ophalen: deze actie boekt het werkelijke onderdelenverbruik op de werkbon en verlaagt de voorraad. Gebruik haar alleen voor werkelijk gebruikte onderdelen.

Met Voorraad & Inkoop actief kies je Werkorders met ontvangen onderdelen in het filter Werk dat aandacht vraagt om werk met ontvangen bestellingen terug te vinden. De zijbalk heeft één ingang: Werkorders. Controleer ook de overige filters. Kies Geen aandachtsfilter om het aandachtsfilter te verwijderen.

Vanaf Agrivaro 0.17.0: bij een wijzigbare regel staat Factureren? boven een knop Ja of Nee. Klik op de knop om de keuze direct op te slaan; tijdens opslaan is zij tijdelijk geblokkeerd. Ja betekent dat de regel voor facturatie meetelt. Voor inbegrepen offertewerk en instructies blijft de bestaande blokkade gelden. Afgeleide uren pas je via de urenregistratie aan.

De monteur rondt de werkbon af. Controleer daarna op kantoor de uren, onderdelen, declarabele regels en afgesproken prijzen. Bij lokale Agrivaro-facturatie met Verkoop & Facturatie actief kies je Factureren om het werk goed te keuren voor facturatie. Een al voorbereid factuurconcept wordt hergebruikt. Er is geen aparte goedkeuringsstap door een chef. Controleer het concept verder volgens Een verkoopfactuur controleren.

Wil je de afgeronde werkbon aan de klant mailen, kies dan op kantoor Werkbon mailen bij de beschikbare acties bovenaan. Controleer in het gedeelde mailvenster het voorgestelde klantadres, onderwerp en bericht voordat je bevestigt. Dit maakt geen factuur. Lees Werkbon afronden voor de vervolgstappen.

Een leverancierscatalogus is nog geen eigen onderdelenvoorraad. Komt de werkbon uit een offerte met catalogusartikelen waarvoor nog geen eigen artikel bestaat, bestel die dan eerst vanuit de akkoordofferte. Bij het versturen van de bestelling worden ze aan eigen artikelen gekoppeld. Controleer daarna de overgenomen offerteprijzen en beschikbare voorraad voordat je werkelijk verbruik boekt.

Vanaf 0.19.0: zonder Verkoop & Facturatie is het opgeslagen tijdvak ook de totale toegestane arbeidstijd voor de werkbon. Nacalculaties vergelijkt die duur met geboekte tijd, zonder tarieven of artikelen. Werk zonder tijdvak verschijnt daar niet. Nog niet uitgebracht na 0.30.0: bij actieve Slimme planning kun je bij Planmomenten een Begrote tijd (minuten) voor de hele werkbon invullen. Zonder ingevulde begroting telt de nacalculatie alle planmomenten op. Lees Tijd begroten in minuten voor de blokbreedte en de keuze bij overschrijden.

Bij een gereedmaakwerkbon met een ingevuld budget staat op kantoor Budget gereedmaken. Arbeidsbudget en Materiaalbudget zijn verkoopwaarden. De urenschatting deelt het arbeidsbudget door het huidige verkooptarief van de leidende arbeidsdienst; dat is geen registratie van gewerkte uren. Vergelijk de budgetten met de verkoopwaarde van geboekte uren en geboekte onderdelen. Vanaf Agrivaro 0.17.0: zowel uren uit de urenregistratie als handmatig geboekte arbeidsregels werken de geboekte waarde en Resterend direct bij, ook als zij niet factureerbaar zijn. Het afgesproken budget blijft staan. Begrote offerteregels, voorstellen en instructies tellen niet als extra geboekt uur; boek hetzelfde werk niet daarnaast nogmaals handmatig. Een voorstel telt nog niet als uitgifte en commerciële standaardwerkregels worden niet nogmaals als monteururen geteld. Deze budgetweergave staat niet in de monteurs-app. Voor de afzonderlijke controle op verkoopwaarden en artikelkosten lees je Nacalculaties controleren.

Vanaf Agrivaro 0.17.0: een werkbon voor een machineverkoop herken je bovenaan aan de lichtblauwe categorie Verkoopwerkbon. De losse kaart Klaarmaakwerkorder, met de extra machine- en opdrachtlinks, vervalt. De bestaande koppelingen en de voortgangsnavigatie blijven beschikbaar. Inbegrepen gereedmaken factureer je niet afzonderlijk.

