Een offerte maken en opvolgen

Voordat je begint

Je hebt een kantooraccount en Verkoop & Facturatie nodig. Voor werkbonnen heb je ook Werkplaats nodig. Bepaal het doel, de klant, inhoud, prijzen en eventuele machine. Controleer bestaande offertes voordat je een nieuw concept maakt.

Zo werkt het

Op de geopende offerte staan Offerte aanpassen en de beschikbare vervolgacties bovenaan. Bij een concept of verstuurde offerte staat Offerte mailen vooraan. De overige acties staan ernaast als kleine pictogramknoppen, waaronder Offerte-pdf. Wijs een pictogram aan om de actienaam te lezen. Alleen opslaan brengt je terug naar de offertelijst zonder mail of statuswijziging; de geopende offerte is al opgeslagen.

1. Open Offertes en maak een nieuwe offerte. Kies Doel van de offerte en de juiste klant:
   • Machineverkoop: selecteer bij Machine de aangeboden machine. Ontbreekt die? Open de machinekeuze en kies Andere machine aanbieden. Vul merk en type in, controleer Nieuw of kies Gebruikt, en gebruik Gebruiken in offerte. De machine wordt meteen geselecteerd. Inkoopfactuur en serienummer kunnen later; de inkoopprijs blijft onbekend en de machine is nog niet ontvangen. Een te bestellen machine kan al worden geoffreerd; levering kan pas nadat deze ontvangen is. Bij gewone binnenlandse btw toont de offerte het btw-bedrag en het te betalen totaal, ook als de inkoopfactuur nog niet is geboekt. Hiervoor hoef je op de offerte geen grootboekboeking te controleren.
   • Reparatie machine: selecteer de Te repareren klantmachine en begroot werkzaamheden, uren en onderdelen. De machine moet bij de gekozen klant horen. Begin je vanuit een klantmachine, dan is reparatie al geselecteerd.
   • Artikelen of diensten: gebruik dit voor een losse verkoop zonder machineverkoop of reparatieopdracht.
2. Bij machineverkoop neemt de offerte Nieuw of Gebruikt over van de machine. Vul zo nodig Uitvoering en extra opties (tekst) in: deze tekst verschijnt direct onder de machine en heeft geen aparte prijs. Gebruik het vinkje Marge alleen als een geschikte marge-inkoop is vastgelegd; dit maakt een nieuwe machine niet tot een margemachine. Voeg voor afzonderlijk geprijsde onderdelen, diensten en begrote uren regels met een eigen artikel toe. Voor een onderdeel dat je nog moet bestellen, kun je met Voorraad & Inkoop ook een leverancierscatalogusartikel kiezen via Leverancierscatalogus openen. Dit maakt nog geen eigen artikel. Controleer hoeveelheden en afgesproken verkoopprijzen; een leverancierslijstprijs is niet automatisch jouw afgesproken verkoopprijs. Bij een gekoppeld eigen artikel volgt de gewone btw-categorie uit dat artikel. Een nog niet gekoppeld catalogusartikel gebruikt de centrale onderdeelstandaard. Je vult geen algemeen btw-percentage op de offerte in. Fiscale uitzonderingen beoordeel je bij de conceptfactuur. Gebruik Nieuw artikel aanmaken als je zelf een eigen artikel wilt toevoegen, keer terug en selecteer het nieuwe artikel.
3. Markeer aanvullende keuzes als optie als zij niet direct in het totaal horen.
4. Controleer vóór opslaan Korting en documentopties: kies onder meer of bedragen per regel zichtbaar zijn. Voeg de gewenste documenten toe; per opslagactie kun je maximaal tien nieuwe pdf’s of afbeeldingen toevoegen, samen maximaal 10 MiB. Dit geldt bij aanmaken, aanpassen en een nieuwe versie opslaan. Een te grote selectie wordt vóór het inlezen geweigerd; je offerte-invoer en eerder gekozen documenten blijven staan. Verwijder bestanden of kies kleinere bestanden voordat je opnieuw opslaat. Controleer Deze documenten delen via de offertelink voor de klant: deze keuze staat bij het samenstellen van een nieuwe offerte aan. Vink haar uit vóór opslaan als die documenten alleen intern moeten blijven. Sla de offerte op en controleer daarna het document vóór verzending.
