Een verkoopfactuur controleren

Voordat je begint

Je hebt een kantooraccount en Verkoop & Facturatie nodig. Voor fysieke voorraaduitgifte bij balieverkoop is ook Voorraad & Inkoop nodig; voor gekoppelde aanbetalingen Boekhouding. Een concept kan uit een werkbon of verkoop komen, of via de zelfstandige factuurworkflow ontstaan. Controleer eerst of de bron al een factuur heeft.

De factuurstatus Definitief betekent dat het document financieel is vastgelegd. E-mailverzending en afdrukken hebben afzonderlijke uitkomsten; deze status bewijst geen bezorging of betaling.

Bij lokale Agrivaro-facturatie rondt een monteur de werkbon af en factureert kantoor. Controleer op de afgeronde bon de uren, onderdelen, declarabele regels en afspraken voordat je Factureren kiest. Deze actie keurt het werk goed voor facturatie en opent het concept. Een automatisch voorbereid concept wordt hergebruikt; alleen het ontstaan van dat concept is nog geen goedkeuring. Er is geen aparte chefstap. Maak je het gekoppelde concept rechtstreeks definitief, dan keur je daarbij ook het afgeronde bronwerk goed. Een nog niet afgeronde werkbon kan niet definitief worden gefactureerd.

Zo werkt het

1. Open Financieel → Verkoopfacturen. De lijst begint met alle statussen, inclusief concepten. Kies bij Status Concept om alleen conceptfacturen te tonen en open het bedoelde document. Je kunt ook vanuit de klant naar diens facturen gaan; daar blijven concepten vindbaar. Na Concept maken opent de getoonde koppeling hetzelfde opgeslagen concept. Controleer de overige filters als een factuur ontbreekt.
2. Controleer de klantgegevens, documentdatum en bron. Open bij een bewerkbaar zelfstandig concept Concept bewerken om de gegevens en regels aan te passen. Kies bij Controleren hoe je wilt afronden. Met Concept maken bewaar je het document als concept; Opslaan en Versturen maken het definitief. Bij een factuur uit een werkbon of machineverkoop herstel je de betreffende bron via haar eigen proces.
3. Controleer regels, hoeveelheden, prijzen, welke regels je in rekening brengt en de btw. Tijdens zelfstandige invoer zie je regelbedragen, subtotaal, btw en totaal wanneer de invoer kan worden berekend. De gewone btw-categorie volgt uit de artikelinrichting. Met Boekhouding actief geldt dit ook voor de omzetrekening. Overgenomen beslissingen uit offerte of werkbon moet je tegen de echte levering controleren.
4. Los blokkerende controles op voordat je definitief maakt. Ontbrekende rekeningstandaarden laat je door je administratiebeheerder aanvullen; bij een zelfstandige factuur selecteer je eerst een eigen artikel, dienst of uurartikel op iedere prijsregel. Leg vast waarom je bewust van een voorstel afwijkt.
5. Heb je op dit verkoopconcept een gekoppelde Aanbetaling gemaakt? Verwerk en verreken die op dezelfde factuur volgens Een aanbetaling bij dezelfde verkoop vragen. Controleer de verrekening vóór definitief maken en verstuur de definitieve factuur via de beschikbare route.
6. Controleer de factuurstatus en het openstaande bedrag. Met Boekhouding actief kun je de bijbehorende boeking bekijken.

De kolom Datum in de lijst gebruikt de definitieve factuurdatum, bij een zelfstandig concept de gekozen documentdatum, bij een werkbon- of machineverkoopconcept de opgeslagen Factuurdatum en anders de aanmaakdatum. Sorteren op Datum volgt diezelfde datum. Ook de datum in de CSV-export volgt deze keuze. Open bij een machinefactuur de gekoppelde opdracht om de verkoopafspraken en aflevering te controleren.

Een nieuwe regel komt direct in beeld. Automatisch toegevoegde vervolgregels verplaatsen de invoerfocus niet. Een regel toevoegen slaat de factuur nog niet op en maakt haar niet definitief. Wacht tijdens opslaan of versturen op de bevestiging voordat je dezelfde actie herhaalt.

