Werken op locatie

De app op je telefoon kan ouder zijn dan de kantoorwebsite. Waar hieronder een Agrivaro-versie bij staat, heb je een app uit die versie of nieuwer nodig; vraag kantoor welke app jullie gebruiken.

Met een app uit Agrivaro 0.22.0 of nieuwer: basisartikelen en onderdeelregels zijn met Werkplaats beschikbaar zonder Voorraad & Inkoop. Zoek het onderdeel, controleer het aantal en kies Toevoegen. Zonder Voorraad & Inkoop is er geen scanactie, wagenvoorraad of bestelkeuze; opslaan bewaart alleen de echte onderdeelregel. Controleer de synchronisatiestatus. Toestel- en echte offline synchronisatieproeven blijven nodig vóór gebruik in het veld.

Voordat je begint

De monteurs-app hoort bij Werkplaats. Laat je beheerder bevestigen dat jouw apparaat en omgeving voor werkelijk offline gebruik zijn ingericht en getest. De aanwezige app- en testcode bewijst nog geen geslaagde praktijktest van login, synchronisatie en apparaatrechten.

Zo werkt het

1. Vraagt de app om een koppelcode, koppel je telefoon dan eerst. Meld je aan terwijl je verbinding hebt en laat je toegewezen werk ophalen.
2. Controleer vóór vertrek of de bedoelde werkbon, machine en benodigde gegevens op het apparaat staan. Met een app uit Agrivaro 0.20.0 of nieuwer: de werkbon toont ook de contactpersoon van de klant, het geplande tijdvak (bijvoorbeeld 08:00–10:00) als kantoor er een heeft gepland, en een label Intern, Garantie of Coulance als het geen gewoon klantwerk is. Afgesproken werk uit een offerte staat onder Afgesproken werk. Met Onderhoud actief haal je ook de pakketten van die machine en het aan de werkbon toegewezen pakket op; deze gedownloade pakketten kun je offline gebruiken.
3. Lees op de werkbon ook de WERKTEKST met eventuele afzonderlijke werkinstructies. Deze tekst registreert geen gewerkte uren of onderdelenverbruik. Open je werkbon en kies Uren invullen. Die werkbon staat al geselecteerd. Boek alleen je eigen afgesloten tijdblokken met begin en einde; controleer het tijdvak vóór Uren opslaan. Na opslaan toont Lokaal opgeslagen het opgeslagen tijdvak en de lokale duur, ook als de invoer naar het volgende tijdvak gaat. Via Mijn uren kun je je eigen dagoverzicht openen. Lees Uren boeken voor werkbonuren, reistijd en intern werk.
4. Open Onderdelen bij je werkbon. Zoek een onderdeel of kies het onder In servicewagen. Met een app uit Agrivaro 0.17.0 of nieuwer: met QR / barcode scannen scan je de barcode of het Agrivaro-etiket van een onderdeel; ook dat kiest alleen het onderdeel. Kiezen boekt nog niets. Controleer het aantal en de wagenvoorraad vóór Toevoegen: die actie bewaart de regel lokaal en verlaagt bij voldoende voorraad de lokale wagenvoorraad. Bij een tekort kies je WEEK of SPOED om de regel met de onderdelenvraag te boeken. Het ontbrekende aantal is geen fysieke voorraad en de werkelijke kosten blijven tot ontvangst onbekend. Alleen lokaal opslaan bewijst nog niet dat kantoor de boeking heeft ontvangen. Voorraad boeken, scannen en de bestelroute vragen Voorraad & Inkoop.
5. Een onderdeelvoorstel staat nog niet als verbruik geboekt. Kies alleen voor werkelijk gebruikt materiaal Uitgeven uit mijn wagen. De melding Uitgifte wacht op synchronisatie betekent dat kantoor de uitgifte nog moet ontvangen.
6. Open de checklist of onderdelen bij je werkbon en kies Onderhoudspakket kiezen. Deze machine toont de beschikbare machinepakketten. Kies Andere (online) om een ander pakket te zoeken: eerst hetzelfde merk en type, daarna hetzelfde merk. Zoeken op naam of omschrijving kan overige pakketten vinden. Voor deze alternatieven heb je internet nodig; ze worden geen algemene offline catalogus.
7. In de checklist neemt een pakket kiezen de ontbrekende checklistregels over. Bij onderdelen krijg je eerst een voorbeeld van het gekozen pakket. Controleer hoeveelheden en voorraad in je servicewagen vóór Pakketonderdelen ophalen: die actie zet de onderdelen als werkelijk verbruik op de werkbon en verlaagt de lokale wagenvoorraad. Doe dit alleen voor werkelijk gebruikte onderdelen. Voor een online alternatief is ook bij deze actie nog verbinding nodig.
8. Is het werk klaar, controleer dan de bon en vul eerst de juiste draaiuren in voordat de klant de actuele inhoud tekent. Met een app uit Agrivaro 0.20.0 of nieuwer: boven de handtekening staat Waarvoor de klant tekent, met de uren op deze werkbon, het Afgesproken werk en de Gebruikte onderdelen, zonder prijzen. Laat de klant dit controleren voordat die tekent. Bij Foto's van het werk zie je de foto's die nog op dit toestel staan; met Verwijderen haal je een verkeerde foto weg. Daarmee vervalt een al gezette handtekening, omdat de getekende inhoud verandert. Een foto die kantoor al heeft ontvangen staat niet meer op het toestel en verwijder je hier niet. Vul de vereiste checklist en bewijsstukken aan. Een monteur moet de vereiste controles werkelijk afronden; de mogelijkheden voor kantoor om met open checklistpunten of met een bewuste keuze zonder klanthandtekening af te sluiten gelden niet voor de monteurs-app of het werkplaatsstation. Een vereiste handtekening blijft daar verplicht. Kies Werkbon afronden. Lees Werkbon afronden voor de controles en het vervolg op kantoor.
9. Controleer de synchronisatiestatus wanneer je weer verbinding hebt. De werkbonregels, tijdblokken en checklistregels staan lokaal en volgen de gewone synchronisatie. De notitiehistorie wordt gedeeld met kantoor. Een geaccepteerde wijziging van je interne notitie wordt na synchronisatie als nieuwe notitie toegevoegd, met je naam en het ontvangsttijdstip op kantoor. Alleen lokaal opgeslagen tekst staat nog niet in die ontvangen historie; oude notities zonder bekende auteur of datum worden als onbekend getoond.
10. Los geweigerde wijzigingen op met kantoor; alleen lokaal opgeslagen werk is nog niet door kantoor ontvangen.

