De Assistent gebruiken

Voordat je begint

De Assistent vraagt een actieve Assistent-module, kantoorrol, verbinding en een ingerichte modelvoorziening. De functie is gedeeltelijk geïmplementeerd; de kwaliteit van antwoorden is nog niet beoordeeld voor een ondersteunde provider.

De Assistent vindt dezelfde soorten gegevens als de zoekfunctie, en alleen uit modules die actief zijn. Wat de zoekfunctie niet vindt, zoals uren, grootboekrekeningen of overzichten, leest de Assistent uit dezelfde gegevens als de schermen, met jouw rechten.

Zo werkt het

1. Open de Assistent op kantoor.
2. Stel een concrete vraag over gegevens die je in Agrivaro mag bekijken.
3. Lees het antwoord en open de genoemde bronnen.
4. Controleer de actuele brongegevens voordat je een beslissing neemt.
5. Voer een wijziging uit in het gewone werkgebied, of laat de Assistent haar voorstellen en bevestig die zelf.

Voorbeeldvragen

De voorbeeldvragen passen bij je actieve modules. Zonder Onderhoud, Werkplaats of Verkoop & Facturatie toont de Assistent vragen over relaties en machines. Klik op een voorbeeld om de vraag in te vullen, pas haar zo nodig aan en verstuur haar zelf.

Een wijziging laten voorstellen

Vraag de Assistent om iets aan te maken, te wijzigen, te archiveren, terug te zetten of te verwijderen, bijvoorbeeld "Zet de vraagprijs van de Fendt op 92.500 euro". De Assistent wijzigt zelf niets. Hij toont onder zijn antwoord een kaart Voorgestelde wijziging met het record en de waarden die worden opgeslagen.

1. Controleer op de kaart het record en elke waarde.
2. Kies Bevestigen om de wijziging op te slaan, of Afwijzen om haar te laten vallen. Bij Verwijderen staat dat dit niet ongedaan kan worden gemaakt.
3. Na Bevestigen toont de kaart Doorgevoerd met de link Openen, of Niet doorgevoerd met de reden.

Een voorstel kan voor:

• klanten, machines, artikelen, voorraadlocaties, leveranciers en monteurs: aanmaken, bewerken, archiveren, terugzetten en verwijderen;
• voorraad: een voorraadmutatie boeken, overboeken naar een andere locatie of een minimumvoorraad instellen;
• werkorders: aanmaken, bewerken, een regel toevoegen, de status wijzigen, factureren en verwijderen;
• offertes: aanmaken met regels, de status wijzigen, versturen, omzetten naar een werkorder en verwijderen;
• losse facturen: aanmaken met regels, de status wijzigen, versturen, crediteren en verwijderen;
• bestellingen: aanmaken met regels, bewerken, versturen, annuleren, ontvangen en verwijderen;
• de Handelsvoorraad: een machine inkopen, de vraagprijs, notitie, verwachte datum en bestelreferentie wijzigen, of de inkoop ongedaan maken;
• machineverkopen: aanmaken, bewerken, de status wijzigen, afleveren en factureren;
• onderhoudstaken: aanmaken, bewerken, afronden en verwijderen; onderhoudspakketten: aanmaken, archiveren, terugzetten en verwijderen.

Bij een document toont de kaart elke regel met artikel, aantal en prijs. Versturen, crediteren, annuleren, factureren en afleveren kunnen na bevestigen niet ongedaan worden gemaakt; de kaart zegt dat. Is een record nog in gebruik, dan stelt de Assistent archiveren voor in plaats van verwijderen. De Assistent vraagt een btw-regeling, bedrag of e-mailtekst na als je die niet noemt.

Voor alles wat niet in deze lijst staat, kan de Assistent elke wijziging voorstellen die je ook in een scherm kunt doen, bijvoorbeeld een offerte of onderhoudspakket bewerken of een machine overzetten naar een andere klant. De kaart heet dan Overige wijziging en toont de route en de waarden zoals Agrivaro ze ontvangt; controleer die extra goed. Inloggen, wachtwoorden, sleutels van integraties en licenties wijzigt de Assistent nooit.

Je hebt voor een voorstel dezelfde rechten en actieve modules nodig als in het gewone werkgebied, en dezelfde regels gelden: een verstuurde factuur blijft ongewijzigd, een betaling registreer je door een banktransactie aan de factuur te koppelen. Weigert Agrivaro de wijziging, dan toont de kaart Niet doorgevoerd met de reden.

Onderhoud dat eraan komt

Met de module Onderhoud vraag je bijvoorbeeld "Welke machines zijn toe aan onderhoud?". De Assistent gebruikt dezelfde kalenderdatums als de Onderhoudsplanner, en noemt per taak de machine, de klant en of de taak te laat is of binnenkort vervalt.

Bronnen bij bedrijfscijfers

Bij antwoorden met bedrijfscijfers staat onder Bronnen een link naar Bedrijfsoverzicht, met onderdeel en jaar. De link opent het gebruikte jaar en onderdeel. De gegevens kunnen inmiddels zijn veranderd. Het gesprek blijft behouden; met de terugknop keer je naar je vorige scherm terug.

Bron bij onderdelenrisico

Een bron bij beschikbaarheid van onderdelen opent Beschikbaarheid op benodigdatum bij de bestellingen. Dit is de actuele onderdelenvraag, ook wanneer je in Bedrijfsoverzicht een ander jaar bekijkt. Controleer de benodigdatum en de gekoppelde bestelling; het antwoord reserveert geen voorraad en plaatst geen bestelling.

Deze bron vraagt Voorraad & Inkoop samen met Werkplaats of Verkoop & Facturatie. Pauzeert een betrokken module, dan verdwijnt de niet meer toegestane bron ook uit een opgeslagen gesprek. Met een andere nog actieve onderdelenbron kan de werklijst beschikbaar blijven. De Assistent gebruikt dezelfde gegevens als de gewone werklijst; controleer die bron voordat je een voorgestelde actie bevestigt.

Controleer het resultaat

Controleer de genoemde brongegevens. Een antwoord is geen uitgevoerde actie. Een voorgestelde wijziging is pas opgeslagen als de kaart Doorgevoerd toont. Staat er Bevestigd, maar er is geen resultaat vastgelegd, open dan het record en controleer of de wijziging is opgeslagen voordat je het opnieuw probeert. De Assistent wijzigt niets zonder jouw bevestiging, en een verstuurde factuur blijft ongewijzigd. Noemt het antwoord een catalogusartikel, dan is dat wat een leverancier aanbiedt, niet wat je zelf op voorraad hebt.

Als het niet lukt

Gebruik de gewone zoekfunctie. Een ontbrekende bron kan door rechten of een uitgeschakelde module komen. Vertrouw geen antwoord zonder broncontrole voor bedragen, voorraad of afspraken.