Gebruik voor een definitieve factuur Gearchiveerde PDF openen / afdrukken. In de PDF-weergave kun je het bewaarde document afdrukken of opslaan; mailen gebruikt hetzelfde document. Conceptvoorbeeld afdrukken is alleen een voorbeeld van een concept, geen definitieve factuur.

In één keer definitief maken en versturen

Nog niet uitgebracht na 0.23.2: categorie en status hebben eigen kolommen. Onderhoud is een categorie. Concept betekent dat de factuur nog definitief gemaakt en verstuurd moet worden. Definitief is de financiële status; de aparte kolom Verzending toont of zij ook verstuurd is. Met het filter Nog te versturen vind je facturen zonder bevestigde of onzekere verzending; dit kan ook een definitieve factuur zijn.

1. Controleer de facturen en kies de gewenste klant-, categorie-, jaar- en statusfilters in Verkoopfacturen.
2. Kies Alles factureren en versturen. Controleer de getoonde selectie: deze omvat alle bijpassende pagina's, niet alleen de zichtbare regels. Creditnota's en al verstuurde facturen worden overgeslagen.
3. Bevestig Definitief maken en versturen. Dit maakt concepten financieel definitief en verstuurt de gearchiveerde facturen per e-mail naar het factuuradres van de klant, met de ingestelde standaardtekst. Dit is ook een verzendopdracht wanneer de klant een andere verzendvoorkeur heeft. Controleer dit vóór je bevestigt. Houd het venster open tot de verwerking klaar is.
4. Agrivaro verwerkt de overige facturen als één factuur niet lukt. Daarna verschijnen de uitzonderingen één voor één bij Deze factuur vraagt aandacht. Vul zo nodig Factuur-e-mailadres voor deze verzending in. Met Bewaar dit adres als factuurcontact voor volgende facturen bewaar je het adres ook voor later. Kies Herstellen en versturen, of Overslaan en volgende bekijken.
5. Bij een andere blokkade open je Factuur openen, herstel je de genoemde gegevens via de gewone workflow en probeer je de verzending opnieuw. Bij Verzending controleren controleer je eerst de eerdere verzending met je beheerder; een onzekere of nog lopende verzending wordt niet automatisch opnieuw gedaan.

Een ontbrekend adres of ontbrekende e-mailinrichting wordt vóór definitief maken geweigerd. Mislukt de verzending na definitief maken, dan blijft de factuur definitief: maak geen tweede factuur. Geslaagde verzendingen blijven bewaard. Verzonden betekent dat de verzenddienst de verzending heeft geaccepteerd, niet dat de ontvanger haar heeft gelezen of betaald.

Een zelfstandige factuur in stappen maken

Vanaf 0.12.0: de invoer verloopt in stappen, met een automatische vervolgregel en een afrondkeuze.

Bij een nieuwe zelfstandige factuur doorloop je Klant → Factuurgegevens → Regels → Controleren. Kies eerst de klant, vul daarna de factuurdatum en referentie in en voeg vervolgens de artikelen, diensten of uren toe. Met Volgende ga je verder; Vorige houdt de ingevulde gegevens vast. Onvolledige verplichte gegevens moet je eerst aanvullen.

Een gewone verkoopfactuur is de standaard. Je hoeft daarvoor geen documentsoort te kiezen. Met Boekhouding actief staat onder Meer opties de actie Een voorschotfactuur maken. Controleer bij een voorschot ook de gevraagde btw-datum en onderbouwing. Bij zo’n losse voorschotfactuur start je een eindfactuur met Eindfactuur maken bij het betaalde voorschot, wanneer daarvoor nog bedrag beschikbaar is. Voor een aanbetaling op een al bestaand verkoopconcept gebruik je de gekoppelde route hieronder en vervolg je dezelfde verkoop. De klant en het voorschot worden dan overgenomen; controleer de volledige levering, de verrekening en het restant.

