Werken met Boekhoudkoppelingen en Exact

Met Boekhoudkoppelingen beheert Exact de gekoppelde commerciële gegevens en factuurdocumenten. Agrivaro bewaart de werkbon, voertuigen, geregistreerde uren en materiaalhistorie. Een aanvraag is pas bevestigd wanneer het resultaat is terugontvangen; aanmaken is niet hetzelfde als versturen, verwerken of betalen.

De eigen fysieke artikelen en ondersteunde verkoopprijzen behoren tot Kern en kunnen ook zonder Voorraad & Inkoop via Exact worden beheerd. Werkplaats kan deze onderdelen op werkbonnen gebruiken en met de ingestelde Exact-artikelverwijzing factureren. Voorraadboeken en scannen blijven aparte functies van Voorraad & Inkoop.

Open Exact Online en kies als beheerder zo nodig Boekhoudkoppelingen inschakelen. Daarna verschijnt de beheerde inrichting. Met alleen Werkplaats wordt de oude factuurexport niet aangeboden. Ontbreekt het openbare adres, volg dan de link naar Instellingen > Bedrijfsgegevens > Adres van deze omgeving, vul het adres van jouw omgeving in en sla het op. Probeer verbinden daarna opnieuw. De beschikbaarheid van live verbinden blijft per omgeving gecontroleerd.

Voordat je begint

Je hebt een kantooraccount nodig. Met Werkplaats en Boekhoudkoppelingen kun je gewone werkbonnen via Exact factureren zonder Verkoop & Facturatie. Basisartikelen en verkoopprijzen horen bij Kern; urenartikelen vragen Werkplaats. De verbinding, klantgegevens en voortgang horen bij Kern. Boekhouding is geen vereiste. Lokale Agrivaro-facturen en de bestaande factuurexport blijven Verkoop & Facturatie vereisen. De extensie staat standaard uit. Een beheerder schakelt haar in bij Extensies & integraties en beheert de Exact-instellingen.

Kies samen met je beheerder of accountant welke administratie en werkwijze je gebruikt. De bestaande Agrivaro-factuurexport blijft een afzonderlijke werkwijze voor lokaal uitgegeven facturen. Deze twee werkwijzen mogen niet voor hetzelfde werk door elkaar worden gebruikt. Dezelfde extensie en Exact-integratie kunnen in de catalogus bij Werkplaats, Verkoop en Voorraad staan; iedere actie houdt haar eigen modulevereiste. Offertes en machinehandel via Exact vallen buiten deze werkwijze.

Zo werkt het

Eerst importeren, facturatie later inschakelen

Nieuwe werkwijze, nog niet als algemene klantrelease uitgebracht: een Exact-verbinding begint met Alleen importeren — geen factuurwijzigingen. Je kunt verbinden en klanten, artikelen en prijzen overnemen en synchroniseren. Er worden geen facturen in Exact aangemaakt, gewijzigd of verwijderd, ook niet door achtergrondtaken. Bestaande facturen kunnen wel worden ingelezen. Alleen importeren is geen volledige eenrichtingsverbinding: bestaande acties voor het aanmaken van klanten en artikelen blijven hun gewone werking houden.

Controleer de geïmporteerde werkbonnen en de klant die de factuur moet ontvangen. Open daarna als beheerder Instellingen > Extensies & integraties > Exact Online > Instellingen. Kies bij Koppeling en factuurinstellingen Aanpassen, zet Facturatie in Exact op Facturatie inschakelen en kies Opslaan. Afgeronde werkbonnen en wachtende factuurtaken kunnen daarna automatisch worden verwerkt; schakel dit pas in als die klaarstaan voor facturatie.

Je kunt op dezelfde plaats terugschakelen naar Alleen importeren — geen factuurwijzigingen. Bestaande aanvragen en factuurkoppelingen blijven bewaard. Loopt er een synchronisatie, wacht dan totdat die klaar is en sla opnieuw op; de facturatiestand verandert niet halverwege een actieve taak. Opnieuw verbinden schakelt facturatie niet vanzelf in.

