Facturen naar Exact Online sturen

De integratie Exact Online stuurt definitieve verkoopfacturen en creditnota’s als verkoopboekingen naar jullie eigen Exact Online-administratie, met de klant als relatie in Exact. Op de tegel staat Alleen demo, of Beschikbaar op aanvraag als jouw omgeving is vrijgegeven. In de demomodus oefen je de hele verzending zonder dat er iets naar Exact gaat. Live versturen kan alleen in een omgeving die Groeneveld-ICT heeft vrijgegeven.

De nieuwe extensie Boekhoudkoppelingen heeft een afzonderlijke werkwijze voor gegevens en werkbonfacturen in Exact, met expliciete administratiekeuze en een gedeelde Agrivaro-app of eigen registratie. De werkwijze op deze pagina is de afzonderlijke factuurexport: definitieve Agrivaro-facturen als verkoopboekingen versturen.

Gebruik je Exact als bron voor klanten, artikelen en werkbonfacturen? Volg dan Werken met Boekhoudkoppelingen en Exact. Die werkwijze biedt twee startkeuzes: bestaande Exact-gegevens overnemen naar Agrivaro, of bestaande Agrivaro-gegevens overzetten naar Exact. Deze pagina beschrijft de afzonderlijke export van lokaal uitgegeven facturen; gebruik beide routes niet voor hetzelfde werk.

Gebruik voor facturen die in Exact worden uitgegeven de beheerde inrichting. Is Boekhoudkoppelingen nog uitgeschakeld, dan kan een beheerder op de Exact-pagina Boekhoudkoppelingen inschakelen kiezen. Met alleen Werkplaats verschijnt geen formulier voor de oude factuurexport. Beschikbaar op aanvraag is geen toestemming om een beschikbaarheidscontrole over te slaan.

Voordat je begint

Je moet beheerder zijn en Verkoop & Facturatie moet actief zijn. Spreek met je accountant af vanaf welke factuurdatum Agrivaro boekt, in welk verkoopdagboek, en welke grootboekrekening en btw-code van Exact bij elke soort omzet en btw-behandeling horen. Facturen van vóór die datum blijven waar ze zijn; boek je die al met de hand, dan worden ze niet nog eens verstuurd.

Deze export is alleen beschikbaar zolang je omgeving geen facturen via Exact uitgeeft. Geeft de verbinding facturen in Exact uit en staat Boekhoudkoppelingen uit, dan toont de instellingenpagina hoe je de extensie weer inschakelt. Zij biedt dan geen oude export- of verbindknoppen aan. De werkwijze waarbij Exact de facturen uitgeeft blokkeert deze export, zodat hetzelfde werk niet via twee routes wordt aangeboden.

Pauzeer je Verkoop & Facturatie, dan stopt ook de automatische verzending naar Exact.

Voor live versturen heb je daarnaast een app nodig die jullie in jullie eigen Exact Online-omgeving registreren, met een client-id en een client-secret, en een Exact-gebruiker met toegang tot de administratie.

Zo werkt het

1. Open Instellingen, kies bij Extensies & integraties Openen en kies bij Exact Online Instellen. Open bij de werkwijze met Boekhoudkoppelingen het tabblad Instellingen; de verbinding en voortgang staan bij Overzicht.
2. Laat de Modus op Demo: oefenen zonder te versturen. Vul onder Boekhouding de startdatum en de code van het verkoopdagboek in, en vul de grootboekrekeningen en btw-codes van Exact in die je met je accountant hebt afgesproken. Kies Opslaan.
3. Kies onder Facturen naar Exact Online Nu oefenen. Elke definitieve factuur en creditnota vanaf de startdatum verschijnt in de lijst met haar uitkomst. Bij Mislukt staat welke grootboekrekening of btw-code nog ontbreekt; vul die aan, sla op en oefen opnieuw.
4. Is jullie omgeving vrijgegeven? Kies dan bij Modus Live: versturen naar Exact Online, vul de client-id en het client-secret van jullie Exact-app in en kies Opslaan. Registreer in jullie Exact-app het terugstuuradres dat onder Verbinding staat.
5. Kies Verbinden met Exact Online, log in bij Exact met de gebruiker die bij de administratie mag en vink in het toestemmingsscherm van Exact de administratie aan. Exact stuurt je terug naar deze pagina. Laat Administratie leeg om de administratie te gebruiken die die gebruiker in Exact open heeft.
6. Nieuwe werkwijze, nog niet als algemene klantrelease uitgebracht: de verbinding begint met Alleen importeren — geen factuurwijzigingen. Controleer eerst de administratie en de facturen die klaarstaan. Kies bij Facturatie in Exact Facturatie inschakelen en sla op wanneer de export mag starten. Agrivaro verstuurt daarna elk uur wat klaarstaat. Met Nu versturen verstuur je direct, ook facturen die eerder aantoonbaar zijn geweigerd. Een onzeker resultaat wordt niet automatisch of met deze knop opnieuw verzonden.

Controleer het resultaat

Bij Verbinding staat met welke administratie Agrivaro verbonden is en sinds wanneer. In de lijst toont Verstuurd het boekingsnummer in Exact. In demomodus begint dat nummer met DEMO-: die boekingen gingen naar een oefenomgeving binnen Agrivaro, niet naar Exact.

Een afgeronde verzendpoging betekent niet dat alle facturen zijn verstuurd: controleer ook de aantallen mislukt, overgeslagen en resterend, en de getoonde stopreden. Alleen een volledig afgeronde ronde zonder aandachtspunten krijgt een groene terugmelding.

Agrivaro voorkomt dat een mogelijk al aangemaakte klant of verkoopboeking nogmaals wordt aangemaakt. Bij een onzeker resultaat stopt die verzending voor controle. Een administratie met gekoppelde gegevens of gereserveerde factuurbronnen kun je niet zomaar veranderen. Laat een beheerder of support de overgang controleren; gebruik opnieuw verbinden niet om hetzelfde werk naar een andere administratie te sturen. Een creditnota gaat als creditboeking mee; de oorspronkelijke factuur blijft in Exact staan.

Als het niet lukt

• Met de hand boeken: Agrivaro stuurt deze factuur niet. Dat geldt voor verkopen onder de margeregeling, aanbetalingen en facturen die een aanbetaling verrekenen. Boek die in Exact zelf.
• Resultaat onzeker: verstuur niet opnieuw en maak geen vervangende boeking. Laat support samen met je accountant controleren of de klant of verkoopboeking al in Exact staat. Ook Nu versturen herhaalt deze poging niet; geen zoekresultaat is geen bewijs dat niets is aangemaakt.
• Tegenstrijdige wijzigingen: een bestaande boeking met dezelfde referentie vraagt controle; die referentie alleen bewijst niet dat de juiste bedragen of klant zijn geboekt. Laat support en je accountant dit beoordelen.
• Mislukt: lees de reden in de lijst. Ontbreekt er een grootboekrekening of btw-code, of heeft Exact meer dan één klant met hetzelfde KvK- of btw-nummer, los dat op en kies Nu versturen.
• Live, maar nog niet verbonden: kies Verbinden met Exact Online. Is de verbinding verlopen of in Exact ingetrokken, dan staat dat bij Verbinding; verbind opnieuw.
• Live, maar in deze omgeving niet live beschikbaar: jouw omgeving is (nog) niet vrijgegeven. Oefen in demomodus en neem contact op met Groeneveld-ICT.
• Betalingen komen niet terug uit Exact: een factuur die in Exact is betaald, registreer je in Agrivaro zelf.

Lees ook: Extensies en integraties · Een verkoopfactuur controleren.