Samen werken op het werkplaatsstation

Voordat je begint

Je hebt Werkplaats, een internetverbinding en een aparte stationslogin nodig. De beheerder moet stations inschakelen, dit station actief maken en zijn monteurs selecteren bij Een werkplaatsstation instellen. Stations staan standaard uit. Het scherm toont alleen het geselecteerde actieve stationteam en het bijbehorende werk.

Het werkplaatsstation is bedoeld voor één gedeeld scherm in de werkplaats. Iedere monteur kiest bij het inklokken de eigen naam; de uren horen bij die monteur, niet bij het stationsaccount. Laat kantoor de werkbon vooraf aan de juiste actieve monteurs uit het stationteam toewijzen.

De agenda op het station laat de planning op een tijdas zien. Je kunt hier geen werkbonnen verslepen, opnieuw plannen of monteurs toewijzen. Laat planningswijzigingen op kantoor uitvoeren via Werk plannen. Een gepland tijdvak registreert geen gewerkte uren; daarvoor moet je inklokken.

Werk met alleen een geplande datum staat boven de tijdas bij Zonder tijdvak. Ook die werkbon kun je aantikken. Werkbonnen met een tijdvak staan bij hun geplande begintijd; overlappend werk blijft afzonderlijk te openen. Op de kaart zie je ook de geplande monteurs.

Binnen de getoonde tijdas geeft de lijn Nu de huidige Nederlandse tijd aan op de dag van vandaag, ook in de weekweergave. Kleur onderscheidt open werk, werk in uitvoering en afgesloten bonnen. Lees ook het statuslabel bij de bon.

Zo werkt het

Werk bekijken

1. Open het adres van je eigen omgeving met /station/login erachter en meld je aan met de Inlognaam en het Wachtwoord van het station.
2. Kies Dag of Week en tik op de bedoelde werkbon in Agenda.
3. Controleer de klant, machine, geplande monteurs en werkomschrijving. Je hoeft hiervoor geen naam te kiezen of in te klokken.

Bij Lopende tijden staat de machine of auto met het beschikbare kenteken. Tik erop om de werkbon te bekijken; Sluiten brengt je terug zonder uit te klokken. Zonder machinegegevens staat hier het werkbonnummer.

Bij Foto’s & bijlagen zie je beschikbare fotovoorbeelden. Tik op een foto voor het bestand in een nieuw tabblad. Met Foto’s/bijlagen tonen open je de volledige bestandenlijst; Foto’s/bijlagen verbergen klapt de lijst weer in.

Klap Klant & machine open voor beschikbare contactgegevens, serienummer, kenteken, bouwjaar en draaiuren. Werkzaamheden & materialen toont de aanwezige werkbonregels met aantallen. Deze weergave geeft geen toegang tot de kantoorschermen.

Vanaf 0.19.0: de machine-informatie toont de vastgelegde tellerstand met de oorspronkelijke tellernaam en eenheid, ook bij 0 km. Bij afronden vul je de teller in die voor deze werkbon is ingesteld: draaiuren, kilometerstand of een eigen teller. Eerdere metingen worden bij een gewijzigde standaard niet omgerekend.

Planmomenten bekijken

Vanaf 0.29.0: het Planbord is ook op een station te bekijken.

Staat naast Werkplaatsstations ook Slimme planning aan, kies dan Planbord. Kies de dag en tik op een moment om de werkbon te openen. Vanaf 0.30.0: het station toont geen lijst Nog niet ingepland meer, omdat het station geen werk kan inplannen. Tot en met 0.29.0 stonden daar de nog niet ingeplande werkbonnen van het stationteam. Alleen de geselecteerde actieve monteurs van dit station en hun toegankelijke werk verschijnen. De groepsnamen, kleuren en volgorde komen uit de indeling die kantoor heeft opgeslagen.

