Instellingen beheren

Op een smal scherm open je het menu en vervolgens Beheer > Instellingen. Alleen beheerders krijgen deze ingang. Het veld voor de publieke retour- en goedkeuringslinks heet Adres van deze omgeving, onder Bedrijfsgegevens. Gebruik het echte adres van jouw eigen omgeving.

Voordat je begint

De algemene Instellingen beheer je als beheerder. De ureninrichting heeft een apart scherm voor kantoor met Werkplaats actief. Verander alleen instellingen waarvan je het effect kent; documentnummers en financiële instellingen kunnen blijvende gevolgen hebben.

Zo werkt het

1. Open Instellingen en kies het onderdeel dat bij je wijziging hoort.
2. Controleer de bestaande waarde en bespreek een financiële wijziging zo nodig met je accountant.
3. Pas alleen de bedoelde velden aan en sla de wijziging op.
4. Open het betrokken scherm of een nieuw conceptdocument om het resultaat te controleren.

Welke onderdelen vind je hier?

Onderdeel	Gebruik
Bedrijfsgegevens en logo	Gegevens en eigen bedrijfslogo voor jouw omgeving en documenten
Facturatie	Standaarden voor bedragen en documenten
Modules	Modules en licenties controleren; zie Modules beheren
Boekhoudinstellingen	Financiële inrichting, zichtbaar voor beheerders met Boekhouding actief
Geavanceerd	Afzonderlijk beheer voor technische inrichting en verbindingen
Inlogaudit	Aanmeldpogingen in deze omgeving controleren; zie Aanmeldingen controleren

De standaardteksten voor documentmail stel je per documentsoort in. Open Instellingen → Facturatie & tarieven voor Onderwerp factuurmail, Bericht factuurmail, Onderwerp offertemail en Bericht offertemail. Bij Werkbon & afronden staan Onderwerp werkbonmail en Bericht werkbonmail. Gebruik {number} voor het documentnummer, {customer} voor de klantnaam en {contact} voor de contactpersoon. Sla de instellingen op en controleer de voorgestelde tekst in het mailvenster van het bedoelde document. Kantoor kan ontvanger, onderwerp en bericht daar vóór verzending aanpassen; alleen een standaardtekst opslaan verstuurt niets.

Beheer prijzen van diensten en uurartikelen bij Kerngegevens → Artikelen. Met Boekhouding actief onderhoudt de beheerder hun omzetrekening en gewone btw-categorie. Deze inrichting wordt gebruikt bij nieuwe offerte- en factuurregels; je hoeft geen rekening of btw-percentage bij iedere offerte te kiezen.

Vanaf 0.19.0: het blok Arbeidsdienst en uurtarief voor verkoop bij Facturatie verschijnt alleen wanneer Werkplaats en Boekhouding actief zijn. Met alleen Kern en Werkplaats wordt dit blok, inclusief de melding over een ontbrekende standaarddienst, niet getoond.

Vanaf 0.19.0: Agrivaro maakt het vaste urenartikel Arbeid automatisch aan. Een eerder gekozen arbeidsdienst blijft behouden, met haar eigen naam en tarief. Wijzig het verkooptarief onder Artikelen; de aanduiding Vast arbeidsartikel herken je in het dossier. Het artikel kun je bewerken, maar niet verwijderen, archiveren of vervangen door een andere standaard. De keuze Gebruik deze arbeidsdienst voor monteururen vervalt. Met Werkplaats en Boekhouding opent Arbeidsdiensten beheren dezelfde dienst vanuit het bestaande blok bij Facturatie. Het artikel heeft geen artikelkostprijs; loon- en historische grootboekgegevens blijven afzonderlijk.

Vanaf 0.19.0: open Instellingen → Werkbon & afronden. Kies bij Werkbonuren afronden voor Niet afronden, Naar boven of Naar beneden, en bij Tijdsblok voor werkbonuren voor Kwartier, Halfuur of Uur. Sla op en controleer een nieuw geboekte uurregel. De standaard is niet afronden. De instelling geldt voor nieuwe werkbonuurregels; bestaande regels bewaren hun eigen afronding. De werkelijke personeelsregistratie en haar berekening blijven intact. Lees Werkbonuren aanpassen voor een afwijkend aantal of tarief op een open bon.

De standaard arbeidsrekening stel je in via Beheer → Boekhoudinstellingen → Standaardrekeningen → Omzet arbeid. De leidende arbeidsdienst gebruikt deze rekening zolang zij de standaard erft. Een artikel met een eigen omzetrekening behoudt die keuze. Controleer het resultaat bij nieuwe uren en documenten; eerdere definitieve facturen en geboekte posten worden niet herschreven.

Vanaf 0.13.0: bij Instellingen → Werkbon & afronden → Urenregistratie in de app kiest de beheerder Handmatige urenblokken, Alleen urenklok of Handmatige urenblokken en urenklok. De standaard is handmatige invoer. Een al lopende klok kan altijd worden gestopt, ook na een wijziging. Deze keuze verandert geen historische registratie en vervangt de controle of correctie op kantoor niet. Lees Uren boeken en controleren.