Kies bij Regeltype bewust Artikel of Dienst. Bij Dienst vind je ook uurartikelen, huur en toeslagen. Selecteer op iedere prijsregel het eigen artikel; controleer omschrijving, hoeveelheid, verkoopprijs en financiële inrichting. Ontbreekt het artikel, open dan de aanmaakactie in de artikelkeuze. Het formulier opent bij je factuur. Na opslaan wordt het nieuwe artikel op dezelfde regel geselecteerd en blijft je factuurinvoer staan. Een artikel aanmaken boekt of verstuurt de factuur nog niet.

Bij balieverkoop met fysieke artikelen kies je Artikelen uitgeven uit voorraadlocatie. Controleer de werkelijke locatie en voorraad vóór definitief maken: de artikelen worden bij die handeling eenmaal uitgegeven en de factuur wordt vastgelegd. Een concept geeft nog geen voorraad uit. Diensten en aanbetalingen geven geen voorraad uit; betalingen verwerk je via kas of bank.

Zodra je de laatste artikelregel hebt ingevuld, verschijnt automatisch een lege vervolgregel. Je kunt daarin meteen het volgende artikel kiezen. Laat je deze regel leeg, dan verdwijnt zij bij Volgende. Een gedeeltelijk ingevulde regel moet je afmaken of verwijderen.

Bij Controleren zie je klant, datum, referentie, regels en de berekende totalen bij elkaar. Kies hoe je wilt afronden:

• Versturen wordt voorgesteld voor een klant met e-mailvoorkeur. Controleer de ontvanger, het onderwerp en de e-mailtekst. Na je bevestiging wordt de factuur definitief en wordt de gearchiveerde PDF per e-mail verzonden.
• Definitief maken en klaarzetten voor afdrukken wordt voorgesteld bij Post / afdrukken. De factuur wordt definitief en komt in de afdrukwachtrij; controleer en bevestig het echte afdrukken afzonderlijk.
• Concept maken bewaart de factuur als concept. Je kunt haar later nog aanpassen; zij is nog niet definitief geboekt of verstuurd.
• Opslaan maakt de factuur definitief zonder e-mail te versturen. Je kunt haar daarna openen, afdrukken of alsnog versturen.

Alleen een keuze aanklikken of naar Controleren gaan boekt of verstuurt niets. Controleer de gegevens voordat je de afrondknop indrukt: een definitieve factuur kun je niet meer rechtstreeks aanpassen. Met Boekhouding actief worden de financiële gegevens voor definitief maken opnieuw gecontroleerd. Bij een blokkade blijft het opgeslagen document een concept.

Is e-mailverzending niet ingericht, kies dan bewust voor een concept of definitief opslaan. Mislukt de verzending nadat de factuur definitief is gemaakt, dan blijft zij definitief. Controleer de melding en verzendgeschiedenis bij dezelfde factuur; maak geen tweede factuur voor dezelfde levering. Is de uitkomst van een verzending onzeker, verstuur dan niet meteen opnieuw: een verbroken verbinding bewijst niet dat de e-mail niet is verstuurd.

Een afgifte vanuit Klantonderdelen opent het gekoppelde verkoopconcept met de bedoelde klant, het artikel en het gekozen deelaantal. Controleer de werkelijke afgiftelocatie, aantallen, prijs en btw vóór definitief maken. Hervat een bestaand concept via Verkoopconcept hervatten. Definitief maken verwerkt factuur, uitgifte en afgegeven aantal samen; een geweigerde waardering of gesloten periode legt geen gedeeltelijke afgifte vast. Het restant blijft bij de oorspronkelijke onderdelenvraag. Een fysieke retour verwerk je afzonderlijk van een financiële credit.

Factureren vanuit een opdracht

Open in het opdrachtdossier Factuur maken. Controleer Te factureren bron. Vanaf Agrivaro 0.17.0: bij een machineofferte kies je het offertenummer, zonder offerte het opdrachtnummer. Je hoeft geen afzonderlijk verkoopnummer te kiezen. Werkbonnen blijven herkenbaar als bron voor afzonderlijk factureerbaar werk. Open zo nodig Bron openen voordat je verdergaat. Het venster toont alleen de beschikbare vervolgstappen; een ontbrekende bron of onbekend bedrag vraagt eerst controle van de afspraak of uitvoering.