Verbinding en administratie kiezen

Met de extensie uit blijven de gewone werkbon-, klant-, voorraad- en factuurfuncties beschikbaar volgens de actieve modules. Exact-acties verdwijnen en de synchronisatie stopt. Eerder aan Exact toegewezen commerciële gegevens en factuurbronnen blijven beschermd; uitschakelen is geen overdracht van hun eigenaarschap of toestemming voor dubbele facturatie. Werkbonnen zonder Exact-reservering blijven gewoon bewerkbaar. Bij een beheerde Exact-verbinding toont de instellingenpagina een aanwijzing om de extensie weer in te schakelen; zij biedt geen oude Agrivaro-factuurexport of bijbehorende verbindknoppen als vervanging aan.

Schakel de extensie in om de Exact-opties te tonen. Is de inrichting nog niet gereed, dan biedt de Exact-actie eerst een duidelijke vervolgstap: een beheerder kan naar Exact-instellingen, andere kantoormedewerkers vragen de beheerder de inrichting af te ronden. Afgeronde werkbonnen worden pas automatisch gefactureerd wanneer de werkwijze is ingericht; bestaande ontvangen documenten blijven leesbaar. Een geslaagde inrichtingscontrole is nog geen bevestiging dat een factuur door Exact is verwerkt.

1. Open bij Extensies & integraties de instellingen van Exact Online. Verbinden geeft de facturen voortaan in Exact uit; bestaande lokale facturen worden niet automatisch geëxporteerd.
2. Kies de gedeelde Agrivaro-app wanneer deze voor jouw omgeving beschikbaar is en klik Verbinden met Exact Online. Log in met je eigen Exact-account en geef toestemming voor de bedoelde administratie. Met Eigen Exact-app gebruikt je beheerder een eigen registratie met de getoonde retour-URL en appgegevens. Als de gedeelde app ontbreekt, kies je direct Eigen app instellen. Dit opent Instellingen bij Appgegevens. Open Exact App Center openen en registreer een eigen app, of open een bestaande app. Gebruik het getoonde terugstuuradres als Redirect URI. Vul daarna de client-id en het client-secret in en kies Opslaan. Kies Verder met verbinden en vervolgens Verbinden met Exact Online. Zonder beide appgegevens kun je niet verder. De appgegevens blijven versleuteld opgeslagen; het geheim wordt niet teruggetoond. De gedeelde app vraagt geen appgeheim van jou; toegang voor klanten buiten de ontwikkellicentie vraagt eerst toelating door Exact en een ingerichte gedeelde verbinding.
3. Kies de administratie en bevestig. Agrivaro haalt de eenheden en btw-codes uit die administratie op. Een eenduidige keuze wordt automatisch ingevuld en bewaard. Alleen ontbrekende of dubbele keuzes vragen aandacht: kies bij Overzicht Invullen, of open Instellingen › Koppeling en factuurinstellingen › Aanpassen. Kies dan de juiste code en Opslaan. Bestaande keuzes blijven behouden.
4. Kies op Overzicht bij Eerste overdracht de situatie die bij je past:
   • Ik gebruik Exact al — alles overnemen naar Agrivaro: neem de klanten en artikelen uit Exact over. Een eenduidig bestaand klantrecord met hetzelfde KvK-/btw-nummer of e-mailadres, of artikel met dezelfde code, kan worden verbonden. Anders wordt een nieuw record gemaakt. Tegenstrijdige overeenkomsten worden niet automatisch samengevoegd.
   • Ik gebruik Agrivaro al — alles overzetten naar Exact: maak de bestaande klanten en artikelen, inclusief hun beginprijzen en eenheden, aan in Exact. Ook urenartikelen horen bij deze overdracht. Bestaande verbindingen worden behouden. Een reeds bestaand Exact-record, ook een leverancier of een relatie zonder verkoopkenmerk, of een eerdere aanvraag vraagt controle en wordt niet nogmaals aangemaakt.
5. Agrivaro leest eerst alle klanten, artikelen en prijzen opnieuw uit Exact. Laat Exact tijdelijk geen verzoeken toe, of is het inlezen nog niet volledig, dan staat er Wacht op Exact met het tijdstip van de volgende poging; kies daarna dezelfde startkeuze opnieuw. Zo is het voorstel nooit op verouderde gegevens gebaseerd.
6. Controleer het getoonde aantal en de records die aandacht vragen. Onder records niet over te nemen staat per record een korte reden, bijvoorbeeld geen verkooprelatie of verkoopartikel in Exact, een systeemrelatie van Exact, een eenheid die niet wordt ondersteund, of geen eenduidige standaardprijs. Een artikel zonder eenheid stuk of uur, zoals het standaardartikel Factuurtermijn van Exact (eenheid -), staat daar met de reden geen eenheid stuk of uur; dat is geen fout. Die records worden niet geprobeerd. Kies Overnemen en opruimen. De overdracht verwerkt alle pagina's; je hoeft niet iedere klant of ieder artikel afzonderlijk aan te vinken. Weigert de server een record, dan gaat de overdracht met de volgende verder. Aan het eind staat bijvoorbeeld 12 overgenomen, 2 niet overgenomen met de reden per record. Bij een tijdelijke fout of onderbreking kies je dezelfde startkeuze opnieuw: overgenomen records worden overgeslagen en er ontstaat niets dubbel.
7. Controleer de bevestigingen bij Synchronisatielog. Aanvragen opgeslagen betekent dat aanvragen zijn bewaard, niet dat de volledige overdracht is afgerond. Kies Mislukt voor de resterende meldingen en controleer in beide systemen enkele klanten, artikelen, eenheden en prijzen.