Vanaf Agrivaro 0.17.0: bij open werkbonnen kan Boekhouding de ontbrekende financiële afhandeling van een arbeidsregel opnieuw uit het gekoppelde arbeidsartikel bepalen. Bij Factureren? Ja toont Financieel detail de Omzetrekening bij factureren en Verkoop-btw bij factureren. Dit is de inrichting voor de latere factuur; omzet en verkoop-btw worden pas geboekt bij het definitief maken daarvan. Bij Nee staat Niet factureren: geen omzet- of verkoop-btw-boeking. Werkelijke arbeidskosten en voorraaduitgiften worden afzonderlijk verwerkt; een verkooptarief is geen loonkostprijs. Deze controle maakt geen journaalpost en verandert geen definitieve bron. Bij een nieuw geboekt artikel worden rekening en btw direct uit de artikelinstellingen bepaald. Ook bestaande open regels zonder afhandeling worden opnieuw gecontroleerd. Ontbreekt een verplichte instelling, dan verschijnt de concrete reden; een nieuwe boeking met een financiële blokkade wordt niet opgeslagen en geeft geen voorraad uit. Controleer het gekozen artikel en de genoemde rekening of btw-instelling voordat je opnieuw opslaat.

Een budget of gereedmaakinstructie boekt geen kosten. Werkelijke onderdelenkosten komen eenmaal uit hun voorraaduitgifte. Boekhouding kan geschikte bewezen gereedmaakkosten na controle aan de handelsmachine toevoegen; afronden boekt geen schatting. Regels die al in de machineprijs zitten blijven standaard niet-declarabel. Controleer de gekoppelde machineverkoop en factureer die voorbereiding niet nogmaals.

Bij machineverkoop beschrijft een Gereedmaakinstructie wat er moet gebeuren. Boek de werkelijke uren via de urenregistratie en de werkelijk gebruikte onderdelen via voorraaduitgifte. Een instructie of begrote arbeidsregel registreert zelf geen uren en maakt de kosten niet nul. Een voorgesteld onderdeel vraagt eerst een bewuste uitgifte. Met alleen instructies kan de app geen complete gereedmaakkostprijs vaststellen.

Een regel met Inbegrepen in machineofferte wordt al via de machineverkoop berekend. Je kunt die niet opnieuw declarabel maken om haar ook op een werkbonfactuur te zetten. Voeg echt nieuw, afzonderlijk afgesproken meerwerk als nieuwe regel toe en controleer de facturatie daarvan. Oude serviceregels zonder vastgelegde kostenbetekenis worden niet automatisch als kosteloze instructie behandeld.

Op kantoor begint de Voorraadlocatie bij een nieuwe werkbon of nieuwe onderdelenuitgifte met het standaardmagazijn. Een bewuste andere keuze blijft staan. Bestaande uitgiftes behouden hun oorspronkelijke locatie; controleer dus vóór het boeken waar het onderdeel werkelijk vandaan komt. De monteursapp blijft de gekoppelde servicewagen gebruiken.

Gereedmaakinstructies staan in de omschrijving, ook als een oudere werkbon ze nog als instructieregels heeft opgeslagen. Ze staan niet tussen de geprijsde bonregels. Werkelijke artikelen, diensten en geregistreerde uren blijven afzonderlijke regels. Een eerder bewaarde, afgeronde PDF blijft haar oorspronkelijke bewijsversie.

Een geboekt tekort uit beschikbare voorraad verwerken

Komt er later dekking uit een algemene goederenontvangst, bestaande voorraad of een verplaatsing? Kantoor kan het nog open tekort uitgeven zolang er geen gekoppelde conceptbestelling of verstuurde bestelling openstaat. Voor een gekoppelde bestelling volg je de ontvangst bij Bestellen en ontvangen.

