Onderdelen bestellen en ontvangen

Voordat je begint

Je hebt een kantooraccount, verbinding en Voorraad & Inkoop nodig. Voor werkbonvraag is ook Werkplaats nodig; voor losse klantvragen en de bijbehorende verkoop Verkoop & Facturatie. Bepaal leverancier, artikelen en de locatie waar de goederen ontvangen worden. Controleer eerst of er al een bestelling bestaat. Een ontbrekende leverancier leg je vast onder Kerngegevens → Leveranciers; open het dossier voor de volledige gegevens en catalogusinstellingen.

Zo werkt het

1. Kies onder Voorraad & inkoop voor Besteladvies om voorgestelde bestellingen te bekijken. Open Bestellingen en ontvangsten voor bestaande orders. Kies daar Onderdelen nodig voor werkorders voor ongedekte onderdelenvraag uit werkbonnen.
2. Controleer ook ongedekte onderdelenvraag uit werkbonnen en tekorten uit akkoordoffertes. Een op de werkbon bevestigd tekort telt mee als onderdelenvraag. De regel is dan al geboekt; het resterende aantal wacht nog op fysieke uitgifte en kostprijs. Het advies verdeelt beschikbare voorraad en nog te ontvangen bestellingen over werkbon- en klantvraag. Hetzelfde aantal uit voorraad of een open bestelling wordt niet tweemaal als dekking geteld; ontvangen aantallen worden niet nogmaals bij de fysieke voorraad opgeteld. Een conceptofferte geeft geen bestelvraag. Controleer het advies of maak een bestelling voor de gekozen leverancier. Als een akkoordofferte voorgesteld werk met een onderdelentekort heeft gemaakt, open je het gekoppelde inkoopvoorstel. Bij een ontbrekende leverancier of bestemming moet je die keuze eerst aanvullen.
3. Selecteer de ontvangstlocatie en voeg de benodigde eigen artikelen of leverancierscatalogusartikelen met hoeveelheid en prijs toe. Controleer bij catalogusartikelen ook Bruto catalogusprijs per eenheid (excl. btw), de eventueel getoonde Prijsfactor en Minimale bestelhoeveelheid. Een lijstprijs is nog geen laatst betaalde inkoopprijs; controleer de toegepaste leveranciersafspraak en bestelprijs. Beschikbaarheid bij de leverancier kan onbekend zijn. Vanuit een akkoordofferte kies je bij Catalogusartikelen bestellen de ontvangstlocatie en Conceptbestellingen maken. Open en controleer de gemaakte bestellingen per leverancier voordat je bestelt.
4. Controleer het concept en kies rechts bij Volgende stap Versturen in de actiebalk onder de titel. Een inkoopvoorstel is nog niet verstuurd. Bij het versturen koppelt Agrivaro catalogusartikelen aan bestaande eigen artikelen of maakt ze aan met een vast leveranciersnummer. Een volgend gebruik van hetzelfde leveranciersartikel hergebruikt de koppeling. Een conceptbestelling maakt nog geen eigen artikelen. Bij een handmatige leverancier volg je de afgesproken bestelroute.
5. Open bij levering de bestaande bestelling en kies rechts Ontvangst inboeken. Gebruik deze actie alleen voor de werkelijk ontvangen goederen. Links staat Annuleren zolang dat is toegestaan; een ontvangen bestelling zet je daarmee niet terug.
6. Controleer bij een deelontvangst de ontvangen en resterende aantallen en hun gekoppelde werkbon of klantvraag. De bestemming, Weekbestelling of Spoedbestelling en Benodigd / verwacht op blijven bij de vraag en bestelregel staan. Bij een al geboekt werkbontekort verwerkt de gekoppelde ontvangst meteen de nog open uitgifte, tot het werkelijk ontvangen aantal. Een gewoon onderdeelvoorstel of losse klantvraag blijft een afzonderlijke uitgifte of afgifte vragen.

Wacht bij het toevoegen van een bestelregel op de opslagbevestiging. Tijdens opslaan kun je dezelfde regel niet opnieuw toevoegen. Mislukt opslaan, dan blijft het invoervenster open zodat je de gegevens kunt controleren en opnieuw proberen. Een opgeslagen conceptregel is nog geen verstuurde bestelling of goederenontvangst.

Bij Besteladvies blijft de locatie van een magazijnadvies ook de ontvangstlocatie. Voor een servicewagen gebruikt het advies haar ingestelde aflevermagazijn, of de gekozen Standaard ontvangstlocatie als dat ontbreekt. Ontvang de goederen in dat magazijn en leg daarna de werkelijke verplaatsing naar de wagen vast; lees Servicewagens.

Een week- of spoedbestelling voorbereiden

Leg bij de onderdelenvraag bewust Weekbestelling of Spoedbestelling en zo nodig Benodigd / verwacht op vast. Bestellen groepeert op leverancier, werkelijk ontvangstmagazijn en deze bestelkeuze. Week- en spoedvraag voor dezelfde leverancier blijven afzonderlijke bestellingen. De datum is een behoefte of verwachting, geen bevestigde levertijd van de leverancier. Controleer het gemaakte concept en verstuur het via de bestaande bestelroute.