Vanaf 0.23.0: de gekozen startkeuze bepaalt welke gegevens actief blijven. Met Ik gebruik Exact al — alles overnemen naar Agrivaro toont het overzicht welke ongebruikte lokale klanten en artikelen na de overdracht worden gearchiveerd. Klanten en artikelen die al in werkbonnen, facturen of andere gegevens voorkomen blijven bewaard, net als beschermde boekhoudstandaarden. Archiveren verwijdert ze uit de actieve keuzelijsten en is herstelbaar. In Exact wordt niets verwijderd. Controleer de namen vóór Overnemen en opruimen. Als het overzicht inmiddels is veranderd, moet je de startkeuze opnieuw maken en het nieuwe overzicht controleren.

Vanaf 0.23.0: kies bij Kies het Exact-artikel voor het standaard arbeidsartikel het juiste urenartikel uit Exact. De bestaande lokale arbeidsidentiteit wordt daaraan gekoppeld; Agrivaro raadt geen koppeling op naam. Staat er geen geschikt artikel, maak dan in Exact een verkoopartikel met de ingestelde ureneenheid en maak de startkeuze opnieuw. De eerste overdracht wordt pas als afgerond bewaard wanneer de vereiste gegevens zijn ingelezen, aanvragen zijn bevestigd en deze arbeidskoppeling gereed is.

Vanaf 0.23.0: met Ik gebruik Agrivaro al — alles overzetten naar Exact blijven de lokale klanten en artikelen behouden en worden ze naar Exact overgedragen. Andere, al bestaande Exact-klanten en -artikelen blijven in Exact en worden niet daarna automatisch in Agrivaro geïmporteerd. Nieuwe Exact-records kunnen later wel synchroniseren. De opruiming wordt niet opnieuw uitgevoerd voor een inrichting die al als afgerond is opgeslagen.