Het station kan het Planbord bekijken en werkbonnen openen. Planmomenten toevoegen, verplaatsen, vergroten of verwijderen en de gedeelde bordindeling wijzigen doe je op kantoor. Met Verborgen monteurs tonen maak je verborgen rijen van het eigen stationteam tijdelijk zichtbaar. Dit wijzigt geen toewijzingen of uren. Kies Agenda om terug te gaan naar de gewone dag- of weekplanning.

Lees Werk plannen op het Planbord voor de betekenis van meerdere momenten op dezelfde werkbon.

Een notitie toevoegen

1. Klap bij een open werkbon Notities open en vul je notitie in. Je hoeft geen monteur te kiezen of in te klokken.
2. Kies op een touchscreen Toetsenbord om de toetsen op het scherm te openen. Met Toetsenbord sluiten klap je ze weer in.
3. Kies Notitie toevoegen en controleer dat de tekst met de stationsnaam en datum bij de werkbon staat.

De opgeslagen notitie blijft bij de werkbon bewaard. Je kunt haar niet achteraf wijzigen of verwijderen. Zij registreert geen uren en vinkt geen controlepunt af.

Sluit je de werkbon vóór het toevoegen, dan blijft je concept staan wanneer je dezelfde bon opnieuw opent, zolang het stationscherm openblijft. Een concept is nog niet op de werkbon opgeslagen.

Inklokken

1. Kies op de geopende werkbon Inklokken en tik op je eigen naam. Alleen actieve monteurs uit het stationteam die aan de werkbon zijn toegewezen kunnen hier handelen. Kies geen collega.
2. Controleer de getoonde naam en bevestig met Inklokken als jouw naam. Wacht tot de actie is gelukt voordat je gaat werken.
3. Kies Sluiten om terug te gaan naar de agenda. Deze knop sluit alleen de popup; jouw klok blijft lopen. Controleer bij Lopende tijden dat jouw naam bij de juiste werkbon en begintijd staat.

Er kan per monteur maar één klok tegelijk lopen, ook als die op een ander scherm is gestart. Een lopende tijd is nog geen afgesloten urenregistratie. Het station gebruikt zijn eigen inklokbediening; de keuze voor handmatige uren of urenklok in de app schakelt die bediening niet uit.

Meerdere toegewezen monteurs kunnen tegelijk op dezelfde werkbon inklokken. Iedere monteur kiest de eigen naam. Gezamenlijk uitklokken en afronden vraagt een aparte bevestiging van de getoonde namen.

Na het kiezen van je naam kun je uitgevoerde controlepunten afvinken, ook terwijl je klok loopt. Kies alleen wanneer nodig Notitie toevoegen; bij een bestaande checklistnotitie gebruik je Notitie wijzigen. Vinkjes en gewijzigde checklistnotities worden automatisch opgeslagen. Je hoeft hiervoor niet eerst Afronden te kiezen. Deze wijzigingen blijven bij de gekozen monteur horen. Bij een checklistnotitie kun je ook Toetsenbord openen.

Uitklokken of de werkbon afronden

Je kunt op het station alleen afronden terwijl je zelf op deze werkbon bent ingeklokt. Uitklokken en afronden is één bevestigde actie; eerst alleen uitklokken geeft daarna geen afrondingsmogelijkheid onder jouw naam.

1. Zoek je eigen naam bij Lopende tijden en kies Uitklokken. Verschijnen de naamknoppen, tik dan op je eigen naam en kies bovenaan Uitklokken als jouw naam.
2. Staan er nog checks open, dan verschijnt: Nog niet alle checks zijn afgerond. Als je uitklokt, blijft de werkbon open. Weet je het zeker? Kies Nee om terug te gaan zonder uit te klokken. Kies Ja om alleen je eigen klok te stoppen. De werkbon blijft open en krijgt niet de status Afgerond. Dit geldt ook als de checklist in de instellingen niet verplicht is.
3. Zijn alle checks afgevinkt, of heeft de bon geen checks, dan verschijnt Uitklokken of de werkbon afronden? Kies Alleen mijzelf uitklokken om de bon open te laten. Ook als je de enige monteur bent, blijft deze keuze beschikbaar.
4. Kies Uitklokken en afronden als jij de enige ingeklokte monteur bent en de bon werkelijk klaar is. Ontbreekt nog vereist bewijs, vul dit dan eerst aan in het afrondingsscherm. Tot de afronding is bevestigd, blijft je klok lopen. Na succesvol afronden sluit de popup en verschijnt Werkbon afgerond.