Kies bij Soort factuur:

• Volledige factuur / bestaande factuur openen voor de volledige bron of het al bestaande document. Maak geen tweede factuur voor dezelfde bron.
• Aanbetaling voor een geschikte bron met Boekhouding actief. Kies bij Aanbetaling op basis van een Bedrag inclusief btw of Percentage van afgesproken bedrag inclusief btw. Controleer Factuurdatum en Vervaldatum en kies Aanbetaling maken voor controle. De gemaakte aanbetaling opent voor controle. De oorspronkelijke verkoop of eindfactuur blijft bewaard; ga voor het restant naar diezelfde bron terug.
• Restant na aanbetalingen om op dezelfde bron verder te gaan nadat de aanbetaling volledig is betaald. Controleer de eindfactuurdatum en vervaldatum. De verrekening gebruikt het betaalde bedrag met zijn oorspronkelijke btw eenmaal; zij registreert geen tweede ontvangst of extra omzet.

Bij een volledige factuur of restant kun je de aangeboden datums bewust invullen. Laat je ze leeg, dan blijven de bestaande documentdatum en betaaltermijn behouden. Ontbreekt op een werkbon- of machineverkoopconcept nog een bewaarde eindfactuurdatum, vul die dan eerst bewust in voordat je een betaalde aanbetaling verrekent. Kies Factuur openen voor controle. De factuur opent; controleer haar voordat je verdergaat. Toont het venster toch resultaatlinks, gebruik dan Factuur openen. Bewaarde verkoop / eindfactuur openen brengt je in dat geval naar de oorspronkelijke bron. Factuur maken vanuit de opdracht verstuurt geen e-mail en registreert geen betaling. Maak het geschikte concept pas na controle definitief en verstuur het afzonderlijk.

Bij een onzekere aanvraag blijft Dezelfde aanvraag opnieuw proberen beschikbaar. Gebruik diezelfde aanvraag om het opgeslagen resultaat terug te vinden; begin niet opnieuw met een los document. Bij gewijzigde brongegevens moet je opnieuw controleren voordat je een andere aanvraag doet. Marge, bijzondere btw, afgerond werk, factuurcorrecties en gesloten perioden behouden hun bestaande controles. De opdracht omzeilt die niet.

Een aanbetaling bij dezelfde verkoop vragen

Met Boekhouding actief kun je op een geschikt bestaand verkoopconcept Aanbetaling openen. Dit kan ook voor een expliciet nieuwe of gebruikte machine met gewone binnenlandse btw, met of zonder al geboekte inkoop. De oorspronkelijke verkoop en haar financiële bron blijven bewaard; marge en bijzondere btw volgen hun eigen controles. Vul Aanbetaling inclusief btw, de factuurdatum en Vervaldatum in. Het bedrag mag niet hoger zijn dan de oorspronkelijke verkoop inclusief btw. Kies Gekoppelde aanbetaling opslaan en open het gekoppelde document om het te controleren en definitief te maken. Er is één actieve gekoppelde aanbetaling per verkoop. De klant, oorspronkelijke verkoopregels en verdeling over de gewone binnenlandse btw-tarieven komen uit deze verkoop; voer niet nogmaals een losse verkoop voor hetzelfde werk in.

Een verplichte aanbetaling factureer je vóór haar vervaldatum. In deze factuurstelselroute volgt de btw de factuurdatum. Een ongevraagde vrijwillige ontvangst heeft haar eigen beoordeelde voorschotroute en werkelijke ontvangstdatum; behandel die niet automatisch als deze gefactureerde aanbetaling.