Na de eerste overdracht is Exact de bron voor de gedeelde klant-, artikel- en prijsgegevens. Pas bestaande gedeelde gegevens in Exact aan en synchroniseer ze naar Agrivaro. Bij een live verbinding meldt Agrivaro bij zo'n wijziging Wijzig dit in Exact; Agrivaro neemt het over bij de volgende synchronisatie; een wijzigingsaanvraag vanuit Agrivaro is dan niet mogelijk. Alleen een demoverbinding biedt nog wijzigingsaanvragen.

Vanaf 0.31.0: betaalt een andere klant voor een werkbon, dan moeten zowel de klant als de betaler aan Exact gekoppeld zijn. De betaler wordt de factuurontvanger en de klant de besteller. Wijzigt iemand een van beide op het concept in Exact, dan werkt Agrivaro dat concept niet meer bij en meldt in de Synchronisatielog dat de factuurontvanger of besteller is gewijzigd. Zet beide in Exact terug zoals op de werkbon: Agrivaro kijkt elke vijf minuten opnieuw en gaat daarna vanzelf verder. Nieuw werk voor dezelfde betaler komt intussen op een nieuw concept. Moet echt iemand anders betalen, wijzig dan de betaler op de werkbon.

Na de eerste overdracht komen nieuwe verkoopklanten en ondersteunde verkoopartikelen uit Exact vanzelf in Agrivaro. Dat geldt ook voor ondersteunde urenartikelen met Werkplaats. Een nieuw lokaal aangemaakte klant of artikel wordt bij een ingerichte live verbinding vanzelf in Exact aangemaakt. Agrivaro zoekt eerst op artikelcode of de opgegeven KvK-, btw- en e-mailgegevens om dubbelen te voorkomen. Tegenstrijdige matches vragen aandacht; er wordt nooit op naam gekoppeld. Vul bij een nieuwe klant minstens één herkenningsgegeven in. Het dossier toont Wordt aangemaakt in Exact of de fout met een verwijzing naar de synchronisatielog. Ook tijdens opnieuw verbinden blijft de aanvraag bewaard. Werkbonnen, voertuigen, materiaalhistorie en interne notities blijven in Agrivaro; eerder afgesproken werkbonprijzen veranderen niet door een nieuwe Exact-prijs.

Overzicht, synchronisatielog en instellingen

De Exact-pagina heeft drie tabbladen:

• Overzicht: de verbonden administratie, wat nog nodig is en de status van klanten, artikelen, prijzen, facturen en verwijderingen. Kies Nu synchroniseren om gegevens te verversen; een lokale wachttijd voor een nieuwe poging wordt daarbij overgeslagen. Een actieve API-limiet van Exact blijft gelden; ernaast staat het tijdstip van de laatste synchronisatie. Een verbinding en factuurinstellingen die gereed zijn, vervangen de stappenbalk door Verbonden met met de naam en het nummer van de administratie. Bij een demoverbinding staat Demo: er wordt niets naar Exact verstuurd. Hebben aanvragen aandacht nodig, dan noemt het overzicht hun aantal en apart hoeveel een onzeker resultaat hebben; Aanvragen bekijken opent ze direct bij Synchronisatielog.
• Synchronisatielog: één lijst met tijdstip, onderwerp, richting en resultaat, nieuwste eerst. Mislukt toont wat aandacht vraagt, met een korte reden en herstelactie. Alles toont ook bevestigde en nog lopende synchronisaties. De lijst heeft pagina's. Factuurmeldingen verschijnen alleen met Werkplaats actief. Ook het verwijderen van een conceptfactuur bij heropenen staat in de log, met de wachtstatus, bevestiging of reden waarom de werkbon geblokkeerd blijft. Hiervoor is geen knop Opnieuw versturen; onzeker herstel verloopt automatisch. Er zijn geen afzonderlijke recordbrowser, handmatige verbindstappen of bewaarde aanmaakconcepten meer.
• Instellingen: Koppeling en factuurinstellingen toont het gekozen verkoopboek en de Exact-codes voor btw 21% en 9%. Kies Aanpassen voor ontbrekende of onduidelijke keuzes, de modus en eventuele eigen appgegevens. Eenduidig gevonden eenheden en btw-codes hebben geen invoerveld; is er niets aan te passen, dan staat er geen Aanpassen. Bij een nieuwe inrichting begint Agrivaro met binnenlandse hoge btw. Zodra er facturen zijn, vraagt de inrichting alleen om de binnenlandse behandelingen die jullie daarop gebruiken; hoge btw staat vooraan wanneer die gebruikt wordt. Verlegd, EU en export worden pas gevraagd als een factuur die nodig heeft. Bij een opgeslagen live verbinding wordt Demo niet aangeboden. Hier beheer je ook de verbindingsmethode. Koppeling verbreken staat afzonderlijk onderaan en vraagt bevestiging; gekoppelde klanten, artikelen en facturen blijven bestaan, maar tot je opnieuw verbindt wordt er niets gesynchroniseerd en gaan er geen facturen naar Exact.