Met Nog niet keer je terug zonder uit te klokken of af te ronden. Bij het afvinken van het laatste open controlepunt kan de keuze om af te ronden ook verschijnen. Afronden kan pas wanneer alle zichtbare checks en het vereiste bewijs compleet zijn.

Samen met andere monteurs afronden

Zijn er meer monteurs op de bon ingeklokt, controleer dan de namen bij Nog ingeklokt. Kies Alleen mijzelf uitklokken als alleen jij stopt; de collega's blijven ingeklokt en je rondt de bon niet af.

Gezamenlijk afronden kan alleen met actieve, toegewezen monteurs uit dit stationteam. Een lopende klok buiten dat team moet de betreffende monteur via de eigen urenklok stoppen.

Moeten alle genoemde monteurs stoppen en is de hele bon klaar, kies dan Iedereen uitklokken en afronden. Er volgt een extra vraag: Iedereen uitklokken en deze werkbon afronden? Controleer de namen opnieuw en bevestig bewust met Iedereen uitklokken en afronden. Pas die bevestigde actie stopt de genoemde klokken en rondt de bon af.

Verandert de groep lopende klokken tussendoor, controleer dan de actuele namen opnieuw. Je kunt geen niet-getoonde klok stilzwijgend meenemen. Een geweigerde gezamenlijke afronding sluit de klokken niet af; controleer de actuele uitkomst voordat je verdergaat.

Vereist bewijs aanvullen

1. Open de werkbon, kies bij Inklokken je eigen naam en controleer dat je nog op deze bon bent ingeklokt.
2. Vink alleen werkelijk uitgevoerde controlepunten af en controleer Opgeslagen.
3. Kies Afronden als nog draaiuren of een handtekening nodig zijn. Vul de gevraagde tellerstand in, bijvoorbeeld Draaiuren (h), en gebruik Klanthandtekening toevoegen wanneer jouw omgeving dat vereist.
4. Kies Werkbon afronden om de bevestiging te openen wanneer aan de vereisten is voldaan. Volg vervolgens Uitklokken en afronden, of de extra bevestiging voor alle genoemde monteurs.

Met Terug keer je terug naar het korte werkoverzicht; opgeslagen checklistwijzigingen blijven staan. Met Sluiten ga je terug naar de agenda. Het automatisch opslaan gaat op het stationscherm verder, ook na het sluiten van de popup. Controleer Opgeslagen bij deze werkbon. Bij opnieuw openen staan de opgeslagen vinkjes en checklistnotities weer op de bon.

Bij Terug, Naam wijzigen of Sluiten vervallen nog niet vastgelegde draaiuren en een nieuwe handtekening; vul ze opnieuw in wanneer je verdergaat.

De afrondingscontrole vermeldt wat nog ontbreekt, zoals een onvolledig controlepunt of vereist bewijs. Afronden wacht op bevestiging van de checklistwijzigingen. Het automatisch opslaan geldt voor de checklist en haar notities; ingevulde draaiuren en een nieuwe handtekening worden samen met de afronding vastgelegd.

Werk eerst de checklist en draaiuren bij. Wacht tot de checklist is opgeslagen en laat daarna de actuele inhoud ondertekenen. Verandert die inhoud na het tekenen, dan is een nieuwe handtekening nodig. Gebruik daarvoor Nieuwe klanthandtekening vastleggen. Een eerdere handtekening keurt de gewijzigde bon niet goed.