Verwerk eerst de volledige werkelijke ontvangst via kas of bank. Open daarna hetzelfde verkoopconcept. Vul bij een werkbon- of machineverkoopconcept eerst bewust Factuurdatum in en kies Datum opslaan, vóór je Betaalde aanbetaling op deze verkoop verrekenen kiest. De datum moet binnen het jaar van het factuurnummer vallen, mag niet in de toekomst liggen en moet in een open boekhoudperiode vallen. Bij een zelfstandig concept wijzig en bewaar je de documentdatum via Concept bewerken. Controleer de opgeslagen eindfactuurdatum voordat je de aanbetaling verrekent; na verrekening staat die datum vast. Verrekenen gebruikt het betaalde voorschot eenmaal op dezelfde oorspronkelijke verkoop; de resterende bedragen exclusief btw, btw en inclusief btw zijn de oorspronkelijke verkoop min die aanbetaling. De aanbetaling is geen extra omzet. Een nog onbetaalde verplichte aanbetaling kun je niet overslaan door de eindfactuur definitief te maken. Controleer Datum waarop de hele factuur betaald moet zijn afzonderlijk van de vervaldatum van de aanbetaling.

Facturen per e-mail of post verzenden

Voor e-mail open je de bedoelde definitieve factuur en kies je Factuur mailen. Hetzelfde mailvenster wordt ook voor offertes en werkbonnen gebruikt. Controleer het voorgestelde klantadres, onderwerp en bericht en pas ze zo nodig voor deze mail aan. De standaardteksten komen uit Instellingen. Controleer vóór bevestiging dat je de juiste factuur mailt; de gearchiveerde pdf gaat mee. Controleer en maak een concept eerst afzonderlijk definitief; mailen maakt een concept niet definitief.

Controleer daarna de verzendgeschiedenis bij dezelfde factuur. Een geslaagde aanbieding bewijst geen ontvangst door de klant. Is de uitkomst onzeker, controleer die dan vóór je opnieuw verstuurt. Een duidelijke mislukking kun je na herstel opnieuw proberen.

Voor een klant met de voorkeur Post / afdrukken open je die actie op de definitieve factuur. Controleer klant en factuurnummer en kies Afdruk klaarzetten. Gebruik zo nodig Status vernieuwen om de actuele uitkomst op te halen.

Bij Afdrukwachtrij in dit venster zie je alleen de klaargezette afdruk voor deze factuur. Open de gearchiveerde pdf en druk die af. Kies pas daarna Daadwerkelijk afgedrukt bevestigen. Dit geldt ook als je de zelfstandige factuur eerder definitief hebt gemaakt en voor afdrukken hebt klaargezet. Klaar om af te drukken betekent dat het document klaarstaat; downloaden bewijst geen afdruk en een bevestigde afdruk bewijst geen verzending per post. Maak geen tweede factuur om een verzendprobleem op te lossen.

Een factuur als Peppol-document maken

Vanaf 0.19.0: Peppol werkt alleen in demo-modus. Agrivaro maakt en bewaart het Peppol-document, maar verstuurt niets: de klant ontvangt deze factuur niet via Peppol. Verstuur haar daarom ook per e-mail of post.

Een beheerder vult eerst bij Instellingen → Extensies & integraties → Peppol e-facturatie het eigen Peppol-ID van het bedrijf in; zie Extensies en integraties. De klant heeft een Peppol-ID in het klantdossier; zie Relaties beheren.

1. Open de definitieve factuur of creditnota en kies Peppol. De knop staat er als de klant de voorkeur Peppol of een Peppol-ID heeft.
2. Controleer bij Van en Aan de beide Peppol-ID's.
3. Staat er Los dit eerst op, vul dan de genoemde gegevens aan, zoals je KvK-nummer, IBAN of een volledig adres met postcode, of het KvK- of btw-nummer van de klant. Open daarna de factuur opnieuw.
4. Kies Peppol-document maken. Bij een gelukte poging staat er Demo: gemaakt en bewaard, niet verstuurd.
5. Onder Peppol-documenten open je met UBL downloaden het bewaarde document. Daarin zit ook de gearchiveerde pdf.

Het document gebruikt de bedragen en btw van de definitieve factuur. Komt het niet tot op de cent uit, dan wordt het niet gemaakt. Eindfacturen die aanbetalingen verrekenen kunnen nog niet via Peppol. Een intracommunautaire levering zonder vastgelegde leverdatum kan ook nog niet; verstuur die factuur op een andere manier.

Een ontbrekende beslissing uit een machineofferte beoordelen

Vanaf 0.12.0: deze vervolgstap is beschikbaar.