1. Open op kantoor de bestaande werkbon. Dit kan ook bij afgerond of gefactureerd werk; je hoeft de bon voor deze uitgifte niet opnieuw te openen voor bewerking.
2. Kies bij Voorraadlocatie de locatie waar de goederen werkelijk liggen. Leg een benodigde ontvangst of verplaatsing eerst via haar eigen voorraadactie vast. Eerder geboekt werk kan al aanspraak op die voorraad hebben.
3. Kies Uitgeven bij de bestaande regel met Kostprijs wacht op ontvangst. Vul bij Aantal alleen het werkelijk te verwerken deel in en controleer de locatie vóór je Uitgeven bevestigt. Deze actie verlaagt de echte voorraad, verwerkt de bijbehorende kosten en vermindert het open tekort. Zij voegt geen tweede commerciële regel toe en verandert de afgesproken verkoopprijs of bewaarde documenten niet.

Controleer daarna het restant. Vul geen fictieve voorraad of kostprijs in als de uitgifte wordt geweigerd. De gewone voorraadwaarderings- en periodecontroles blijven gelden. Een gekoppelde ontvangst die het tekort al heeft verwerkt, vraagt geen tweede uitgifte.

Rustiger werkbondossier

Links staan de planning en gekoppelde gegevens, rechts de regels op de bon. De werkstatus gepland, in uitvoering of afgerond staat duidelijk bij de titel. Facturatie blijft afzonderlijk herkenbaar aan de gekoppelde factuur.

De status in uitvoering volgt een werkelijk lopende urenklok van een toegewezen monteur. Je kiest deze status niet handmatig op kantoor. Bij gepland kun je Werkorder afronden kiezen; bij in uitvoering staat Stoppen. Beide openen de bestaande afrondingscontrole. Een lopende klok moet eerst door de betreffende monteur worden gestopt; kantoor vult daarvoor geen verzonnen stoptijd in. Controleer draaiuren, checklist en vereist bewijs voordat je afrondt. Na geslaagde afronding staat de bon op afgerond; met Verkoop & Facturatie actief kun je daarna Factureren als het werk daarvoor in aanmerking komt.

Bij lokale Agrivaro-facturatie kies je bij afgerond of gefactureerd werk Bewerken en vul bij Werkbon bewerken de Reden voor de wijziging in. Bij een toegestane wijziging gaat dezelfde bon terug naar gepland en opent de planningbewerking. Een definitieve factuur blijft bewaard: regel eerst de bestaande volledige factuurcorrectie en de afspraken met de klant. Factuurcorrecties openen brengt je naar die factuur. Een deelcredit is niet voldoende. Een ongewijzigd factuurconcept kan alleen via de bestaande broncontroles worden ingetrokken; bijzondere verkoop-, garantie- en andere financiële bronnen behouden hun eigen blokkades. Lees Werkbon afronden voor de voorwaarden. Aanvullende acties staan onder Meer als er meerdere zijn; één actie staat direct in beeld.

Bij een afgeronde werkbon zonder factuur staat Garantieclaim voorbereiden, waarmee je een garantievoorstel maakt en naar Garantieclaims gaat. Nog niet uitgebracht na 0.24.0: die knop staat er alleen zolang de extensie Garantieclaims aan staat. De facturatiesoort Garantie blijft altijd beschikbaar, ook als de extensie uit staat. Bij afronden op kantoor, op het werkplaatsstation of na geaccepteerde synchronisatie uit de monteursapp wordt de bon dan automatisch intern gedragen; zie Werkbon afronden.

Kies Bewerken in het blok Planning om datum, Monteurs en andere planningsgegevens aan te passen. Iedere gekozen monteur krijgt toegang tot dezelfde toegewezen werkbon; uren blijven persoonlijk. Een monteur met een lopende klok kun je niet uit de ploeg verwijderen. Met Tijdvak (optioneel) geef je een begin- en eindtijd op dezelfde dag op. Controleer de gegevens en kies Opslaan. Als je alleen een ander veld wijzigt, blijft de bestaande planningsdatum en -tijd behouden. Een tijdvak is geen urenregistratie.

Kies de prullenbak rechts in de actiebalk, met het label Werkbon verwijderen. Daarna verschijnt eerst Werkbon verwijderen?. Bevestig alleen als het werk mag vervallen; verwijderen kan niet worden teruggedraaid. Een afgeronde of gefactureerde werkbon kun je niet verwijderen. Ook een geboekte onderdelenvraag, gekoppelde bestelling, kostengeschiedenis, voorraaduitgifte of bewaarde afgeronde werkbon kan verwijderen blokkeren; een vraag kan dus al beschermd zijn voordat goederen binnenkomen. Bij voorgesteld werk blijven de geaccepteerde brondocumenten bestaan.