Een geboekte onderdelenvraag of afgesproken bronregel kun je niet vrij wijzigen of verwijderen om voorraad terug te zetten. Laat kantoor een geblokkeerde correctie beoordelen; voeg geen vervangende regel toe om de blokkade te omzeilen.

Je telefoon koppelen

Vanaf 0.23.0 staat dit scherm op kantoor, maar de code is nog niet beschikbaar. Tot en met Agrivaro 0.23.2 toont het scherm Er is nog geen code beschikbaar. De code komt beschikbaar met de eerste Agrivaro-release die de koppelcode van Agrivaro kan controleren, en je hebt dan ook een app uit die release nodig. Die is nog niet uitgebracht. Een al geïnstalleerde app blijft werken zoals nu. De nieuwe appversie vraagt op een nieuwe telefoon eerst om een koppelcode, zodat de app weet bij welk bedrijf je hoort.

1. Meld je aan op de kantoorwebsite en kies onderaan het menu Telefoon koppelen. Ook als monteur kun je deze pagina openen. Je ziet een QR-code en tot wanneer die werkt.
2. Open de monteurs-app op je telefoon en kies Koppelcode scannen, of scan de code met de camera van je telefoon. Staat er in je wachtwoordmail een link App koppelen, dan kun je die ook op je telefoon openen en Openen in de app kiezen.
3. Log in met je eigen e-mailadres en wachtwoord. Koppelen alleen meldt je nog niet aan en haalt nog geen werk op.

Staat er Er is nog geen code beschikbaar, dan moet je leverancier het koppelen van telefoons voor jullie bedrijf nog afronden. Is de code verlopen of ongeldig, vraag kantoor dan om een nieuwe. Meldt de app dat de code niet te vertrouwen of niet te lezen is, werk de app dan bij of vraag kantoor. Moet de telefoon naar een ander bedrijf, kies dan op het inlogscherm Aan een ander bedrijf koppelen. Meldt de app Log eerst uit, dan is deze telefoon al gekoppeld; log niet uit zolang er nog niet-verstuurd werk op staat.