Een gewone machineverkoop uit een geaccepteerde offerte zonder financiële beslissing kan vanuit de bevestigde verkoop al vóór aflevering een conceptfactuur maken. Voor expliciet nieuwe of gebruikte machines met gewone binnenlandse btw mag de inkoop nog openstaan; voor marge blijft een geldige beoordeelde aankoopbasis nodig. De factuur houdt de afgesproken volledige verkoopprijs en vraagt expliciete financiële beoordeling. Een beheerder opent bij de regel Financieel detail. Bij Voorstel uit werkelijke financiële bron controleert die beheerder rekening en btw, legt een reden vast en kiest Bronvoorstel bevestigen. Alleen bij een bewuste uitzondering gebruikt die beheerder Afwijkende financiële keuze maken. Controleer daarna opnieuw de financiële meldingen en totalen voordat je definitief maakt. Is de bron ondertussen gewijzigd, controleer dan het vernieuwde voorstel voordat je het bevestigt. De oorspronkelijke offerte blijft intact. Dit is geen manier om een vereiste marge-aankoopbron, een ongeldige bestaande beslissing of een andere financiële blokkade te omzeilen.

Een nieuwe gewone machineofferte kan de afgesproken btw al vastleggen voordat de machine is ingekocht. Dat is geen inkoopboeking. Zodra de werkelijke inkoop aan de handelsvoorraadmachine is gekoppeld, gebruikt de latere factuur die bron en de bijbehorende omzetrekening; de geaccepteerde prijs en btw-afspraak blijven behouden. Voor gewone binnenlandse btw bij een expliciet nieuwe of gebruikte machine kan facturatie vooruitlopen op de financiële aankoopbasis. Een margebron mag niet worden afgeleid uit alleen de conditie of een verwachte inkoopprijs. Fysieke ontvangst en aflevering volg je afzonderlijk; een afleverregistratie bewijst geen inkoopboeking. Zie Machineverkoop.

Vanaf 0.13.0: wil je een gefactureerde werkbon opnieuw bewerken, begin dan bij Bewerken op die bon en lees de factuurwaarschuwing. Corrigeer eerst de oorspronkelijke definitieve factuur via de ondersteunde volledige correctie hieronder en stem de gevolgen af met de klant. Een deelcredit geeft de werkbon niet vrij. De oude factuur, creditnota, boekingen en bewaarde documenten blijven ongewijzigd. Bij voorschotten, meerdere werkbonnen, gereedmaken, garantie of andere bijzondere bronnen blijven de eigen financiële controles gelden. Lees Verder werken op dezelfde bon.

Een creditnota of correctie verwerken

Open bij de oorspronkelijke geboekte factuur Creditnota’s en correcties. Je ziet daar de gekoppelde creditnota’s en verrekeningen, ook na een eerdere correctie. Kies alleen de actie die bij je taak hoort:

• Gedeeltelijke creditnota uitreiken: kies de oorspronkelijke regel, het bedrag exclusief btw, de creditnotadatum en de reden. De btw volgt de oorspronkelijke factuur. Dit maakt een creditdocument; bestaande betalingen blijven aan de oorspronkelijke factuur gekoppeld. Niet iedere bronfactuur ondersteunt een deelcredit.
• Factuur volledig corrigeren: gebruik dit voor een volledige tegenboeking wanneer de actie beschikbaar is. Na een deelcredit blijft deze actie geblokkeerd, ook als die deelcredit is teruggedraaid. Corrigeer dan het resterende bedrag via de passende deelcredit.
• Creditnota verrekenen: open de uitgegeven deelcredit in ditzelfde gedeelte. Controleer de resterende bedragen op de gekozen verrekendatum en vul bedrag en reden in. Verrekenen vermindert de openstaande bedragen; het registreert geen betaling en boekt de btw niet opnieuw.
• Verrekening ongedaan maken heropent de verrekende bedragen. Creditnota corrigeren corrigeert het creditdocument en zijn boeking. Dit zijn verschillende handelingen; controleer eerst gekoppelde betalingen en verrekeningen en lees de aangeboden uitleg.