5. Controleer de gekozen opties en het uiteindelijke totaal. Leg bij opties eerst vast welke de klant kiest. Voor reparatiewerk volg je de werkbonroute bij stap 7 en 8. Bij machineverkoop maakt akkoord direct de klantopdracht en bevestigde machineverkoop aan, ook wanneer de klant via de offertelink akkoord geeft. Akkoord vastleggen opent het gekoppelde opdrachtdossier. Daar volg je de oorspronkelijke offerte, bevestigde machineverkoop, werkbonnen en financiële voortgang. Een akkoord registreert nog geen fysieke ontvangst, aflevering of definitieve factuur. Controleer de prijzen, btw en het te betalen totaal. Kies vóór Akkoord vastleggen zo nodig de gewenste leverdatum. Die datum wordt automatisch overgenomen in de opdracht; de chef plant het werk en de monteurs afzonderlijk in.
6. Bij een eenvoudige offerte voor Artikelen of diensten, zonder gekoppelde klantmachine, voorraadartikelen, catalogusartikelen of machineverkoop verschijnt na akkoord Factuur maken. Hiermee maak je een conceptfactuur met de afgesproken regels en prijzen. Er is geen aparte opdracht of werkbon nodig. Controleer de conceptfactuur voordat je haar definitief maakt en verstuurt. Is die eenvoudige offerte al rechtstreeks gefactureerd, maak voor later, zelfstandig werk een aparte opdracht. Voeg dat werk niet achteraf aan dezelfde offerte of factuur toe.
7. Bevat de akkoordofferte catalogusartikelen, dan ontstaat een klantopdracht. Ontbreekt voor een catalogusartikel nog het eigen artikel, bestel het dan eerst. Kies bij de acties bovenaan Catalogusartikelen bestellen. Kies in het venster de ontvangstlocatie en gebruik Conceptbestellingen maken. Open de gemaakte bestellingen per leverancier en controleer aantallen en bestelprijzen. Pas bij het versturen van de bestellingen worden de eigen artikelen aangemaakt of hergebruikt. Gebruik daarna de beschikbare werkbonactie; de afgesproken offerteprijzen blijven behouden.
8. Open bij Reparatie machine een al gekoppelde werkbon. Is er nog geen werkbon, kies dan met Werkplaats actief Werkbon maken wanneer die actie beschikbaar is. Het gewone aanmaakvenster voor werkbonnen opent met de klant, machine en offerte als bron. Controleer de overgenomen gegevens; de afgesproken offerteregels en gekozen opties blijven de basis. Voor een losse akkoordofferte waarvoor eerst werk nodig is, kies je bij de acties bovenaan Werkbon maken wanneer die actie beschikbaar is en selecteer je een machine van die klant. Kies in het venster desgewenst Checklist toevoegen en met Onderhoud actief Onderhoudspakket. Controleer de gekozen lijst en controlepunten en, met Voorraad & Inkoop, de Voorraadlocatie. Bevestig pas daarna Werkbon maken: bij een nog niet geaccepteerde offerte leg je hiermee ook het akkoord vast. Annuleren sluit het venster zonder akkoord of werkbon aan te maken. Plan vervolgens het werk en de monteurs op de gemaakte werkbon. De voorbereiding boekt geen verbruik; onderdelen zijn Voorgesteld, niet uitgegeven. Met Voorraad & Inkoop kunnen tekorten een inkoopvoorstel opleveren; controleer leverancier en bestemming voordat je bestelt. Voer het werk uit voordat je factureert; een reparatieofferte gaat niet rechtstreeks naar een factuur.
9. Bij machineverkoop open je de gekoppelde opdracht onder Opdracht en levering. Vanaf Agrivaro 0.17.0: ontvangst, gereedmaken, aflevering en facturatie blijven in die opdracht; een oude verkooplink opent hetzelfde dossier. Maak geen tweede opdracht. De gewenste leverdatum is een klantafspraak en geen monteurplanning.
10. Volg Van offerte naar factuur op de offerte. Je ziet of er nog werk, levering of facturatie nodig is en opent de gekoppelde facturen met hun eigen status. Bovenaan maakt Afgerond werk factureren een conceptfactuur voor de afgeronde, nog niet gefactureerde werkbonnen met factureerbare regels van deze offerte of haar gekoppelde opdracht. Garantiewerk volgt de eigen claimroute. De gekoppelde werkbonnen, machineverkoop en facturen staan in hun eigen blok. Open de gekoppelde opdracht voor het centrale overzicht van de machines, geaccepteerde afspraken, uitvoering, documenten en facturen. Vanuit de opdracht gebruik je Werkbon maken of Factuur maken met de bedoelde bron; de eenvoudige rechtstreekse factuurroute uit stap 6 blijft bestaan.

