Een werkbon afronden

Voordat je begint

Je hebt Werkplaats en toegang tot deze werkbon nodig. Controleer dat het werk klaar is en dat onderdelen, uren en afspraken op de werkbon staan. Afronden legt de werkbon vast; doe dit niet om alleen een scherm te sluiten.

Zo werkt het

1. Open de werkbon en controleer klant, machine en monteur.
2. Controleer geboekte onderdelen, diensten en uren. Controleer bij een geboekt tekort ook het nog te ontvangen aantal; een geboekte regel bewijst geen fysieke ontvangst.
3. Controleer per regel of het werk declarabel is. Gereedmaken is standaard al in de machineprijs inbegrepen.
4. Controleer eerst de draaiuren voordat de klant tekent. Bewaar de juiste stand bij de getekende inhoud. Vul de vereiste foto’s en handtekening aan. De monteur moet ook de vereiste checklist afronden; kantoor mag de bon afronden met nog open checklistpunten. Die kantooractie vinkt de punten niet namens de monteur af.
5. Kies in de monteurs-app Werkbon afronden. Op kantoor kies je de afrondingsactie bij de werkstatus. Het venster toont onder Nog nodig om af te ronden direct de ontbrekende vereisten. Vul die aan. Alleen op kantoor kun je bewust Afronden zonder handtekening van de klant kiezen als die handtekening ontbreekt. Deze keuze geldt voor deze afronding; vereiste foto’s en draaiuren blijven gelden. De monteurs-app en het werkplaatsstation hebben deze uitzondering niet. Lees eventuele blokkerende meldingen vóór bevestiging.
6. Open de afgeronde werkbon en controleer de status en het vervolgdocument. Bij lokale Agrivaro-facturatie kan Agrivaro voor klantwerk met declarabele regels en Verkoop & Facturatie actief een factuurconcept voorbereiden. Garantiewerk of toepasselijke machinegarantie kan een garantievoorstel opleveren in plaats van een klantfactuur. Controleer welk resultaat bij dit werk hoort. Nog niet uitgebracht na 0.24.0: staat de extensie Garantieclaims uit, dan levert afronden geen garantievoorstel op; zie hieronder.

Vanaf 0.13.0: in uitvoering volgt een werkelijk lopende urenklok; kantoor zet de bon niet handmatig in die status. Bij gepland werk kies je Werkorder afronden, bij in uitvoering Stoppen. In de app kun je met een lopende klok Stoppen en afronden kiezen. Eerst moet die klok succesvol worden afgesloten; een geweigerde klokactie levert geen geldige afronding op. In de app en op kantoor moet een klok van een andere monteur eerst door die monteur worden gestopt. Vul daarna de voor jouw rol geldende vereisten voor draaiuren, bewijs, handtekening en checklist aan. Pas na een geslaagde afronding is de bon afgerond.

De monteur rondt het werk af en maakt geen factuur definitief. Bij lokale Agrivaro-facturatie met Verkoop & Facturatie is het voorbereide factuurconcept nog niet goedgekeurd. Kantoor controleert de bon en kiest Factureren; een bestaand concept wordt daarbij hergebruikt. Deze actie is de goedkeuring voor facturatie, zonder aparte chefstap. Ook het definitief maken van een gekoppeld concept op kantoor keurt het afgeronde bronwerk goed. Volg daarna Een verkoopfactuur controleren.

Vanaf 0.19.0: op het gedeelde werkplaatsstation bekijk je de werkbon zonder eerst een naam te kiezen. Algemene notities worden op naam van het station toegevoegd. Voor persoonlijke klok- en checklistacties kies je jouw naam via Inklokken. Checklistnotities open je met Notitie toevoegen of Notitie wijzigen. Alleen terwijl je zelf op de bon bent ingeklokt kun je afronden. Als checklist en bewijs klaar zijn, verschijnt Uitklokken of de werkbon afronden? Bevestig Uitklokken en afronden. Bij andere lopende klokken controleer je de namen en volgt voor Iedereen uitklokken en afronden een extra bevestiging. Die actie stopt de genoemde klokken en rondt de bon samen af; een weigering sluit geen klokken af. Zijn er collega's ingeklokt, kies dan Alleen mijzelf uitklokken om uitsluitend jouw klok te stoppen. Met Nog niet blijf je verder werken. Voor ontbrekende draaiuren of handtekening gebruik je Afronden. Vinkjes en gewijzigde checklistnotities worden automatisch opgeslagen; afronden wacht op bevestiging daarvan. Pas Werkbon afgerond bevestigt de afronding.