Deze acties vragen Boekhouding. Bij een ingevoerde openingspost gebruik je de afzonderlijke openingscorrectie. Controleer na iedere bevestiging het document en het restant op de bedoelde peildatum. Een fysieke voorraadretour boek je afzonderlijk.

Volledig crediteren zonder Boekhouding

Voor een gewone definitieve verkoopfactuur die niet in Boekhouding is geboekt, is Verkoop & Facturatie voldoende voor Factuur volledig corrigeren. Vul de datum en reden in en controleer het volledige bedrag vóór bevestiging. Agrivaro bewaart een definitieve creditnota met haar PDF; de oorspronkelijke factuur en PDF blijven behouden. Dit maakt geen grootboekboeking of betaling. Boek een werkelijke goederenretour afzonderlijk.

Deelcredits, correcties van al geboekte facturen, voorschotten, eindfacturen met voorschotten en margefacturen blijven Boekhouding en hun eigen broncontroles vragen.

Factuurgegevens en regels naast elkaar

De factuur opent met links Factuurgegevens en rechts Factuurregels. Op een smal scherm staan deze onder elkaar. De actuele factuurstatus staat bovenaan; bij de gegevens staan alleen de toegestane vervolgstappen. Bij Gekoppelde documenten open je de offerte, opdracht of werkbon. Een bewerkbaar zelfstandig concept wijzig je met Concept bewerken bij de regels.

Aanvullende acties staan bij de hoofdtaken als kleine pictogramknoppen. Wijs een pictogram aan om de actienaam te lezen. Kies voor een definitieve factuur Gearchiveerde PDF openen / afdrukken en voor herstel Creditnota’s en correcties of de beschikbare openingscorrectie. Een definitieve factuur blijft onveranderlijk; de nieuwe indeling maakt geen extra statusovergangen mogelijk.

Facturen in Exact controleren

Boekhoudkoppelingen factureert afgeronde gewone klantwerkbonnen automatisch in één concept per klant in Exact. De lokale factuurstappen op deze pagina blijven Verkoop & Facturatie vereisen; voor deze Exact-werkwijze volstaan Werkplaats en de extensie.

Open Facturen in Exact, of de facturen bij de klant of werkbon. Zoek op klant, werkbon of factuurnummer, sorteer de kolommen en kies Alle, Openstaand of Afgehandeld. Open het nummer of Concept voor regels, bedragen, betaalinformatie en de originele PDF uit Exact. Status vernieuwen leest precies die factuur opnieuw. Het synchronisatiepictogram opent het log en heeft een tekstuele status of foutreden.

Een concept wordt in Exact verwerkt en verstuurd. Daarna gaan nieuwe werkbonnen naar een nieuw concept en zijn de oorspronkelijke bonnen geblokkeerd. Bij Bewerken van een afgeronde bron verwijdert Agrivaro eerst de volledige eigen conceptfactuur in Exact. Alleen na bevestigde verwijdering wordt de aangevraagde bon gepland. Andere afgeronde bronnen worden automatisch opnieuw gebundeld. Opnieuw afronden voegt de gewijzigde bon toe aan de nieuwe eigen bundel. Als een andere bron in Exact financieel veranderd is, blokkeert heropenen om een stille terugzetting te voorkomen. Een elders aangemaakt concept wordt niet overgenomen of verwijderd. Wijzigingen in Exact verschijnen in de factuurdetails; werkbonhistorie wordt niet overschreven. Betaalstatus onbekend betekent niet betaald; verwerkte onbetaalde of gedeeltelijk betaalde facturen blijven openstaand. Credits worden afzonderlijk getoond en geven de bron niet vrij.

Bij een tijdelijke fout of een verloren antwoord probeert Agrivaro automatisch opnieuw, na een controle of de factuur of regel al bestaat. Maak geen tweede factuur. Een verwerkte factuur wordt nooit verwijderd of opnieuw aangeboden; een werkelijk bedragverschil na verzending vraagt controle. Deze lijst is geen volledige historische Exact-administratie of totaal klantsaldo. Lokale herinneringen, totalen en CSV-export blijven over lokaal uitgegeven facturen gaan.