Documenten delen en mailen

Alleen documenten waarvoor delen is ingeschakeld zijn via die link toegankelijk. De deelkeuze bepaalt de toegang via de klantlink; de selectie van e-mailbijlagen bepaalt alleen wat met de mail meegaat. Voeg je later op de offertedetailpagina of in het mailvenster bestanden toe, dan blijven die voor de klantlink standaard privé. Vink op de offertedetailpagina per bedoeld document Zichtbaar via klantlink aan om het te delen.

Kies Offerte mailen op de geopende offerte wanneer die actie beschikbaar is. Hetzelfde mailvenster wordt ook voor werkbonnen en facturen gebruikt. Controleer het voorgestelde klantadres, onderwerp en bericht; pas ze voor deze mail aan als dat nodig is. De standaardteksten komen uit Instellingen. Voeg met Bijlage toevoegen een PDF, JPEG, PNG of WebP toe en vink de bestanden aan die meegaan. Nieuwe bijlagen worden bij de offerte bewaard, ook als je het mailvenster sluit. Een afzonderlijk opgeslagen bestand mag maximaal 10 MiB zijn. De gekozen e-mailbijlagen en de eventuele offerte-pdf mogen samen maximaal 7 MiB zijn. Een te grote selectie wordt vóór uploaden geweigerd; bij verzenden wordt ook de grootte van de offerte-pdf gecontroleerd. De akkoordlink gaat altijd mee. Zonder ingestelde e-mailvoorziening kun je vanuit de akkoordkaart de link kopiëren.

Bij een nieuwe regel of sectie komt de invoer direct in beeld en kun je meteen typen. De melding bij toevoegen betekent dat de conceptinvoer klaarstaat; sla de offerte op om de wijzigingen te bewaren.

Een artikel kiezen geeft geen voorraad uit. Bij onvoldoende eigen voorraad verschijnt een melding. Een catalogusartikel bewijst geen leveranciersvoorraad of levertijd. Na akkoord komt een ongedekt tekort van eigen artikelen in Besteladvies of in het gekoppelde inkoopvoorstel; catalogusartikelen bestel je vanuit de akkoordofferte. Controleer het advies voordat je bestelt. Een latere catalogusverversing verandert de afgesproken offerteprijzen niet. Met Als één bedrag tonen toon je één offertetotaal; de onderliggende regels blijven bestaan.

Bij Aangemaakt door zie je wie de offerte heeft aangemaakt; bij oudere offertes kan dit ontbreken. De offerte-pdf toont de klant en de vastgelegde maker. Open het pdf-voorbeeld om het document in één viewer te lezen, af te drukken of te downloaden.

Gebruik Meer offertedetails voor referentie, contactpersoon en de algemene omschrijving. Korting en documentopties bevat de documentkeuzes. Inruil open je alleen als die van toepassing is.

Bij een geschikte margeofferte verschijnt na aanvinken van Marge en invullen van de verkoopprijs de Interne margeberekening. Deze gebruikt de machineprijs na de algemene korting, vóór aftrek van de inruil. Je ziet de vastgelegde inkoopprijs, verkoopprijs, het verschil en de marge-btw. Bij globalisatie is de btw alleen een indicatie; alle relevante inkopen, verkopen en doorgeschoven verliezen in de periode bepalen het definitieve bedrag. Deze berekening boekt niets en zet de interne bedragen niet op het klantdocument. Bij afzonderlijk geprijsde extra regels verschijnt de berekening niet; die combinatie wordt niet door de margeofferte ondersteund.

