Werk plannen op het Planbord

Versie: het Planbord hoort bij Slimme planning vanaf Agrivaro 0.28.0. De bordindeling met groepen, de sleepweergave en de toegang via het station zijn er vanaf 0.29.0. Vanaf 0.30.0: de dag en de tijden blijven bovenaan staan tijdens het scrollen, je kiest wat een blok toont, en je kunt Nog niet ingepland doorzoeken, filteren en inklappen. 0.30.0 is nog niet uitgebracht; jouw omgeving kan dit nog missen.

Voordat je begint

Je hebt een kantooraccount en de module Werkplaats nodig. De extensie Slimme planning staat standaard uit. Een beheerder zet haar aan bij Beheer → Extensies & integraties. Met de extensie uit blijft plannen per dag in de agenda werken zoals voorheen.

Een planmoment reserveert één monteur tussen twee tijden op één Nederlandse kalenderdag. Eén werkbon kan meerdere momenten hebben: bijvoorbeeld monteur A van 08:45 tot 09:30, monteur B van 10:30 tot 11:30 en monteur C van 16:30 tot 18:00. Dezelfde monteur kan later nog een moment krijgen. Planmomenten boeken geen gewerkte uren.

Zo werkt het

1. Open Planbord onder Werkplaats en kies de Dag, of kies Vandaag. Bovenaan het bord staan de dag met de pijlen Vorige dag en Volgende dag, en de tijden. Ze blijven staan als je door de monteurs scrolt.
2. Zoek de werkbon bij Nog niet ingepland. Typ in het zoekveld een werkordernummer, klantnaam, kenteken of machine, of kies een Geplande dag om alleen werkbonnen van die dag te zien. Met de knop naast de titel klap je de lijst in, zodat het bord de volle breedte krijgt. Kies Inplannen, selecteer de Monteur, Dag, Van en Tot, en kies Opslaan. Je kunt de werkbon ook naar een monteurrij slepen; het eerste moment duurt dan één uur.
3. Klik op een bestaand moment om Moment wijzigen te openen. Kies Nog een moment plannen om dezelfde werkbon opnieuw aan een monteur en tijd toe te wijzen. Op de werkbon kan dit ook bij Planmomenten.
4. Sleep een moment naar een andere tijd of monteurrij om het te verplaatsen. Trek aan de rechterrand om de eindtijd te wijzigen. Je kunt monteur, dag en tijden ook in Moment wijzigen aanpassen en opslaan.
5. Overlapt het moment met een ander moment van dezelfde monteur, dan vraagt Agrivaro eerst om bevestiging. Controleer de genoemde werkbonnen. Kies Toch inplannen alleen als de dubbele reservering de bedoeling is; met Annuleren wordt de wijziging niet opgeslagen.
6. Open een moment en kies Moment verwijderen om alleen die reservering weg te halen. De werkbon blijft bestaan.

Tijd begroten in minuten

Vanaf 0.31.0: de begroting hoort bij Slimme planning en geldt voor de hele werkbon.

1. Open de werkbon. Zolang er geen momenten zijn, vul je bij Planmomenten het veld Begrote tijd (minuten) in en kies je Opslaan. Je kunt dit veld ook in Moment wijzigen of Nieuw moment invullen.
2. Plan het werk. Een nieuw blok krijgt standaard de resterende begrote minuten, maximaal één dag. Met 180 minuten begroot en al 60 minuten ingepland is het volgende blok dus 120 minuten breed. Is er geen begroting of is deze helemaal ingepland, dan begint een nieuw blok met één uur.
3. Wijzig je de begroting in een momentvenster, dan past de eindtijd van dat blok zich aan naar de resterende minuten. Controleer monteur, dag en tijden voordat je opslaat. De andere blokken blijven staan.
4. Trek je een blok groter, of wijzig je de tijden zodat het totaal boven de ingevulde begroting komt, dan verschijnt Geplande tijd overschrijdt de begroting, met de begrote en nieuwe totale minuten. Kies Ja, begroting behouden om het langere blok op te slaan en de oude begroting te bewaren. Kies Nee, nieuwe tijd als begroting om ook de begroting naar het nieuwe totaal aan te passen. Annuleren bewaart de oude planning. Een afzonderlijke overlap vraagt nog steeds om bevestiging.

Laat Begrote tijd (minuten) leeg om de begroting automatisch uit de som van alle blokken te halen. Twee monteurs ieder twee uur tellen samen als vier uur; ook blokken op verschillende dagen tellen mee. Een ingevulde begroting blijft staan bij verplaatsen, verkleinen of verwijderen van een blok. Controleer Begroot en Ingepland bij Planmomenten. Een begroting of planmoment registreert geen gewerkte uren. Nacalculaties vergelijkt zonder Verkoop & Facturatie de tijdsbegroting met de werkelijk geboekte uren.