Het compacte blok Notities staat op kantoor onderaan de linkerkolom, onder de werkbongegevens. Schrijf je aanvulling en kies Notitie toevoegen. Kantoor en monteurs gebruiken dezelfde historie; eerdere notities blijven bewaard met auteur en tijdstip. Bij oude notities zonder betrouwbare herkomst staat Onbekende auteur en Datum onbekend. Een geaccepteerde monteurupdate verschijnt na synchronisatie als nieuwe notitie, met de vastgelegde auteur en het tijdstip waarop de update op kantoor is ontvangen. Alleen lokaal bewaren voegt nog niets aan de ontvangen historie toe. Bij een opslagfout blijft je notitie-invoer staan. Laat de werkbon openstaan, controleer de melding en de historie en probeer dezelfde notitie opnieuw op te slaan.

Intern werk en kostenbestemming

Kies bij intern werk op kantoor Werkdoel: Klaarmaken of Afleveren. Vanaf Agrivaro 0.17.0: bij een verkoopwerkbon vanuit een opdracht uit een machineofferte is Afleveren de standaardkeuze. Je kunt vóór aanmaken Klaarmaken kiezen. Een interne werkbon vanuit het overzicht van een eigen machine begint met Klaarmaken. Leg dit vast voordat uur- of artikelregels en kosten zijn geregistreerd. Op een bestaande bon pas je dit via Planning → Bewerken aan zolang er nog geen dergelijke registraties zijn. Bij oudere bonnen kan Bestaande kostenbestemming staan; daarmee blijft de bestaande verwerking leidend. Een nieuwe keuze verandert geen historische boekingen.

Met Boekhouding actief gebruiken nieuwe werkelijke onderdelen op een interne bon de huidige rekening voor gereedmaken of afleveren uit de Boekhoudinstellingen. Een retour herstelt de oorspronkelijke kostenrekening en vastgelegde kosten. De monteur blijft gewoon uren en gebruikte onderdelen boeken; het werkdoel is een kantoorkeuze en geen nieuw invoerveld in de app.

Een werkdoel kiezen of de bon afronden boekt geen loon en activeert geen kosten bij een machine. De bestaande beoordeelde verwerking van gereedmaakkosten blijft afzonderlijk; personeelskosten vragen werkelijk geboekte loononderbouwing en dezelfde bron kan niet tweemaal worden gebruikt. Een arbeidsartikel heeft geen inkoopkostprijs. Het verkooptarief blijft de basis voor de budgetvergelijking. Inbegrepen voorbereiding blijft niet-declarabel; maak geaccepteerde offerte-aanvullingen niet nogmaals als meerwerk.

Een tellerstand vastleggen

Vanaf 0.19.0: de werkbon toont de ingestelde teller, bijvoorbeeld Kilometerstand (km), Draaiuren (h) of een eigen tellernaam. De machine bepaalt de afwijking; zonder afwijking geldt de standaard onder Instellingen → Werkbon & afronden. Vul de stand in en kies Tellerstand opslaan. Dit kan ook voordat de klant tekent. Een gewijzigde stand maakt de huidige handtekening ongeldig; laat de klant zo nodig opnieuw tekenen. Gearchiveerde werkbonnen behouden hun oorspronkelijke inhoud.

Nul is een geldige stand. Kilometerstanden en eigen tellers mogen decimalen bevatten; draaiuren zijn hele getallen. Bij Tellerstand verplicht moet de stand aanwezig zijn om af te ronden. Arbeidsuren worden apart geregistreerd. De naam en eenheid worden bij de meting bewaard en blijven op de werkbon en haar PDF herkenbaar. Een wijziging van de standaard verandert oude standen niet en rekent uren niet om naar kilometers.