Met Offerte aanpassen wijzig je bij een concept of verstuurde offerte zonder vervolgdocumenten de bestaande offerte. Bij een akkoordofferte opent dezelfde knop de oorspronkelijke gegevens als basis voor een nieuwe conceptofferte. De klant blijft gelijk. Controleer en wijzig de inhoud en kies Opslaan: de nieuwe offerte krijgt een eigen nummer en akkoordlink. Je kunt vanuit beide offertes naar de andere versie gaan. De bestaande akkoordofferte, opdracht, werkbonnen, machineverkoop en facturen blijven ongewijzigd. Deze actie wijzigt of annuleert bestaand werk of een levering niet; stem de nieuwe afspraken met de klant af voordat je verdergaat.

Een offerte verwijderen

Gebruik de prullenbak rechts in de actiebalk, met het label Offerte verwijderen, als de offerte mag vervallen. Controleer het offertenummer in het bevestigingsvenster voordat je Definitief verwijderen kiest: ook de offerteregels worden verwijderd en dit kan niet worden teruggedraaid. Heeft de offerte al een gekoppelde opdracht, werkbon, machineverkoop of factuur, dan kun je haar niet verwijderen.

Aanmaken in de dropdown

Nieuwe klanten en klantmachines voeg je vanuit de geopende dropdown toe. Losse aanmaakknoppen naast deze velden vervallen. In de machinekeuze maak je met Andere machine aanbieden een nieuwe of gebruikte machine aan zonder de offerte te verlaten. Voor een nieuw artikel open je de artikelkeuze; de aanmaakactie staat bovenaan. De leverancierscatalogus staat direct in diezelfde keuze als zij de enige aanvullende mogelijkheid is. Is ook het filter voor de artikelsoort beschikbaar, dan staan beide onder Meer. Als een andere aanmaakactie een nieuw tabblad opent, keer je daarna terug en selecteer je het opgeslagen record. De machine uit Andere machine aanbieden wordt direct geselecteerd.

Offerteopvolging vastleggen

Open de offerte en gebruik Offerteopvolging voor de interne afspraak.

1. Kies Verantwoordelijke collega en vul Opvolgdatum en Volgende stap in.
2. Kies Opvolging opslaan en controleer de opgeslagen gegevens.
3. Gebruik in de offertelijst het filter Opvolging: Vandaag opvolgen of te laat selecteert open offertes waarvan de opvolgdatum is bereikt; Onvolledige opvolging helpt ontbrekende afspraken te vinden. Alle opvolging toont de bredere selectie.

De opvolging verschijnt niet op de offerte voor de klant of de goedkeurpagina. Zodra op de offerte is gereageerd, blijft de opvolging als historie bewaard en verdwijnt zij uit de opvolglijst. Een nieuwe offerteversie vraagt een eigen opvolgafspraak; de geaccepteerde inhoud verandert hierdoor niet. Is het account van de verantwoordelijke collega verwijderd, dan blijft de vastgelegde naam als historie staan. De open offerte heeft dan onvolledige opvolging; wijs bewust een beschikbare collega toe.

Een open offerte of opvolgafspraak is geen verdiende omzet. Bedrijfsoverzicht houdt open offertes apart van factuuromzet en opent ook de lijsten voor te late of onvolledige opvolging. Factuuromzet gebruikt het aanmaakjaar van de factuur; concepten en voorschotten tellen niet mee en credits verlagen de omzet. Dit is een andere grondslag dan de boekingsdatum in Boekhouding. Controleer altijd periode en documentstatus bij het vergelijken van bedragen. De offerteopties blijven buiten het overeengekomen totaal totdat zij zijn gekozen.

