Dagelijks boekhouden

Voordat je begint

Je hebt Boekhouding en de passende toegangsrechten nodig. Stem de inrichting en opening af met je accountant. Boekhouding kan zelfstandig werken met Kern; automatische bijdragen uit verkoop en inkoop vragen ook die bronmodules.

Zo werkt het

1. Open Financieel → Overzicht.

2. Kies Controleren of Klaar bij de aantallen om die werkvoorraad te openen. Banktransacties en Openstaande facturen openen hun eigen lijst.

3. Zoek binnen de gekozen lijst op document of tegenpartij. Bij Controleren en Klaar kun je blijven typen terwijl de resultaten worden opgehaald. Wacht tot de zoekactie klaar is. Lees de Volgende stap en kies Document openen voor de bron. Het overzicht alleen verwerkt nog niets.

   De lijst toont per document de soort, tegenpartij, datum en het bedrag. Een document met een probleem heeft een oranje markering. Klik een regel open om de problemen te lezen en het document te openen met Document openen.

4. Voer de bedoelde taak uit in het bronscherm en controleer de uitkomst. Een concept bij Klaar is nog niet definitief of verstuurd.

5. Open de werkvoorraad opnieuw en controleer de datum bij Cijfers per en de gekozen filters.

6. Gebruik Periodiek werk voor rapportages, btw-controle en afsluiting. Onder Grootboekmutaties → Nieuwe grootboekmutatie of openingsbalans leg je aanvullende boekingen en correcties van de accountant vast. Inkopen en verkopen boek je vanuit hun eigen proces. Rekeningstandaarden en artikelgroepen beheer je als beheerder apart via Beheer → Boekhoudinstellingen; dit zijn geen dagelijkse boekingsacties.

Stap je over vanuit een ander pakket, open dan Periodiek werk → Grootboekmutaties → Bestaande openstaande leveranciersfacturen. Gebruik de met je accountant afgesproken overstapdatum. Kies of maak per document de leverancier aan en vul het originele nummer, de datums en het werkelijk nog te betalen bedrag in. Controleer de totalen en de waarschuwing voordat je importeert. Dit boekt alleen het openstaande bedrag tegen de openingsbalans; kosten en btw worden niet opnieuw geboekt. Neem dezelfde schuld daarom niet nogmaals op in een handmatige openingsboeking.

Een nieuwe boekingsregel komt direct in beeld en krijgt invoerfocus. De toevoegmelding betekent dat er nog ongeboekte invoer staat. Pas Grootboekmutatie boeken maakt de definitieve boeking; controleer de bevestiging en het boekingsnummer.

De cijfers lezen

De standdatum staat boven de cijfers. Banksaldo is het geboekte saldo van de actieve bankrekeningen; nog te verwerken bankregels zijn daarin nog niet volledig verwerkt. Het is geen gecombineerd bank- en kassaldo. Bij openstaande facturen zie je zowel het bedrag als het aantal documenten.

Elk cijferblok opent het scherm erachter. Banksaldo opent het tabblad Bank met alle banktransacties, de blokken voor openstaande facturen openen Openstaande posten in de juiste richting, Btw opent het btw-rapport en Omzet en Resultaat openen de winst-en-verliesrekening. Heb je meer dan één actieve bankrekening, dan staat in het blok Banksaldo ook het saldo per rekening. Een gearchiveerde bankrekening telt niet mee. Vanuit elk ander financieel scherm dan het overzicht brengt de terugknop bovenaan je terug naar waar je vandaan kwam.

Omzet, Resultaat en Berekende btw lopen vanaf het begin van het boekjaar tot en met de aangegeven datum. Een negatief resultaat blijft als verlies zichtbaar. Bij btw staat Te betalen of Te ontvangen. Dit is de berekening over het boekjaar, geen ingediende aangifte en geen bedrag dat rekening houdt met al betaalde btw-aangiften.

Vanaf 0.14.0: open Maandcijfers en grafieken als je de maandontwikkeling wilt bekijken. Dit onderdeel begint ingeklapt. De grafieken tonen Omzet per maand en Resultaat per maand, met de bedragen en kosten per maand eronder. De huidige maand is nog niet volledig; toekomstige maanden tellen niet mee. De maandcijfers gebruiken dezelfde geboekte basis als de jaartotalen.

Controleer het resultaat

Met Verkoop & Facturatie actief bevat Controleren ook Machines — inkoop nog te verwerken. Dit omvat ondersteunde gewone nieuwe en gebruikte machines met nog ontbrekende inkoopkosten. Zoek op verkoopnummer, serienummer of bestelreferentie. Kies Inkoopfactuur verwerken wanneer het echte leveranciersdocument binnen is: de machine staat al geselecteerd. Vul leverancier, factuurgegevens en het werkelijke bedrag in en controleer de voorgestelde boekingsgroep. De verkoopfactuur kan al definitief zijn. Het ontbrekende bedrag blijft onbekend; vul geen nul of fictieve kostprijs in om de taak weg te krijgen.

Controleer het bronstuk én de verwerking. De financiële standaard en de btw-positie zijn uitgangspunten, geen bewijs dat een bijzondere transactie fiscaal is beoordeeld. Een geboekte inkoopfactuur vraagt geen afzonderlijke goedkeuring door een collega. Je controleert de verwerking bij de factuur en het nog te betalen bedrag bij Openstaande facturen. Een lege lijst binnen één filter bewijst niet dat alle financiële controles afgerond zijn.

Als het niet lukt

Bij de melding Geen resultaten. pas je de zoekterm aan of wis je hem om de gekozen werkvoorraad opnieuw te bekijken. Geen zoekresultaten betekent niet dat al het werk klaar is.

Laat de oorzaak in de bron herstellen. Definitieve boekingen worden met een gekoppelde correctie hersteld, niet overschreven. Voor overstappen uit een ander pakket zijn proefconversie en goedgekeurde aansluiting nodig.

Lees ook: Inkoopfacturen · Banktransacties koppelen · Periodieke controles.