Monteurs groeperen en het bord indelen

1. Kies Bordindeling. De indeling wordt gedeeld met andere kantooraccounts en stations; een station toont daarbij alleen het eigen team.
2. Kies bij Tonen op een blok wat een moment op het bord laat zien: Werkordernummer, Kenteken, Klantnaam of meerdere. De eerste staat vetgedrukt, de rest eronder. Minstens één blijft aangevinkt.
3. De groepen staan ingeklapt. Kies het potlood bij een groep om die te openen. Kies Groep toevoegen, vul een Groepsnaam in, bijvoorbeeld Spuiten of Detailen, en kies een Groepskleur. De naam blijft zichtbaar naast de kleur.
4. Kies bij iedere monteur in een geopende groep de gewenste groep. Gebruik de pijlen om groepen en monteurs binnen hun groep hoger of lager te zetten.
5. Gebruik de oogknop om een monteur op het bord te verbergen of weer te tonen. Kies Opslaan.

Verbergen wijzigt geen werkbon, toewijzing, urenregistratie of actieve status van de monteur. Met Verborgen monteurs tonen kun je verborgen rijen tijdelijk bekijken; blijvend tonen stel je in bij Bordindeling. Een groep verwijderen zet de bijbehorende monteurs bij Zonder groep. Hun werk blijft bestaan.

Tijdens het slepen volgt een losse kaart de aanwijzer. Boven de doelrij zie je het tijdvak waar de werkbon terechtkomt. Met Esc of loslaten buiten een geschikte monteurrij annuleer je. Op een touchscreen gebruik je de sleepgreep; met Inplannen kun je dezelfde taak zonder slepen uitvoeren.

Het Planbord op een station bekijken

Als zowel Werkplaatsstations als Slimme planning beschikbaar is, kun je op het station wisselen tussen Agenda en Planbord. Het station toont alleen de geselecteerde actieve monteurs en hun toegankelijke werkbonnen. Tik op een moment om de bestaande werkbonweergave te openen. Vanaf 0.30.0: het station toont geen lijst Nog niet ingepland; inplannen gebeurt op kantoor.

De stationslogin kan geen planmomenten toevoegen, verplaatsen, vergroten, verwijderen of de gedeelde bordindeling aanpassen. Laat dit op kantoor doen. Een verborgen rij tijdelijk tonen geeft geen toegang tot andere monteurs. Lees Samen werken op het werkplaatsstation.

Controleer het resultaat

Iedere monteur heeft een rij met de momenten op volgorde. Een blok toont de gekozen gegevens; de tijd lees je af aan de tijdschaal bovenaan, en staat ook in de tekst als je de aanwijzer op het blok houdt. Een leeg gegeven, zoals een machine zonder kenteken, wordt overgeslagen. Het bord toont standaard 07:00–18:00 en verruimt de tijdas voor momenten daarbuiten. Overlap krijgt een eigen rij binnen de monteurrij en een waarschuwing; de momenten bedekken elkaar niet.

De werkbon krijgt automatisch de monteurs met een moment. De vroegste reservering bepaalt de geplande datum en de eerste monteur. Alleen bij precies één moment heeft de werkbon ook één tijdvak. Na het verwijderen van het laatste moment worden datum en monteurs leeggemaakt.

De monteurapp ontvangt de werkbon via deze toewijzing. De app toont nog geen persoonlijke planmomenten: bij meerdere momenten zie je alleen de datum van het vroegste moment, zonder tijdvak. Dit geldt ook als de momenten op verschillende dagen liggen. Controleer de persoonlijke tijden op kantoor in het Planbord. Gewerkte uren registreer je afzonderlijk.

Als het niet lukt

• De bordindeling is elders gewijzigd: sluit het venster, open Bordindeling opnieuw en controleer de actuele indeling voordat je verder wijzigt.
• Planbord ontbreekt: vraag de beheerder of Slimme planning aan staat en Werkplaats actief is.
• De agenda weigert een wijziging: een werkbon met momenten krijgt haar datum, tijdvak en monteurs uit die momenten. Pas de momenten op het Planbord of de werkbon aan. Zonder momenten blijft plannen per dag mogelijk.
• Opslaan is niet beschikbaar: kies een actieve monteur en een eindtijd na de begintijd op dezelfde dag. Maak voor een volgende dag een apart moment.
• De werkbon is afgerond of gefactureerd: de momenten blijven zichtbaar, maar kunnen niet worden gewijzigd. Een lopende urenklok kan het verwijderen van een monteur uit het team blokkeren.
• Slimme planning uitzetten: bewaart de momenten en verbergt de bediening. Je kunt dan weer per dag plannen. Na opnieuw aanzetten verschijnen de bewaarde momenten; tussentijdse wijzigingen aan de dagplanning worden pas bij de volgende wijziging van een moment weer uit de momenten afgeleid. Controleer daarom beide voordat je verder plant. Werkplaats pauzeren maakt de extensie tijdelijk onbeschikbaar.

Lees ook: Werkorders · Planning · Uren boeken.