Archiveren en verwijderen
Voordat je begint
Verwijderen en archiveren hebben een ander gevolg. Verwijderen kan alleen als niets meer naar het record verwijst. Archiveren bewaart de historie en haalt het record uit de normale keuzelijsten.
Zo werkt het
- Open het dossier dat je niet meer wilt gebruiken. Bij een leverancier kies je eerst Bewerken om de beheeracties te openen.
- Controleer of het het juiste record is en welke gegevens eraan gekoppeld zijn.
- Kies archiveren als de historie moet blijven bestaan. Verwijder alleen een ongebruikt record dat werkelijk fout of overbodig is.
- Lees de aangeboden controle en bevestig de passende actie.
- Zoek het gearchiveerde record via Archief of de archieffilter van de betreffende lijst.
Controleer het resultaat
Het record verdwijnt uit de normale selectie. De bestaande historie blijft terug te vinden voor de modules waarvoor je toegang hebt.
Als het niet lukt
Een verwijdering kan terecht worden geweigerd vanwege een bestaande verwijzing. Verwijder geen historische documenten om die blokkade te omzeilen; archiveer het stamrecord.
Ook een bestandscatalogus telt als verwijzing: een leverancier met catalogusregels of een eigen artikel dat uit zo'n regel is overgenomen, kun je niet zomaar verwijderen. Een nieuwe catalogus waarin het nummer niet meer voorkomt verwijdert de oude artikelkoppeling niet. Archiveren bewaart die koppeling en de documenthistorie.