Een geboekt werkbontekort ontvangen en overdragen

Controleer bij de bestelregel de klant, werkbon, bestemming, monteur en bestelprioriteit. Deze gegevens blijven bij de vraag en de ontvangst horen, ook als goederen in een ander magazijn worden ontvangen. Boek uitsluitend de werkelijk ontvangen hoeveelheid op de echte ontvangstlocatie. De ontvangst dekt het geboekte tekort en legt de bijbehorende voorraadkosten vast; een deelontvangst laat het restant open.

Leg de goederen apart voor de bedoelde werkbon. Kies op de bestelling pas Afgifte bevestigen wanneer de goederen werkelijk zijn overgedragen en er geen open tekort meer is. Dat maakt de vraag Afgehandeld. Deze magazijnoverdracht geeft het al geboekte onderdeel niet nogmaals uit. Ontvangst in een magazijn bewijst niet dat de goederen in de servicewagen liggen en vult de wagenvoorraad niet aan.

Onderdelen voor een klant zonder werkbon

1. Open bij Bestellingen en ontvangsten de tab Klantonderdelen en kies Onderdelen aanvragen. Je kunt deze klantvragen ook vanuit het klantdossier openen.
2. Kies Klant, het eigen Artikel, Aantal en Bestemming / afhaallocatie. Vul Bestellen, Benodigd / verwacht op en eventueel Afspraak met klant / notitie in. Ontbreekt het eigen artikel, maak het eerst onder Artikelen aan.
3. Kies Aanvraag opslaan. Dit bewaart de vraag zonder een machine of werkbon te maken en zonder voorraad uit te geven. Controleer gevraagd, afgegeven, beschikbaar, onderweg en ontvangen. Deels ontvangen is nog geen volledige afgifte.
4. Kies voor het ongedekte tekort Bestelling voorbereiden. Controleer eerst het ontvangstmagazijn. Ontbreekt de leverancier, open dan Koppel een leverancier bij het artikel en ververs het advies, herstel de leverancierskoppeling bij datzelfde artikel en controleer het advies opnieuw. Open de gekoppelde bestellingen en volg de gewone verzend- en ontvangststappen hierboven.
5. Controleer na ontvangst de werkelijke voorraadlocatie en verplaats goederen zo nodig naar hun bestemming. Kies Afgifte / verkoop voor alleen het werkelijk af te geven aantal. Dit opent een verkoopconcept. Met Verkoopconcept hervatten ga je verder op het bestaande concept. Controleer en maak de factuur definitief om de werkelijke uitgifte en afgifte vast te leggen; lees Verkoopfacturen. Een aanvraag of concept geeft niets uit. Na een gedeeltelijke afgifte blijft het restant bij dezelfde vraag te volgen.

Gebruik Ook afgegeven aanvragen tonen om afgehandelde vragen terug te vinden. Een financiële credit registreert geen fysieke retour en opent de onderdelenvraag niet automatisch opnieuw.

Dekking op datum controleren

Met Voorraad & Inkoop en Werkplaats of Verkoop & Facturatie open je bij Bestellingen en ontvangsten de tab Beschikbaarheid op benodigdatum. Alleen behoefte van de actieve modules verschijnt. Ook het aandachtspunt voor onderdelenbehoefte op Bedrijfsoverzicht opent deze lijst.

1. Controleer Bron behoefte, Benodigd op en Dekking op datum. Open de werkbon of klantvraag voor de afspraak.
2. Vergelijk Op tijd, Te laat en Ontvangstdatum onbekend. Bij Tekort op benodigdatum is de geplande ontvangst niet tijdig genoeg. Staat er Beschikbaarheid op datum niet vast te stellen, controleer dan de ontbrekende behoefte- of ontvangstdatum.
3. Open het getoonde bestelnummer voor het toegewezen resterende aantal en de verwachte ontvangstdatum. Een datum op de bestelregel gaat vóór de datum van de hele bestelling. Beoordeel met de leverancier of de verwachting haalbaar is.
4. Controleer waar de fysieke goederen liggen en regel zo nodig een echte overboeking. De prognose telt alle actieve voorraadlocaties samen; zij reserveert niets en garandeert geen voorraad op de bestemming.

Een positief verwacht eindsaldo bewijst geen tijdige levering. Bij twee stuks fysieke voorraad, twee stuks die pas op 6 november binnenkomen en een behoefte van drie op 4 november ontbreekt er één op de benodigdatum. Na afgifte van twee blijft één te laat af te geven. De twee reeds bestelde stuks blijven dekking voor inkoop; alleen een latere datum veroorzaakt geen tweede besteladvies. Versnel de bestaande bestelling, verplaats echte voorraad of pas de afspraak aan voordat je extra koopt.

Bestelhoeveelheid en prijs controleren

Het magazijnadvies toont Verwachte magazijnvoorraad, in bestelling en het doel. Het doel is tweemaal de ingestelde minimumvoorraad. Nog te ontvangen, niet aan een afzonderlijke klantvraag, werkbon of offerte toegewezen bestellingen voor die locatie verminderen de aanvulling. Zodra de verwachte voorraad het minimum dekt, verdwijnt dat magazijnadvies. Een geboekte deelontvangst telt alleen voor haar nog open restant als in bestelling.