Vanaf 0.19.0: een gewijzigde stand moet hoger zijn dan de hoogste bewaarde stand van dezelfde teller bij dezelfde machine of auto. Anders zie je bijvoorbeeld Moet hoger zijn dan 112 km. Controleer de aflezing en de juiste machine; je kunt een vastgelegde meting niet wissen om opnieuw lager te beginnen. Nul kan de eerste stand zijn. Een al opgeslagen stand ongewijzigd bewaren blijft mogelijk en verandert het afleestijdstip niet, ook als een andere werkbon inmiddels een hogere stand heeft.

Kies Historie naast de tellerstand om direct de sectie Tellerhistorie van de machine of auto te openen. Daar staan de bewaarde standen met hun eigen naam, eenheid, tijdstip en bron. Lees Tellerhistorie bekijken.

Een andere klant laten betalen

Nog niet uitgebracht na 0.30.0: de werkbon blijft bij de klant van de machine of auto, maar de factuur gaat naar de Betaler. Prijsafspraken en btw volgen de betaler. Je kiest de betaler bij het aanmaken, of later met Bewerken in het blok Planning. Staan er al regels op de werkbon, dan meldt het venster dat de btw en grootboekrekening van die regels bij opslaan opnieuw worden bepaald voor de nieuwe betaler; de prijzen blijven gelijk. Controleer de regels daarna. Heeft een regel een handmatig gekozen btw of grootboekrekening, dan noemt Agrivaro die regel; haal die keuze eerst weg. Is de werkbon al afgerond, kies dan eerst Bewerken met een reden om haar te heropenen. Een betaler kan alleen bij werk voor rekening van de klant, en niet bij een werkbon die bij een opdracht of machineverkoop hoort. Werkbonnen met een verschillende klant of betaler worden niet samen gefactureerd. De monteur ziet de betaler niet in de app.

Een werkbon via Exact factureren

Met Werkplaats en Boekhoudkoppelingen gaat een afgeronde gewone klantwerkbon automatisch naar de conceptfactuur van die klant in Exact. Er is geen aparte goedkeuring. Nog niet uitgebracht na 0.30.0: heeft de werkbon een Betaler, dan is de betaler in Exact de factuurontvanger en de klant de besteller. Zo'n werkbon komt op een eigen concept, niet op dat van de klant zelf. Wijzig de factuurontvanger daarom niet in Exact, maar kies de betaler op de werkbon. Is de betaler nog niet aan Exact gekoppeld, dan noemt het afrondvenster hem bij wat nog ontbreekt, net als een klant of artikel zonder koppeling. Een bon zonder declarabele regels wordt niet gefactureerd. Ook zonder Verkoop & Facturatie is deze werkwijze beschikbaar; lokaal uitgeven blijft die module vereisen.

Controleer vóór afronden uren, onderdelen, aantallen, declarabele regels, prijzen en btw. Bekijk het resultaat bij Facturen in Exact, bij de klant of bij de werkbon. De lijst is doorzoekbaar en heeft pagina's; het factuurnummer of Concept opent de details. Op de werkbon zelf staat één regel met het Exact-nummer, de status en het bedrag, of Concept in Exact of Nog niet gefactureerd; die regel opent de details. Heeft Exact het concept intussen verwerkt terwijl je de werkbon heropent, dan meldt Agrivaro Al gefactureerd in Exact (factuur N). Maak een nieuwe werkbon aan. Status vernieuwen haalt de geopende factuur direct uit Exact op. Een vinkje of kruisje opent het synchronisatielog en heeft een leesbare statusmelding.

Kies op kantoor Bewerken zolang de eigen Exact-factuur nog concept is. Na jouw wijzigingsreden verwijdert Agrivaro eerst die volledige conceptfactuur. Pas na bevestigde verwijdering opent de aangevraagde werkbon als gepland. Andere afgeronde bonnen uit hetzelfde concept worden automatisch opnieuw gebundeld. Bewerk de geopende bon en rond haar opnieuw af; zij gaat naar de nieuwe eigen conceptbundel. Bij een verloren antwoord blijft de bon geblokkeerd totdat de verwijdering bevestigd is. Zijn andere bronnen financieel gewijzigd in Exact, dan blokkeert heropenen om hun bedragen te behouden. Exact-wijzigingen komen terug in de factuurweergave en veranderen nooit werkbonregels, uren of voorraadgeschiedenis. Verwerkt of verstuurt Exact de factuur, dan blokkeert de bron: Al gefactureerd in Exact (factuur N). Maak een nieuwe werkbon aan. Credits geven de oorspronkelijke bron niet vrij.