De klokbediening van het werkplaatsstation staat los van deze app-instelling. Op het gedeelde scherm kunnen toegewezen monteurs ook inklokken wanneer de app op handmatige urenblokken staat. De afrondingsvereisten voor checklist, draaiuren, foto's en handtekening blijven wel gelden.

De goedkeuringsstap voor uren kies je op kantoor bij Personeelsuren → Instellingen → Goedkeuring van uren. Goedkeuring verplicht staat standaard aan. Zet de schakelaar uit voor Goedkeuring optioneel als jullie geen aparte goedkeuringsstap nodig hebben. De wijziging slaat direct op; controleer de bevestiging. Bestaande statussen veranderen niet en blokkerende bevindingen en vergrendelingen blijven gelden. Lees Uren boeken en controleren voor de vervolgstappen.

Nieuwe machines gebruiken automatisch hun ingestelde voorraad-, kostprijs- en omzetrekening. Pas deze voor toekomstige boekingen aan bij Beheer → Boekhoudinstellingen → Standaardrekeningen, bijvoorbeeld Omzet nieuwe machines. In de normale inkoopinvoer is geen boekingsgroep nodig. Afwijkende indelingen zijn beschikbaar onder Rekeningen aanpassen; de instellingen tonen deze als Machinerekeningen. Een wijziging herschrijft bestaande bronnen of definitieve facturen niet.

Controleer bij Beheer → Boekhoudinstellingen → Standaardrekeningen ook Gereedmaakkosten machines en Afleverkosten machines. Deze kostenrekeningen bepalen de bestemming voor nieuwe werkelijke onderdelen op interne werkbonnen met Werkdoel → Klaarmaken of Afleveren. Pas ze met de administratiebeheerder aan voor toekomstige boekingen. Retouren gebruiken hun oorspronkelijke vastgelegde bestemming; eerdere kosten en definitieve documenten veranderen niet. Alleen een rekening kiezen boekt geen verbruik, loon of geactiveerde machinekosten. Lees Intern werk en kostenbestemming.

Vanaf 0.14.0: bij Beheer → Boekhoudinstellingen → Artikel- en machinegroepen → Standaard soort goed voor margemachines staat Vervoermiddelen en onderdelen (globalisatie) voorgesteld. Verander deze standaard alleen als een andere soort past bij de werkelijke aankopen. De medewerker kiest bij een geschikte inkoop nog steeds bewust Marge-inkoop; de soort kan bij die aankoop onder Soort goed worden aangepast. Een nieuwe machine gebruikt gewone btw. De bestaande rekeningstandaarden bepalen de automatische boeking.

De machinegroepen die Agrivaro zelf aanmaakt heten Nieuwe machines, Gebruikte btw-machines en Margemachines, met de codes MACHINES-NIEUW, MACHINES-GEBRUIKT en MACHINES-MARGE. Je kunt direct met deze standaardgroepen werken. Heb je andere wensen, maak dan je eigen groep met een eigen code. Is een standaardcode al in gebruik, dan krijgt de nieuwe groep een volgnummer, zoals MACHINES-NIEUW-2.

Met Voorraad & Inkoop actief kies je bij Magazijnen voor het gewenste actieve magazijn Als standaard gebruiken. Het gekozen magazijn krijgt het label Standaardmagazijn. Op kantoor begint een nieuwe voorraadlocatiekeuze hiermee bij werkbonnen, offertes, scannen, voorraadmutaties en de bron van een verplaatsing. Bij een nieuwe bestelling gaat een bewust gekozen locatiefilter voor. Je kunt de locatie vóór het boeken wijzigen. Zonder expliciete standaard kiest Agrivaro het oudste actieve magazijn; een servicewagen of gearchiveerd magazijn wordt niet automatisch gekozen. Na archiveren van het standaardmagazijn wordt een ander actief magazijn gebruikt, als dat bestaat.

Een werkplaatsstation instellen

Vanaf 0.13.0: deze inrichting is beschikbaar wanneer jouw omgeving deze versie gebruikt. Je moet beheerder zijn en Werkplaats moet actief zijn. Controleer ook of jouw omgeving aanmelden met een wachtwoord toestaat; de stationslogin omzeilt de aanmeldinrichting niet.

Werkplaatsstations zijn een extensie van Werkplaats.

1. Open Instellingen en kies bij Extensies & integraties Openen. Zet onder Agrivaro Werkplaats de schakelaar bij Werkplaatsstations aan als jullie gedeelde stations willen gebruiken. De extensie staat standaard uit. Staat Werkplaats niet aan, dan toont de regel Vereist Agrivaro Werkplaats en kun je de extensie niet aanzetten.
2. Kies Beheren bij Werkplaatsstations. Ook hier zet je de extensie met Stations inschakelen aan of uit.
3. Kies Station toevoegen en vul Naam, Inlognaam en Wachtwoord in.
4. Selecteer bij Monteurs de actieve monteurs die bij dit station horen. Alleen dit team verschijnt op het station; een monteur moet daarnaast aan de werkbon zijn toegewezen voor persoonlijke klok- en checklistacties.
5. Controleer Actief en kies Opslaan. Wacht op Station opgeslagen en controleer het station en de geselecteerde monteurs in de lijst.
6. Open op het gedeelde scherm het adres van je eigen omgeving met /station/login erachter. Meld je daar aan met de Inlognaam en het Wachtwoord van het station.