Controleer bij het advies het ongedekte tekort, minimum, veelvoud, voorgestelde aantal en de stukprijs vóór Zet selectie in conceptbestelling. Een minimum of veelvoud kan het bestelvoorstel hoger maken dan het oorspronkelijke tekort. De prijs wordt bij aanmaken opnieuw gecontroleerd. Een leverancierskoppeling zonder geldige prijs of bestemming vraagt eerst herstel; het advies bewijst geen leveranciersvoorraad.

Voor onderdelenvraag blijft het al bestelde aantal meetellen als inkoopdekking, ook als de levering te laat is. Deze dekking en het magazijnaanvuladvies beantwoorden verschillende vragen. Beoordeel beide voordat je bestelt.

Aanvullend advies uit akkoordoffertes

Aanvullende besteladviesregels uit akkoordoffertes verschijnen alleen met Voorraad & Inkoop, Verkoop & Facturatie en Werkplaats actief. Agrivaro moet hierbij kunnen controleren of de offerte al naar een werkbon is overgegaan, zodat dezelfde behoefte niet opnieuw als offertebehoefte wordt voorgesteld.

Wordt een van deze modules gepauzeerd, dan ontbreken alleen deze aanvullende offerteregels. De gewone magazijnaanvulling blijft beschikbaar met Voorraad & Inkoop. Expliciete klantonderdelen kun je met Voorraad & Inkoop en Verkoop & Facturatie blijven aanvragen en bestellen zonder Werkplaats. Dit verandert niet welke modules zelfstandig kunnen werken.

Ontvangsten per leverancier vergelijken

Het voorraad- en inkooponderdeel in Bedrijfsoverzicht vergelijkt ontvangen bestelregels in het gekozen ontvangstjaar met hun nu vastgelegde verwachte ontvangstdatum. Controleer het aantal ontvangen regels, bekende datums, tijdige en te late ontvangsten en ontbrekende datums. Een ontvangstregel zonder verwachte datum wordt niet stilzwijgend als tijdig geteld.

De verwachting op de bestelregel gaat vóór die van de hele bestelling. Zij is geen onveranderlijk bewaarde oorspronkelijke toezegging van de leverancier; een latere datumwijziging kan de vergelijking veranderen. Iedere deelontvangst van een regel is een afzonderlijke waarneming. Teruggedraaide ontvangsten tellen niet mee. Dit is geen percentage volledig en tijdig geleverde bestellingen.

Het overzicht toont maximaal vijf leveranciers en per leverancier maximaal drie recente bronvoorbeelden. De totalen horen bij de hele geselecteerde populatie, niet alleen bij die voorbeelden. Open het gekoppelde bestelnummer en vergelijk de ontvangen hoeveelheid en brondata voordat je een conclusie over een leverancier trekt. De analyse vraagt Voorraad & Inkoop en blijft beschikbaar zonder Boekhouding, Werkplaats of Verkoop & Facturatie.

Controleer het resultaat

De ontvangst hoort bij de juiste bestelling, voorraadlocatie en eventuele werkbon. Controleer of het een gewoon voorstel of een al geboekt tekort betreft. Bij het geboekte tekort is de gekoppelde ontvangst al als uitgifte verwerkt; een gewone ontvangst geeft een voorstel niet uit. Openstaande aantallen blijven herkenbaar. Met Boekhouding actief kun je ook de aansluiting met de inkoopfactuur beoordelen.

Is een eerder op een werkbon aangevraagd catalogusartikel intussen niet meer actief, dan blijft de oorspronkelijke catalogusbron bij die vraag bewaard. Het actieve eigen artikel kan nog bij dezelfde actieve leverancier worden besteld. Controleer dan het huidige leveranciersnummer en de bestelprijs van het eigen artikel; de oude catalogusprijs wordt niet automatisch hergebruikt. Agrivaro kiest hiervoor niet automatisch een andere leverancier. De afgesproken prijzen van een akkoordofferte blijven vaststaan.

Een catalogusverversing wijzigt de bestaande bestelprijzen niet. Een verstuurde bestelling is nog geen goederenontvangst. Voor gekoppeld werk open je Werkorders en kies je Werk dat aandacht vraagt → Werkorders met ontvangen onderdelen; controleer wat werkelijk is ontvangen, welk restant openstaat en wat nog moet worden overgedragen. Boek een al verwerkt tekort niet nogmaals als verbruik.

Als het niet lukt

Een digitale leveranciersintegratie is niet standaard beschikbaar: er is nog geen gecertificeerde integratie voor verkoop. Ook een geïmporteerde INDI- of andere leverancierscatalogus is geen automatische bestelverbinding. Een verstuurde bestelling bewijst niet dat de leverancier haar heeft verwerkt.

Lees ook: Artikelen en leverancierscatalogus · Inkoopfacturen · Servicewagens.