Afronden door de monteur verstuurt geen klantkopie. Kies op kantoor bij de afgeronde werkbon Werkbon mailen. Hetzelfde mailvenster wordt voor werkbonnen, offertes en facturen gebruikt. Controleer het voorgestelde klantadres, onderwerp en bericht; je kunt deze voor de mail aanpassen. De standaardteksten komen uit Instellingen. Bevestig Werkbon mailen pas na controle: de bewaarde pdf van deze afronding gaat mee. Mailen verandert de werkorderstatus niet en maakt geen factuur. Een verzendbevestiging bewijst geen ontvangst door de klant. Als PDF downloaden beschikbaar is, open je daarmee de bewaarde bon.

Afgeronde werkbonnen samen factureren

Nog niet uitgebracht na 0.23.2: kantoor kan met Werkplaats en Verkoop & Facturatie vanuit Werkbonnen de actie Afgeronde werkbonnen factureren en versturen kiezen. Controleer eerst uren, onderdelen, declarabele regels en afspraken op de bonnen. De selectie gebruikt Gereed om te factureren en behoudt de overige klant-, machine-, monteur- en zoekfilters. Alleen afgeronde declarabele klantwerkbonnen komen in aanmerking; gefactureerde bonnen verschijnen niet in deze gereedlijst.

Controleer de volledige selectie en bevestig Definitief maken en versturen. Een bestaand lokaal factuurconcept wordt hergebruikt. De actie maakt de factuur definitief en verstuurt haar naar het factuuradres van de klant; zij keurt daarbij ook het afgeronde bronwerk goed. Geslaagde facturen blijven afgehandeld als een andere bon niet lukt. Ontbrekende adressen en andere fouten behandel je daarna één voor één volgens In één keer definitief maken en versturen. Houd het venster open tot de verwerking klaar is.

De bulkactie omzeilt geen bron- of financiële controles. Een werkbon waarvan de facturatie door Exact wordt beheerd, verwerk je via Exact en niet via een tweede lokale factuur. Definitief gemaakte maar nog niet verstuurde lokale facturen vind je bij Verkoopfacturen → Verzending → Nog te versturen, ook als de werkbon inmiddels gefactureerd is.

Automatisch naar Exact

Met Werkplaats en Boekhoudkoppelingen gaat een afgeronde gewone klantwerkbon met declarabele regels automatisch naar de eigen conceptfactuur van de klant in Exact. Er is geen aparte goedkeuring of verzendformulier. Ook zonder Verkoop & Facturatie is dit beschikbaar. Verwerk en verstuur de factuur in Exact. Controleer ontvangen regels en bedragen via Facturen in Exact; lees Werken met Boekhoudkoppelingen.

Moet de bon veranderen? Kies op kantoor Bewerken, vul de reden in en controleer de gevolgen. Agrivaro verwijdert eerst de volledige eigen conceptfactuur in Exact. Pas bij bevestigde verwijdering wordt de aangevraagde bon gepland. Andere afgeronde bonnen uit dat concept blijven afgerond en worden automatisch opnieuw in een eigen concept gebundeld. Rond jouw gewijzigde bon opnieuw af om haar toe te voegen. Andere Exact-bronnen die financieel gewijzigd zijn blokkeren dit, zodat hun bedragen niet stil worden teruggezet.

Als Exact de factuur inmiddels verwerkt heeft, weigert het verwijderen en blijft de bon geblokkeerd: Al gefactureerd in Exact (factuur N). Maak een nieuwe werkbon aan. Bij een verloren antwoord blijven bon en reservering staan totdat de verwijdering van juist die factuur bewezen is. Maak geen tweede factuur. Vóór geslaagde heropening blijven directe bewerkingen, uren/voorraadacties en offline uploads geblokkeerd. De app heropent afgerond werk niet zelf. Oude bewijsversies en ontvangen Exact-gegevens blijven bewaard.