Je onderdelenbestellingen volgen

Open Mijn bestellingen om onderdelen voor je toegewezen werkbonnen te bekijken. Dit overzicht vraagt Werkplaats en Voorraad & Inkoop en is alleen om te lezen. Controleer artikel, aantal, werkbonnummer, bestemming en WEEK of SPOED.

• Besteld verschijnt nadat kantoor de gekoppelde leveranciersbestelling heeft verstuurd. Alleen een aanvraag of bestelconcept is nog geen verstuurde bestelling.
• Binnengekomen kan een deelontvangst zijn. Controleer Ontvangen en Nog te ontvangen; de status bewijst niet dat alles binnen is of al in jouw wagen ligt.
• Afgehandeld betekent dat kantoor de magazijnoverdracht heeft bevestigd. Dat is geen tweede voorraaduitgifte.

De opgehaalde bestelinformatie kun je zonder verbinding lezen. Zij toont dan de laatst ontvangen stand; haal met verbinding de actuele gegevens op en controleer die met kantoor. Voor een al geboekt tekort verwerkt de gekoppelde ontvangst de open voorraaduitgifte en kosten. Voeg dat onderdeel niet opnieuw toe omdat de bestelling is binnengekomen.

Klokken en samenwerken

Bij Urenklok kies je Inklokken en Uitklokken, of Stoppen en afronden als het werk klaar is. De beschikbare invoer hangt af van de instelling op kantoor. Een al lopende klok blijft te stoppen wanneer de instelling verandert. Lees Uren boeken voor pauze, Stoptijd aanpassen en herstel van oudere registraties.

De klokacties worden lokaal bewaard en bij verbinding aangeboden. Controleer Wacht op sync en Actie nodig: lokaal stoppen bewijst niet dat kantoor de registratie al heeft geaccepteerd. Een geweigerde start of stop kan de daaropvolgende afronding blokkeren. Gebruik bij een geweigerde start alleen de aangeboden herstelactie; Opnieuw inklokken met oorspronkelijke start behoudt de echte oorspronkelijke start. Lees de voorwaarden bij Uren boeken. Bewaar je lokale gegevens en los de melding op met kantoor; wis de app niet en verzin geen nieuw tijdvak om de fout weg te werken.

Een werkbon kan aan meerdere monteurs zijn toegewezen. Je werkt op dezelfde bon, met je eigen uren en eigen klok. De andere monteurs kunnen hun eigen werkzaamheden vastleggen. Voor afronding moeten alle lopende klokken van deze bon zijn gestopt; je stopt niet de klok van een collega. Controleer vóór vertrek of de gedeelde bon en de benodigde machinepakketten werkelijk op jouw toestel staan.

Gebruik je als monteur de website, open dan Mijn werkorders voor je toegewezen werk en Mijn uren voor je eigen tijd. Uren voor het werkordernummer op de bon opent de ureninvoer met die bon geselecteerd. Met Voorraad & Inkoop voeg je daar een eigen onderdeel toe via Nieuwe regel, uit je gekoppelde servicewagen; lees de stappen bij Werkorders. De website heeft verbinding nodig.

De juiste tellerstand invoeren

Vanaf 0.19.0: bij het bewerken en afronden van een werkbon toont de app de tellernaam en eenheid van die werkbon, bijvoorbeeld Kilometerstand en km. Voer de stand in bij de juiste auto of machine. Nul is geldig; draaiuren vragen een heel getal. Monteursuren blijven apart.

De app bewaart de tellernaam en eenheid met de ingevoerde stand. Voor een werkbon zonder bestaande meting gebruikt de app de bekende machinekeuze en de laatst opgehaalde pakketstandaard. Wijzigt kantoor die keuze terwijl je offline werkt, dan kan de synchronisatie een meting weigeren. Herstel de verbinding, controleer de actuele tellerkeuze en voer de stand opnieuw in met de juiste eenheid. Een lokale invoer is pas op kantoor ontvangen nadat de synchronisatie is geslaagd; oude uren worden niet stilzwijgend kilometerstanden.

Vanaf 0.19.0: kantoor controleert ook of een nieuwe tellerstand hoger is dan de hoogste bewaarde stand van dezelfde teller bij die machine. Dit geldt bij los opslaan en afronden. Een andere monteur of kantoor kan intussen een hogere stand hebben vastgelegd. Bij een lagere upload verschijnt bijvoorbeeld Moet hoger zijn dan 112 km. Een lokaal opgeslagen of afgeronde bon bewijst dan nog geen geaccepteerde meting of afronding. Bewaar je lokale gegevens, lees de melding en stem de juiste stand met kantoor af. Kantoor kan via Historie naast de tellerstand de registraties bij de machine bekijken. Een bestaande stand ongewijzigd opslaan behoudt het oorspronkelijke tijdstip.