Een oude link naar Synchronisatielog of Boekhoudkoppelingen opent Synchronisatielog. Voor een nog niet verbonden beheerde app verschijnen geen synchronisatieacties. Bij een demoverbinding, een verbinding die opnieuw toestemming vraagt of een mislukte statuscontrole verschijnt geen vinkje dat bevestigt dat Exact gelijk is. Het groene vinkje Gelijk met Exact of rode kruisje Niet gelijk heeft altijd tekst erbij; kies de status om de log te openen. Een rood kruis opent meteen Mislukt. Een geslaagde synchronisatie zegt niet dat een factuur verwerkt of betaald is.

Een prijs zonder verbonden artikel is geen verbindingsfout. Controleer de eerste overdracht en de melding in het overzicht. Per Exact-artikel neemt Agrivaro precies één prijs over: de actuele algemene basisprijs (geen klant, minimumaantal hoogstens 1, in de eenheid stuk of uur, vandaag geldig). Alle andere prijsregels worden genegeerd en zijn geen fout: verlopen prijzen, staffelprijzen, prijzen in een andere eenheid en artikelen zonder eenheid stuk of uur, zoals Factuurtermijn. Genegeerde prijsregels veroorzaken ook geen status Deels overgenomen. Prijzen staat daardoor alleen op Mislukt bij een echte storing in de verbinding met Exact. Heeft een artikel helemaal geen bruikbare basisprijs, dan geldt dat alleen voor dat artikel. Klantprijzen blijven als prijsafspraak bij de klant. Nieuwe artikelen krijgen in Exact de standaard-artikelgroep van Exact; Agrivaro kiest geen artikelgroep. Exact bepaalt de omzetrekening via die artikelgroep; laat de boekhouder de groep zo nodig in Exact aanpassen en controleer die inrichting met de accountant. Arbeid en standaardwerk van de soort Arbeid worden in Exact per uur aangemaakt en gefactureerd, andere artikelen per stuk. Documenttype gebruikt de verkoopfactuur. Een bereikte API-limiet toont een wachttijd en wordt automatisch opnieuw geprobeerd.

Na een volledig bevestigde eerste overdracht legt Agrivaro dat vast voor deze verbinding en administratie. Iedere gebruiker ziet dan, op elk apparaat, Eerste overdracht gedaan op met datum, keuze en een link naar Synchronisatielog in plaats van de startkeuze. Bestaande serverbevestigingen voorkomen dubbele aanvragen. Staat alles al verbonden, dan kun je de lege overdracht afronden. Los openstaande of onzekere aanvragen eerst op.

Interne boekingsinstellingen blijven afzonderlijk ingericht in Agrivaro wanneer Boekhouding actief is.