Wordt de factuur verwerkt terwijl jouw bon nog wordt toegevoegd, dan controleert Agrivaro eerst of alle regels werkelijk ontvangen zijn. Een aantoonbaar volledig ontbrekende bon gaat automatisch naar een nieuw concept. Gedeeltelijke of onzekere ontvangst houdt de bon geblokkeerd voor controle en is geen bevestiging dat zij volledig gefactureerd is. Volg Factuurregels controleren en maak geen vervangende factuur.

Verder werken op dezelfde bon

Bij facturatie in Agrivaro, vanaf 0.13.0: kies op kantoor bij afgerond of gefactureerd werk Bewerken. Vul de Reden voor de wijziging in en lees de waarschuwing vóór bevestiging. Als de broncontroles slagen, gaat dezelfde bon terug naar gepland. Controleer de gewijzigde planning en laat de actuele inhoud opnieuw ondertekenen wanneer dit vereist is.

Een bestaande definitieve factuur, creditnota, boeking of bewaarde PDF verandert hierdoor niet. Informeer de klant en verwerk eerst de noodzakelijke correctie op de oude factuur. Via Factuurcorrecties openen bereik je Creditnota’s en correcties op het oorspronkelijke document. Alleen een ondersteunde volledige correctie met haar bijbehorende tegenboeking kan deze bron vrijgeven; een deelcredit of alleen een handmatig geboekte tegenpost volstaat niet. Gekoppelde betalingen en verrekeningen kunnen eerst afzonderlijk herstel vragen. Lees Een verkoopfactuur controleren.

Bij lokale Agrivaro-facturatie moet een nog niet vastgelegd factuurconcept binnen de bestaande regels kunnen worden ingetrokken en uitsluitend bij deze bon horen. Voor Exact geldt de afzonderlijke werkwijze met verwijderen vóór heropenen hierboven. Voorschotten, gecombineerde facturen, gereedmaken en garantie kunnen aanvullende of afzonderlijke broncontroles hebben. Los de getoonde blokkade op; Bewerken omzeilt deze controles niet. Eerdere factuurkoppelingen en afgeronde bewijsversies blijven in de historie beschikbaar.

Wijkt de draaiurenstand na ondertekenen af? Gebruik op kantoor Opnieuw ondertekenen en bewaar de juiste stand samen met een nieuwe handtekening. Bij een opslagfout blijft het ondertekenvenster met de invoer open; herstel de melding en probeer opnieuw voordat je het sluit. Dit is geen garantie dat een niet opgeslagen tekening na herladen bewaard blijft.

Een handtekening hoort bij de gecontroleerde inhoud. Wijzig je daarna bijvoorbeeld onderdelen, uren, omschrijving, checklist of foto's, of open je de werkbon opnieuw, dan vervalt de actieve handtekening. Controleer de nieuwe inhoud en laat opnieuw ondertekenen wanneer je omgeving dit vereist. Eerder getekende bewijsstukken en vastgelegde versies blijven bewaard; zij zijn geen nieuwe goedkeuring van de gewijzigde bon.

Bij een nog niet ingediend garantievoorstel kan een beheerder Intern dragen en sluiten kiezen. Leg de werkelijke reden vast en controleer de gevolgen vóór bevestiging: de kosten blijven intern en de regels worden niet-declarabel. Dit is geen fabrikantgoedkeuring, ingediende claim of klantfactuur. De beslissing blijft bij het voorstel terug te vinden als Intern gedragen.