Controleer het resultaat

Na inklokken staat je naam bij de juiste werkbon onder Lopende tijden. Na succesvol uitklokken is jouw klok daar verdwenen en staat de afgesloten registratie op jouw naam. Laat de berekende duur zo nodig op kantoor controleren via Uren boeken en controleren.

Na Werkbon afgerond is de werkbon afgerond en lopen er geen klokken meer op die bon. Een afgeronde werkbon is nog geen definitieve of betaalde factuur. Verschijnt na alleen uitklokken Uitgeklokt · Status werkbon controleren, dan is jouw klok gestopt maar moet de actuele bonstatus nog worden gecontroleerd.

Controleer na het wijzigen van de checklist Opgeslagen, ook als je de popup al hebt gesloten. Opslaan… betekent dat de ontvangst nog niet is bevestigd. Houd het stationscherm open totdat het opslaan is gelukt; meld niet af en herlaad de browser niet zolang wijzigingen nog niet zijn bevestigd.

Zijn notities of checklistwijzigingen nog niet opgeslagen, dan vraagt Station afmelden om bevestiging. Blijf op het station en controleer eerst de opslag.

Als het niet lukt

Ontbreekt je naam of kun je de naamknop niet kiezen, laat kantoor dan je actieve monteurrecord, selectie bij dit station en werkbontoewijzing controleren. Een leeg stationteam geeft geen toegang tot alle monteurs. De stationslogin is geen persoonlijke monteurslogin en geeft geen toegang tot de kantoorschermen.

Kun je niet aanmelden, laat de beheerder dan Stations inschakelen, Actief, de inlognaam en het wachtwoord van dit station controleren. De omgeving moet aanmelden met een wachtwoord toestaan. De aparte aanmeldpagina geeft een gewoon kantoor- of monteursaccount geen stationsrechten.

Loopt er al een klok op jouw naam, stop dan eerst die werkelijke registratie. Start geen tweede registratie om een foutmelding te omzeilen. Herlaad bij een melding over verouderde gegevens en controleer welke actie werkelijk is ontvangen voordat je opnieuw probeert.

Een lopende klok zonder gekoppelde werkbon kun je op het station alleen bekijken. Stop die via je eigen urenklok voordat je op een werkbon inklokt.

Zonder verbinding kun je op het station geen klokacties, notities of checklistwijzigingen opslaan. Een foutmelding of verbroken verbinding is geen bevestiging van een opgeslagen actie. Blijft de uitkomst van inklokken, uitklokken of afronden onzeker, houd dan het herstelvenster open en gebruik Opnieuw proberen voor dezelfde actie.

Is de uitkomst van Notitie toevoegen onzeker, houd dan het stationscherm open. Open dezelfde werkbon opnieuw en kies Notitie opnieuw proberen voor de bewaarde notitie. Controleer de notitielijst voordat je dezelfde informatie nogmaals toevoegt. Niet opgeslagen tekst kan bij herladen of afmelden verloren gaan.

Mislukt het automatisch opslaan, dan blijft de melding bij de werkbon zichtbaar op het stationscherm, ook na het sluiten van de popup. Gebruik Opnieuw proberen en controleer het resultaat voordat je afrondt.

Is de werkbon elders gewijzigd, kies dan Actuele wijzigingen controleren. Vergelijk Actueel opgeslagen checklist met jouw bewaarde invoer. Kies alleen Mijn bewaarde wijzigingen toepassen als je die waarden bewust wilt vervangen. De bewaarde handelingen blijven bij de oorspronkelijk gekozen monteur horen.

Ontbreekt vereist bewijs voor afronden, vul het via de daarvoor beschikbare werkbonbediening aan. Het station kan geen foto's toevoegen. Laat een ontbrekende verplichte foto via de bestaande werkbonbediening vastleggen; verlaag de afrondingsvereisten niet om de melding te omzeilen. Sla geen fictieve handtekening of draaiuren op.

Lees ook: Gebruikers en rechten beheren.