Een onbekende of onzekere verwijderstatus blokkeert wijzigingen. Rechtstreekse regels, voorraaduitgifte, urenklokken en uploads blijven geblokkeerd zolang de bron gereserveerd is. Alleen een geslaagde heropening op kantoor geeft haar vrij; de app kan afgerond werk niet zelf heropenen. De offline app kan nog een oude status tonen; geweigerde uploads blijven aandacht vragen. Bij tijdelijke fouten volgt automatisch een nieuwe poging, met eerst een controle op al ontvangen facturen of regels. Maak geen vervangende factuur. Ook na uitschakelen van de extensie blijft dubbele lokale facturatie geblokkeerd.

Plannen met Slimme planning

Nog niet uitgebracht, na Agrivaro 0.24.0: met de optionele extensie Slimme planning kun je één werkbon op meerdere momenten aan dezelfde of verschillende monteurs toewijzen. Kies op de werkbon bij Planmomenten Nog een moment plannen, of open Planbord. Zodra een werkbon momenten heeft, volgen de datum, het tijdvak en de monteurs daaruit; wijzig die via de momenten. Zonder momenten en met de extensie uit blijft de gewone dagplanning werken. De monteurapp toont nog geen persoonlijke momenten. Lees Werk plannen op het Planbord.

Controleer het resultaat

De werkbon hoort bij de juiste klant, machine en eventuele opdracht. Een toegewezen pakket heeft zijn eigen overgenomen voorbereiding; een latere wijziging van het pakket herschrijft die voorbereiding niet. Controleer de planning, afgesproken prijzen en de inhoud voordat de monteur begint. Een voorstel of bestelling alleen geeft geen voorraad uit. Bij een al geboekt tekort verwerkt de gekoppelde ontvangst de resterende uitgifte; geef hetzelfde onderdeel daarna niet opnieuw uit.

Na een wijziging van de getekende inhoud of het opnieuw openen vervalt de actieve handtekening. Eerder getekend bewijs blijft bewaard. Laat de gewijzigde bon opnieuw ondertekenen als dat voor afronden vereist is; lees Werkbon afronden.

Als het niet lukt

Blijft bij gereedmaken vanuit een machineverkoop onzeker of de werkbon is gemaakt? Behoud de invoer en gebruik Zelfde verzoek opnieuw proberen. Maak geen tweede werkbon om een onzekere uitkomst te omzeilen. Bij een duidelijke weigering controleer en herstel je de gemelde gegevens; de ingevulde voorbereiding blijft beschikbaar.

Geeft een actie op de werkbon een fout? De melding komt automatisch in beeld. Bij onvoldoende beschikbare voorraad blijft de invoer behouden en verschijnt Tekort bestellen. Controleer de bestelkeuze en de gevolgen vóór Boeken en doorgaan, of kies Annuleren om je invoer te controleren.

Meldt de bon dat de gewaardeerde voorraad de uitgifte niet dekt, controleer dan eerst de echte ontvangsten en voorraadwaardering. Met Boekhouding en Voorraad & Inkoop opent Voorraadwaardering controleren de bestaande waarderingscontrole in een nieuw tabblad. Je invoer blijft bewaard. Een bestelkeuze herstelt geen ontbrekende voorraadwaardering; laat de echte bron herstellen voordat je verdergaat. Controleer de gekozen voorraadlocatie en beschikbare hoeveelheid voordat je opnieuw probeert.

Is Werkorder aanmaken niet beschikbaar terwijl een regel openstaat? Sla die regel op of kies Annuleren. Onderdelenvoorraad vraagt Voorraad & Inkoop; een lokale Agrivaro-factuur vraagt Verkoop & Facturatie. Voor de hierboven beschreven werkbonfacturatie via Exact volstaan Werkplaats en Boekhoudkoppelingen. Een werkbon voor gereedmaken van een verkochte machine heeft standaard niet-declarabele regels, omdat het werk al in de machineprijs zit.

Lees ook: Onderhoudspakketten · Planning · Uren boeken · Werkbon afronden.