Controleer het resultaat

Het offertedoel is zichtbaar in de offertelijst en op de offerte. Het afdelingsfilter Werkplaats toont reparatieoffertes; Verkoop toont machineverkoop en losse artikelen of diensten. De factuur, eventuele werkbonnen en machineverkoop blijven vanuit de offerte terug te vinden. Ongekozen opties blijven buiten de factuur. Controleer de overgenomen prijzen en, met Boekhouding actief, financiële beslissingen in de vervolgdocumenten. Levering, facturatie en betaling hebben elk hun eigen voortgang: een conceptfactuur is nog niet definitief en een definitieve factuur is nog niet betaald.

Als het niet lukt

Bij de machinekeuze zie je of een machine al op een andere verkoop staat. Selecteer je die machine, dan verschijnt de melding Deze machine staat al op een andere verkoop. met een link naar die verkoop. Je kunt de offerte dan niet opslaan. Open de bestaande verkoop en controleer de afspraken of kies een andere machine. Een geannuleerde verkoop geeft de machine weer vrij. Meerdere offertes voor een machine zonder verkoop blijven mogelijk. Een nieuwe versie van een bestaande akkoordofferte kan de oorspronkelijke machine behouden; die wijzigt de bestaande verkoop niet. Kies je een andere machine, dan mag die niet al op een andere verkoop staan.

Ontbreekt Nieuw/Gebruikt? Kies Leg Nieuw/Gebruikt vast bij de machine. De machine opent in een nieuw tabblad. Leg de conditie daar vast, keer terug en controleer dat de offerte deze overneemt. Is de offerte intussen gewijzigd? Laad haar opnieuw voordat je opslaat.

Kun je niet opslaan? Selecteer een eigen artikel, dienst of leverancierscatalogusartikel op iedere toegevoegde prijsregel. Kies bij reparatie een klantmachine en bij machineverkoop een beschikbare handelsmachine of te bestellen machine. Wacht de werkbonactie op catalogusartikelen? Controleer of de bijbehorende bestelling al is verstuurd; een conceptbestelling is nog niet voldoende.

Is het catalogusartikel intussen niet meer aangeboden? Een al gekoppeld, actief eigen artikel kan nog worden gebruikt met de akkoordafspraken. Zonder die koppeling kun je het vervallen artikel niet bestellen. Controleer de bron en ververs alleen met een correct leveranciersbestand dat hetzelfde nummer weer aanbiedt; er is geen automatische vervanger of wissel van de bron op een akkoordofferte.

Ontbreekt Factuur maken? Gekoppelde voorraadartikelen en werk aan een klantmachine worden via hun werkbon gefactureerd. Een machineofferte factureer je vanuit de gekoppelde opdracht; controleer het offertenummer bij de bronkeuze. Leg eerst het akkoord vast. Open een bestaande factuur vanuit de offerte om dubbele facturatie te voorkomen. Voor een werkbon kunnen machinegegevens nog ontbreken. Voeg deze in de bestaande klantcontext toe en selecteer een machine van die klant. Gebruik Werkbon verwijderen op de werkbon alleen voor nog niet uitgevoerd voorgesteld werk. Uren, voorraaduitgifte, verstuurde bestellingen of definitieve documenten kunnen dit blokkeren; de akkoordofferte en klantopdracht blijven bewaard. Een bevestigde verkoop van een expliciet nieuwe of gebruikte machine met gewone binnenlandse btw kan al volledig worden gefactureerd vóór ontvangst, aflevering en de inkoopfactuur. De werkelijke inkoopkosten worden later bij dezelfde machine verwerkt. Dit bewijst geen recht op marge: daarvoor blijft een geldige beoordeelde aankoopbasis nodig. Nieuwe en gebruikte machines met gewone btw kun je al offreren voordat de aankoop is geboekt. Is een e-mail te groot? Vink minder bestanden aan of kies kleinere bestanden; zonder offerte-pdf blijft de akkoordlink beschikbaar. Een verkeerde bestandsoort of een leeg bestand wordt geweigerd. Blijft de btw onbekend, controleer dan of sprake is van marge of een fiscale uitzondering. Bij een marge-machineofferte wordt een bruto prijs gebruikt; laat de btw-behandeling vooraf beoordelen.

Lees ook: Bestellen en ontvangen · Machineverkoop en inruil.