Een leeg team geeft geen toegang tot alle monteurs. Controleer bij ieder station bewust de selectie. Deze gedeelde login geeft geen kantoor- of beheerrechten; persoonlijke monteursaccounts blijven apart. Vanaf de release 0.19.0 bekijk je werkbonnen en voeg je algemene notities op naam van het station toe zonder eerst een monteur te kiezen. Lees Samen werken op het werkplaatsstation voor het dagelijks gebruik.

Kies Bewerken bij een bestaand station om de selectie of login aan te passen. Laat Nieuw wachtwoord (optioneel) leeg om het huidige wachtwoord te behouden.

Zet je de extensie uit, dan kan geen station zich meer aanmelden en is het stationsbeheer niet bereikbaar. De stations en hun teams blijven bewaard: zet je de extensie weer aan, dan werken ze zoals daarvoor. Pauzeer je de module Werkplaats, dan blijft de extensie aan maar wacht ze tot Werkplaats weer actief is.

Tellerstand voor werkbonnen instellen

Vanaf 0.19.0: open Instellingen → Werkbon & afronden. Kies bij Standaardteller voor Draaiuren, Kilometerstand (km) of Eigen teller. Vul bij een eigen teller Eigen tellernaam en eventueel Eenheid eigen teller in, bijvoorbeeld Cycli en cycli. Sla de instellingen op. Deze standaard geldt voor het pakket in jouw omgeving; per machine kun je ervan afwijken.

Met Tellerstand verplicht kan een werkbon pas worden afgerond als een stand is vastgelegd. Nul is een geldige stand. Arbeidsuren van monteurs blijven afzonderlijke urenregistratie. Een andere standaard rekent eerdere standen niet om: die houden hun oorspronkelijke tellernaam en eenheid. Kilometerstanden en eigen tellers voeden geen onderhoudsverwachting op basis van draaiuren.

Controleer het resultaat

Controleer de opgeslagen waarde en een nieuw document of betrokken scherm. In Beheer → Boekhoudinstellingen beheer je Standaardrekeningen en Artikel- en machinegroepen. Een dienstartikel kan een standaardprijs en omzetrekening hebben zonder voorraad. Artikelen en werkbonregels gebruiken de gekozen groep; ontbrekende of onbruikbare koppelingen moet je eerst herstellen.

Met Verkoop & Facturatie en Boekhouding actief zie je ook zonder Werkplaats of Voorraad & Inkoop welke artikelgroepen onbruikbaar zijn. Open de cijferkaart of kies het artikelfilter om deze inrichting te controleren.

Vanaf 0.14.0: Beheer → Boekhoudinstellingen → Rekeningschema begint met de actieve rekeningen. Zoek op nummer of naam, of kies Inactief. Gebruik Rekening toevoegen voor een nieuwe rekening of de wijzigknop bij een bestaande rekening. Nummer, naam en type staan direct in beeld; open Btw, rapportage en overige rekeninginstellingen voor uitzonderingen, rapportagegroep en actief/inactief. De instellingen tonen alleen een aandachtskaart als de gekozen sectie onbruikbare rekeningstandaarden of groepen bevat.

Open bij de bedoelde rekening Btw, rapportage en overige rekeninginstellingen en kies bij Btw-categorie inkoop een vaste categorie, of behoud Alle inkoop-btw-categorieën. Bij handmatige inkoopinvoer en gecontroleerde uploads kunnen nieuwe regels op die rekening alleen die btw-behandeling gebruiken. Dit geldt ook voor deze invoer op activa- en tussenrekeningen. Een bewaarde bronbehandeling die daarmee strijdt, blokkeert boeken; de rekeningkeuze overschrijft haar niet. Stem de keuze af met je accountant, sla op en controleer een nieuwe inkoopregel. Oude definitieve documenten en bronboekingen met hun eigen vastgelegde fiscale behandeling, zoals een beoordeelde marge-inkoop, behouden die behandeling.

Artikel-, klant- en rekeningvoorkeuren gelden voor nieuwe documenten. Klantpositie, prestatie, belastingdatum en benodigde bewijzen bepalen de uiteindelijke btw. Definitieve documenten en geboekte posten behouden hun vastgelegde beslissingen. Controleer met je accountant of een wijziging past bij de administratie. Je bedrijfslogo hoort bij je omgeving; de Agrivaro-productkleuren zijn voor iedereen gelijk.

Als het niet lukt

Een ontbrekend onderdeel kan door rechten of modules komen. Deel nooit wachtwoorden of verbindingssleutels in een supportbericht. Geavanceerde instellingen zijn geen dagelijkse taak.

Mislukt Opslaan bij AI-providers, dan blijft het instellingenvenster open en zie je daar de foutmelding; lees die voordat je opnieuw opslaat.

Lees ook: Modules beheren · Gebruikers en rechten.