Werkbonnen automatisch via Exact factureren

1. Controleer uren, onderdelen, aantallen, declarabele regels, afgesproken prijzen en btw voordat je de werkbon afrondt. Gewone klantwerkbonnen kunnen via Exact; garantie, marge, voorschotten en al lokaal uitgegeven facturen hebben hun eigen werkwijze.
2. Rond de werkbon af. Een bon zonder declarabele regels wordt niet gefactureerd. Agrivaro zet de facturatie automatisch klaar. Er is geen aparte goedkeuring of verzendknop. Gereedgekomen werkbonnen van dezelfde klant worden toegevoegd aan diens eigen, door de integratie aangemaakte conceptfactuur in Exact. Een elders aangemaakt concept wordt niet overgenomen.
3. Open Facturen in Exact, of het factuurgedeelte bij de klant. Zoek op klant, werkbon of factuurnummer en kies bij Tonen tussen Alle, Openstaand en Afgehandeld. De lijst heeft pagina's en sorteerbare kolommen; standaard staan concepten bovenaan en daarna de nieuwste datum en het hoogste nummer. Een werkbon heeft één factuur in Exact en toont die als één regel, bijvoorbeeld "Factuur in Exact: 1234 · Verwerkt · € 100,00", of Concept in Exact, Nog niet gefactureerd of de reden waarom het nog niet lukte. Die regel opent de factuurdetails. Zij bevat geregistreerde werkbonfacturen en bijbehorende credits, niet alle historische Exact-facturen of het totale klantsaldo.
4. Open een factuur via het nummer of Concept. Controleer de ontvangen regels, bedragen, verwerking en betaalinformatie. Status vernieuwen leest deze factuur direct opnieuw uit Exact. Het vinkje of kruisje heeft ook een tekst met de synchronisatiestatus; aanklikken opent het synchronisatielog.
5. Verwerk en verstuur de conceptfactuur in Exact. Nieuwe gereedgekomen werkbonnen gaan daarna naar een nieuw concept. Uw ref. en de omschrijving tonen herkenbare werkbonnummers.
6. Download zo nodig de Originele PDF van Exact bij de factuur. De PDF is alleen beschikbaar zodra Exact het originele document levert; een demo heeft geen officieel origineel.

Moet een werkbon nog veranderen terwijl de factuur concept is? Kies op kantoor Bewerken, vul de reden in en lees de melding. Heropenen verwijdert eerst de volledige eigen conceptfactuur in Exact. Pas na bevestigde verwijdering gaat de aangevraagde bon terug naar gepland en kun je haar bewerken. Andere werkbonnen uit die gedeelde factuur blijven afgerond en worden automatisch opnieuw in een eigen concept gebundeld. Rond de gewijzigde bon later opnieuw af om haar daaraan toe te voegen of een nieuw concept te maken.

Zijn regels van een andere bon in de bundel inmiddels gewijzigd in Exact, dan blokkeert heropenen: die bedragen worden niet stil teruggezet naar de werkbonprijzen. Ook een vreemde factuur of aangetroffen niet-toegewezen regels worden niet zomaar verwijderd. Handel de gemelde situatie eerst af in Exact. De laatst ontvangen Exact-gegevens en eerdere werkbonbewijzen blijven bewaard; Exact-wijzigingen schrijven nooit werkbonregels, uren of voorraadgeschiedenis terug.

Een verwerkte of verstuurde Exact-factuur blokkeert bewerken en heropenen: Al gefactureerd in Exact (factuur N). Maak een nieuwe werkbon aan. Ook een onbekende status houdt de bon geblokkeerd. Verwerkt iemand de factuur vóór de verwijdering, dan weigert Exact die verwijdering en blijft de werkbon ongewijzigd op afgerond. Een verwerkte factuur wordt nooit ingetrokken om opnieuw te factureren. Credits handel je in Exact af; zij geven de oorspronkelijke werkbon niet vrij.