Controleer het resultaat

Laat kantoor bevestigen dat de wijzigingen op de werkbon zijn aangekomen. Controleer uitstaande uploads en foutmeldingen voordat je het apparaat vervangt, de app wist of opnieuw installeert.

Jij rondt de werkbon af; kantoor controleert en factureert. Een lokaal afgeronde bon is nog geen definitieve factuur of verzonden klantkopie.

Wijzig je de getekende inhoud of open je de bon opnieuw, dan vervalt de actieve handtekening. Controleer de gewijzigde bon en laat opnieuw ondertekenen als dat voor afronden vereist is. Een oude handtekening uit de historie geldt niet automatisch voor de nieuwe inhoud; eerder vastgelegd bewijs blijft bewaard.

Als het niet lukt

Ontbreekt een machinepakket? Laat kantoor de machinekoppeling controleren en haal de gegevens met verbinding opnieuw op. Zonder internet kun je geen ander pakket ophalen; met Opnieuw proberen hervat je de online zoekactie zodra er verbinding is.

Met een app uit Agrivaro 0.20.0 of nieuwer: meldt de app dat Agrivaro Werkplaats is gepauzeerd, dan blijft je werk op het toestel staan en wordt het verstuurd zodra kantoor Werkplaats hervat. Log niet uit en wis de app niet. Staat er nog niet-verstuurd werk op het toestel, dan vraagt Uitloggen eerst om bevestiging met Uitloggen en wissen; kies Annuleren, maak verbinding en wacht tot alles is verstuurd.

Nog niet uitgebracht na 0.23.2: heeft je servicewagen volgens kantoor minder op voorraad dan een onderdeelregel vraagt, dan weigert kantoor alleen die regel. Op de werkbon staat bij Actie nodig: Deze voorraadlocatie heeft er niet zoveel op voorraad. Vraag kantoor de voorraad te controleren. De rest van je werk wordt gewoon verstuurd. Laat kantoor de wagenvoorraad controleren; voeg de regel niet opnieuw toe om de melding te omzeilen.

Nog niet uitgebracht na 0.23.2: heeft kantoor bij Geavanceerde instellingen → Synchronisatie Agrivaro de Voorraadboekingen uitgezet, dan weigert kantoor elke wijziging die voorraad in je servicewagen zou boeken: een onderdeel uit de wagen toevoegen, ook met Pakketonderdelen ophalen, het aantal of onderdeel van zo'n regel wijzigen, of zo'n regel verwijderen. Je ziet Kantoor heeft dit onderdeel van de app tijdelijk uitgezet. Neem contact op met kantoor. Kantoor bewaart zo'n regel dan niet zonder voorraadboeking. Vraag kantoor of voorraadboekingen uit de app aan moeten staan.

Nog niet uitgebracht in de app: is het versturen van een foto of handtekening mislukt, dan blijft je werk wachten tot je die foto of handtekening opnieuw verstuurt of verwijdert. Zo verdwijnt hij niet van de werkbon voordat kantoor hem heeft. Bij een afgeronde werkbon staat bovenaan de werkbon Upload mislukt met per bestand Opnieuw proberen en Verwijderen. Kies eerst Opnieuw proberen met een goede verbinding. Verwijder alleen een bestand dat echt niet meer verstuurd kan of hoeft te worden.

Nog niet uitgebracht in de app: kan de beveiligde lokale database niet worden geopend, sluit dan de app, ontgrendel het toestel en probeer opnieuw. Verwijder de app of appgegevens niet: er kan nog niet-verzonden werk op staan. Neem contact op met ondersteuning als de melding blijft terugkomen. Laat vóór een appvervanging altijd controleren dat kantoor alle wijzigingen heeft ontvangen. Een nieuwe appbuild of een proef op een emulator is geen vrijgave voor gebruik in het veld.

Bewaar het apparaat en de lokale gegevens. Meld de werkbon en synchronisatiemelding via support. De kantoorwebsite en de Assistent werken online; deze handleiding belooft daarvoor geen offline werking.