Nog niet uitgebracht na 0.24.0: heeft een beheerder de extensie Garantieclaims uitgezet, dan wordt een werkbon met Garantie bij het afronden op kantoor, op een werkplaatsstation of na acceptatie van de synchronisatie uit de monteursapp direct intern gedragen, met hetzelfde resultaat als Intern dragen en sluiten: de regels worden niet-declarabel, er komt geen klantfactuur en geen garantievoorstel, en de beslissing wordt in de historie vastgelegd. Je hoeft geen reden in te vullen; als reden staat vast dat garantieclaims uit stonden. Klantwerk op een machine die nog onder garantie valt, wordt dan gewoon als klantwerk gefactureerd. De geboekte onderdelenkosten gaan naar interne kosten. Een herhaalde synchronisatie of bevestiging legt dezelfde beslissing en kosten niet nogmaals vast. Lokaal afronden in de app is pas bevestigd nadat de server de synchronisatie heeft geaccepteerd.

Vanaf 0.19.0: dezelfde controle op oplopende tellerstanden geldt bij ondertekenen en afronden, ook via het werkplaatsstation en na synchronisatie uit de monteursapp. Een gewijzigde stand moet hoger zijn dan de hoogste bewaarde stand voor die machine en dezelfde teller. Een lagere stand geeft bijvoorbeeld Moet hoger zijn dan 112 km en de afronding wordt niet opgeslagen. Een eerder opgeslagen stand ongewijzigd bevestigen behoudt haar oorspronkelijke tijdstip en voegt geen historiebewijs toe. Controleer de tellerhistorie bij de machine als de grens onverwacht is.

Vanaf 0.23.0: bij beheerde Exact-facturatie controleert Agrivaro vóór afronden of de klant en alle declarabele artikelen aan Exact zijn toegewezen. Op kantoor toont Nog nodig om af te ronden bijvoorbeeld Exact-toewijzing: Arbeid. Laat de beheerder het juiste Exact-record koppelen voordat je afrondt. De server voert dezelfde controle uit voor kantoor, werkplaatsstation en een afronding uit de monteurs-app. Een offline afronding is pas bevestigd als zij op kantoor is geaccepteerd; ontbreekt de koppeling, herstel die dan en synchroniseer opnieuw. Deze controle bevestigt nog geen aanmaak, verzending of betaling van een factuur.

Controleer het resultaat

Een bevestigd en geboekt onderdelentekort is geen open onderdeelvoorstel en kan nog op ontvangst en kostprijs wachten wanneer de bon wordt afgerond of gefactureerd. Latere ontvangst voegt de werkelijke voorraadkosten toe, zonder de getekende inhoud, bewaarde werkbon-pdf of definitieve factuur te herschrijven. Onbekende kosten zijn geen nulbedrag.

De werkbon is afgerond. Controleer het gekoppelde factuurconcept of garantievoorstel apart: afronden betekent niet dat een factuur definitief, verstuurd of betaald is. Een garantievoorstel is nog niet ingediend of door de fabrikant goedgekeurd. Staat Garantieclaims uit, dan is een door de server geaccepteerde afgeronde garantiewerkbon al intern gedragen.

Als het niet lukt

Vul ontbrekende vereisten aan; sla geen fictieve handtekening of aflezing op. Nog niet uitgegeven voorgestelde onderdelen blokkeren afronden: geef werkelijk verbruikte onderdelen uit of herstel de bron. Ontstaat een lokaal Agrivaro-factuurconcept, volg dan facturen controleren voordat je het definitief maakt. Bij Exact volg je de afzonderlijke werkwijze hierboven.

Ontbreekt de handtekening na een wijziging? Laat de klant de actuele inhoud opnieuw tekenen. Gebruik daarvoor geen oudere handtekening uit de historie. Alleen kantoor kan bij het afronden bewust de eenmalige keuze zonder klanthandtekening maken; voor de monteur en het werkplaatsstation blijft een vereiste handtekening verplicht.

Is mailen niet ingesteld of mislukt het? Lees de melding in het mailvenster en laat zo nodig de e-mailinrichting herstellen. Bij een fout blijft het venster met je invoer open; controleer de melding voordat je opnieuw probeert. Is de uitkomst onzeker, neem dan contact op met je beheerder om de verzending te laten controleren voordat je opnieuw probeert of de werkbon bewerkt. Maak geen tweede factuur om de werkbon alsnog te versturen.

Meldt Factureren of Werkbon mailen dat de werkbon is gewijzigd? Herlaad de werkbon en controleer de huidige afgeronde versie voordat je opnieuw factureert of mailt.