Wordt een gedeeld concept verwerkt terwijl een volgende werkbon wordt toegevoegd? Agrivaro controleert welke regels Exact werkelijk heeft ontvangen. Alleen als volledig bewezen is dat de nieuwe bon ontbreekt, gaat die bon automatisch naar een nieuw concept. Eerder bevestigde bonnen blijven aan de verwerkte factuur verbonden. Bij gedeeltelijke of niet eenduidig herkenbare regels blijft de nieuwe bon geblokkeerd voor controle; dit betekent niet dat zij volledig gefactureerd is. Open Factuurregels controleren, vergelijk aangeboden en ontvangen regels en kies Status vernieuwen om opnieuw te controleren. Bij een tijdelijke verbindingsfout volgt automatisch een nieuwe controle. Maak geen vervangende factuur.

Agrivaro leest de status periodiek en controleert bij heropenen de exacte factuur. Bij een verloren antwoord op verwijderen blijven de bon en reserveringen geblokkeerd totdat de afwezigheid van juist die factuur bevestigd is. Maak geen vervangende factuur. Rechtstreeks bewerken, urenklokken en uploads blijven geweigerd zolang de bron niet door een geslaagde reopen is vrijgegeven. De app kan een afgeronde bon niet zelf heropenen. Zonder verbinding kan de monteur nog een oude situatie zien. Geweigerde uploads blijven zichtbaar als aandachtspunt en worden niet stil als uitgevoerd behandeld. Een uitgeschakelde extensie geeft eerder gereserveerde bronnen niet vrij voor lokale dubbele facturatie.

Vanaf 0.31.0: elke synchronisatieronde controleert alle open eigen concepten op een gewijzigde factuurontvanger of besteller en op verwijdering. Het aandachtsblok op het overzicht noemt de getroffen werkbonnen en opent ze rechtstreeks. Een mislukte controle wist een eerdere waarschuwing niet. Bij Verwijderd in Exact open je de werkbon met Bewerken opnieuw; nieuw werk krijgt een nieuw concept. Ontbreekt een klant, onderdeel of dienst in Exact, kies dan op de detailpagina Aanmaken in Exact. Agrivaro zoekt eerst naar een bestaand record om dubbele aanmaak te voorkomen. Een onzekere uitkomst blijft om controle vragen.

Controleer het resultaat

Controleer werkbon en klant, Exact-nummer, ontvangen regels, netto, btw, totaal en het tijdstip van ontvangst. Concept in Exact — verwerk de factuur in Exact betekent dat het document nog niet verwerkt is. Een gesynchroniseerd concept is geen verstuurde of betaalde factuur. De btw wordt per factuurregel afgerond en daarna opgeteld, zoals Exact rekent. Er wordt geen afwijking genegeerd: een verschil bij het teruglezen vraagt controle.

Verwerking, verzending en betaling zijn afzonderlijke feiten. Betaalstatus onbekend betekent dat bewijs ontbreekt; het betekent niet betaald. Zolang Exact de factuur nog niet heeft verwerkt, staat er Betaalstatus volgt zodra Exact de factuur heeft verwerkt. Ontvangen regels tonen de eenheid als stuk of uur; een eenheidsfactor van 1 wordt niet getoond. Openstaand bevat ook verwerkte facturen met een open of gedeeltelijk betaald saldo of onvolledige betaalinformatie. Credits blijven afzonderlijke documenten en maken de oorspronkelijke werkbon niet opnieuw vrij voor facturatie. Lokale factuurtotalen, herinneringen en CSV-export gaan over lokaal uitgegeven facturen.

Als het niet lukt

• Factuur niet verzonden: kies eerst de Exact-btw-code: de factuur heeft een nog niet ingestelde btw-behandeling nodig. Een beheerder kiest Btw-code kiezen; alleen die behandeling wordt geopend. Kies de juiste code uit Exact, sla op en probeer de factuur opnieuw. Andere kantoormedewerkers vragen hun beheerder dit te doen. Zonder bekende btw-code wordt de factuur niet aangeboden.