Controleer het resultaat

Een expliciet nieuwe of gebruikte machine met gewone binnenlandse btw kan definitief worden gefactureerd en verstuurd voordat de inkoopfactuur of definitieve kostprijs bekend is. Omzet en verkoop-btw worden bij de verkoopfactuur verwerkt; boekhouding verwerkt de inkoop later bij dezelfde machine. De oorspronkelijke factuur verandert daardoor niet. Voor marge en bijzondere btw blijven de afzonderlijke broncontroles gelden. Factureren registreert geen fysieke ontvangst of aflevering; controleer die apart in de opdracht.

Bij een werkbon met een bevestigd geboekt onderdelentekort kan de werkelijke artikelkostprijs nog op ontvangst wachten. De factuur gebruikt de afgesproken verkoopprijs. Een latere gekoppelde ontvangst verwerkt de werkelijke kosten zonder de definitieve factuur of de bewaarde getekende werkbon te wijzigen; ontbrekende kosten tellen niet als nul.

Nieuwe machines krijgen standaard Omzet nieuwe machines. De administratiebeheerder kan de rekening op het concept wijzigen met de bestaande financiële controle en een reden. Een latere inkoop wijzigt die vastgelegde omzetrekening niet.

Het document hoort bij het bedoelde werk en bevat alleen de afgesproken kosten. Bij definitief maken worden de financiële beslissingen opnieuw gecontroleerd en vastgelegd. Met Boekhouding actief controleer je ook de gekoppelde boeking; met Boekhouding uit bewijst een factuur geen grootboekboeking. Een verstuurde factuur is nog niet betaald. Een definitieve factuur blijft vaststaan.

Bij een gewone btw-machineverkoop vanuit een offerte controleer je ook de aparte factuurregels voor gekozen accessoires en diensten. Hun hoeveelheden, afgesproken prijzen en btw volgen de akkoordofferte; de machineprijs blijft apart. Controleer dat aanvullingen die hier al zijn gefactureerd niet ook als declarabel werk op de gereedmaakwerkbon staan. Een catalogusverversing verandert de geaccepteerde prijzen niet.

Als het niet lukt

Wacht bij Versturen van een zelfstandige factuur tot de ingestelde e-mailtekst is geladen. Bij een laadfout kies je E-mailtekst opnieuw laden. Controleer daarna de voorgestelde tekst voordat je verstuurt. Je kunt ook bewust een andere afrondkeuze gebruiken, met de hierboven beschreven gevolgen.

Wordt een gekoppelde aanbetaling geweigerd, lees dan de melding en herstel bijvoorbeeld het bedrag of de datums. De ingevulde waarden blijven staan. Is de technische uitkomst onzeker en blijft de invoer vergrendeld, houd het venster open en gebruik dezelfde opslagactie voor herstel van dat verzoek; maak geen tweede aanbetaling voor dezelfde verkoop. Controleer het teruggevonden document vóór je verdergaat.

Een definitieve factuur pas je niet in de historie aan. Kies de beschikbare credit- of correctieingang en leg de reden vast. Het formulier blijft zijn eigen financiële controles gebruiken. Los fouten in een concept op vóór definitief maken; factureer gereedmaken niet dubbel.

Een conceptdatum kan alleen binnen het jaar van het behouden factuurnummer worden gewijzigd. Voor Datum opslaan gelden ook de controle op een toekomstige datum en een open boekhoudperiode. Bij een eindfactuur met gereserveerde voorschotten blijft de datum vaststaan; een definitieve factuur blijft onveranderlijk. Zijn de gegevens ondertussen gewijzigd of is de factuur definitief gemaakt, open haar opnieuw en controleer de actuele toestand voordat je verdergaat.

Voor nog niet bestelde catalogusartikelen kan de vervolgactie vanuit de offerte ontbreken. Controleer de gekoppelde leveranciersbestellingen: alleen een concept aanmaken is nog niet voldoende. Een marge-machineofferte met gewone geprijsde extra regels wordt niet door deze machinefactuurflow ondersteund.

Lees ook: Openstaande bedragen · Banktransacties koppelen.