• In afwachting / Wordt verzonden: wacht op het verwerkingsresultaat. Dit is geen factuurbevestiging.

• Factuurbedragen wijken af: controleer het resultaat en de melding in het synchronisatielog. Een echte afwijking na verzending vraagt beoordeling; een gewone wijziging in Exact wordt als Exact-versie getoond. Werkbonhistorie blijft bewaard.

• Resultaat onzeker of tijdelijk niet bereikbaar: wacht op de automatische volgende poging. Agrivaro wacht bij een onzeker resultaat minstens één minuut en zoekt eerst of Exact de factuur of regel al heeft ontvangen. Maak zelf geen vervangende factuur en kies geen handmatige herverzending.

• Nieuwe klant of nieuw artikel: resultaat onzeker: open Synchronisatielog → Mislukt. Opnieuw versturen is pas na minstens één minuut beschikbaar en zoekt eerst de oorspronkelijke poging in Exact: gevonden betekent verbinden, zonder tweede aanmaak. Alleen een afgeronde lege zoekopdracht mag opnieuw aanmaken. Een ontbrekend herkenningsgegeven, tegenstrijdige overeenkomsten of een niet-bevestigde beginprijs vragen eerst herstel; maak geen vervangend record. Een gedeeltelijk aangemaakt artikel met onzekere prijs blijft mislukt totdat de prijs is gecontroleerd.

• Facturatie geweigerd: herstel de gemelde inrichting, rechten of verbinding. De facturatie blijft bewaard en wordt automatisch opnieuw geprobeerd. Een verwerkte factuur wordt nooit opnieuw aangeboden.

• Administratie gewijzigd of synchronisatie gestopt: laat support controleren of Exact de administratie heeft verplaatst. Agrivaro gaat niet met een oude synchronisatiestand verder alsof alles actueel is; een gecontroleerde nieuwe synchronisatie is nodig.

• Bestaande gegevens wijzigen in Exact: pas de klant of het artikel in Exact aan en synchroniseer de gegevens terug. Zo wordt geen gelijktijdige wijziging van een collega overschreven.

• Decimalen niet toegestaan: sta in Exact decimalen toe voor een urenartikel of ander artikel dat in deelhoeveelheden wordt gefactureerd. Er wordt geen aantal afgerond om de controle te omzeilen.

• Verkeerde artikeleenheid: bij zowel een nieuwe factuur als het toevoegen aan een bestaande conceptfactuur controleert Agrivaro de artikelen vóór het versturen. De melding noemt het artikel, de aanwezige eenheid en de vereiste eenheid. Pas die in Exact aan en kies Nu synchroniseren om opnieuw te proberen.

• Prijs of inrichting vraagt aandacht: laat de beheerder artikelkoppeling, administratie, btw en expliciete stuk-/uureenheid controleren. Er wordt geen omrekening tussen stuks, uren en dagen geraden.

• Verbind opnieuw met Exact: is de toestemming verlopen of ingetrokken, dan tonen Overzicht en Synchronisatielog de laatst ontvangen gegevens met deze melding. Synchroniseren en wijzigen kan pas weer na opnieuw verbinden.

• Opnieuw verbinden: laat dezelfde beheerder een nieuwe toestemming afronden. Een verlopen of al gebruikte aanvraag moet opnieuw worden gestart. Breek je een nieuwe toestemming af terwijl je al verbonden bent, dan meldt de pagina Wijziging geannuleerd en blijft de bestaande verbinding gewoon werken.

• Extensie uitgeschakeld: eerder gereserveerde werkbonnen blijven beschermd tegen lokale dubbele facturatie. Schakel de vereiste modules en extensie weer in om het bestaande resultaat te beoordelen; maak geen nieuwe lokale factuur voor dezelfde bron.

Lees ook: Relaties · Artikelen · Werkbonnen · Facturen.